Slutet av året är en hektisk tid för företag. Om du är som de flesta företagsägare, jonglerar du förmodligen med redovisningsprocedurer vid årsskiftet utöver tyngre trafik och försäljnings- och löneuppgifter.
Istället för att klämma (eller glömma) för att få dina årsavslutningsprocesser färdiga, använd en checklista för bokslutsbokslut för att organisera hur du avslutar året.
Innan klockan slår midnatt den 31 december måste du ta bort flera redovisningsuppgifter. Dina bokföringsböcker bör vara organiserade, uppdaterade och redo för övergången till ett nytt år.
Se till att du kontrollerar dessa åtta procedurer från din checklista för bokslutsbokslut innan året officiellt går mot sitt slut.
Dina bokslut är en livlina för ditt lilla företag. De ger dig en inblick i var ditt företag står ekonomiskt. Och påståenden låter dig se tidigare och nuvarande ekonomi så att du kan förutse ditt företags ekonomiska framtid och planera för det nya året.
Bokslut hjälper dig att förstå ditt företags ekonomiska ställning och gör (förhoppningsvis) skattesäsongen mindre av en börda för ditt företag. Du kan komma åt dina ekonomiska uppgifter i dina bokföringsböcker.
Använd din bokföring för att sammanställa och analysera bokslutsrapporter. Det finns några finansiella rapporter som du bör ha till hands, inklusive:
Din resultaträkning, eller vinst och förlust (P&L), sammanfattar dina intäkter och utgifter. Din resultaträkning listar alla pengar du tjänat och förlorat under året.
Här är några saker du kan se på din P&L-uppgift:
Du kan hitta ditt företags resultat genom att titta på skillnaden mellan intjänade och förlorade pengar på ditt kontoutdrag. Jämför årets resultaträkning med förra året för att analysera skillnaderna i intäkter och kostnader från år till år.
Din kassaflödesanalys listar ditt företags inkommande och utgående kontanter. Kassaflödesanalyser registrerar bara de faktiska kontanterna du har, inte kredit.
Kassaflödet kan vara positivt, vilket innebär att ditt företag har mer inkommande pengar än utgifter. Negativt kassaflöde uppstår när du spenderar mer pengar än vad du får in.
Din kassaflödesanalys kan visa dig när pengar kommer in eller går ut ur din verksamhet. Du kan till exempel se vilka månader som har ett högre kassaflöde och de månader där ditt företags kassaflöde är kämpigt.
Att spåra ditt kassaflöde under hela året och vid årsskiftet kan också hjälpa dig att skapa en kassaflödesprognos och förutsäga ditt framtida kassaflöde.
Din affärsbalansräkning visar dina tillgångar, skulder och eget kapital och spårar ditt företags ekonomiska framsteg.
Här är en ögonblicksbild av de olika aspekterna av din balansräkning:
Dina skulder och eget kapital ska alltid vara samma belopp som dina tillgångar.
Använd din balansräkning vid årsskiftet för att säkerställa ditt kontos saldo och att allt är i sin ordning inför det nya året. Om du hittar en avvikelse, se till att du hittar bokföringsfelet och åtgärda det.
Om du vill avsluta dina böcker till årsskiftet, försök att samla in pengarna som kunderna är skyldiga ditt företag. Det innebär att lägga ner lite benarbete och försöka samla in förfallna fakturor innan det nya året.
Vissa kunder kanske bara behöver en lätt knuff med en enkel fakturapåminnelse. Andra kan behöva lite extra nudging. Så vad gör du om en kund inte betalar? Du kan:
Var professionell när du kontaktar kunder om förfallna fakturor. Var förstående, tålmodig och positiv när du når ut till sent betalande kunder.
Om det är svårt att samla in betalningar från kunder, överväg att erbjuda dem en betalningsplan. Kunden kanske inte kan betala av sin faktura på en gång. Att förhandla fram en avbetalningsplan kan hjälpa dig att få betalt snabbare. Dessutom visar det kunderna att du förstår deras situation och bryr dig om deras behov.
Om du verkligen inte kan samla in pengarna själv, överväg att anlita hjälp utifrån. Inkassobyråer kan hjälpa dig att samla in förfallna fakturor till ett pris. Vanligtvis behåller inkassobyrån en del av det totala beloppet.
Du måste få en exakt räkning av de material och förnödenheter du har till hands om ditt företag har inventering. Annars kan du sluta med tomma hyllor eller lagerkrympning (t.ex. utgångna varor).
Om ditt företag har lager, gör en lagerkontroll före årsskiftet. Matcha dina lagersummor med din balansräkning. Om du hittar avvikelser mellan din räkning och balansräkning, gör justeringar.
Redovisning av lager vid årsskiftet kan också hjälpa dig att veta hur mycket du spenderade på lager under året och dess värde. Och det kan hjälpa dig att bättre planera nästa års lager, särskilt för mer hektiska säsonger.
Förvarar du fortfarande dina företagskvitton i en skokartong? Om så är fallet kanske du vill ompröva hur du organiserar affärskvitton för att göra ordning inför det nya året.
Oorganiserade kvitton kan utsätta ditt lilla företag för risk för slarviga och felaktiga böcker. För att inte tala om, röriga register kan öka dina chanser att göra fel i din företagsdeklaration och orsaka fler problem i framtiden.
För att få ordning på dina företagskvitton före årsskiftet kan du:
För att hålla dina kvitton i form året runt, se till att du organiserar dig från början. Så snart du får ett kvitto, organisera det med ditt arkiverings- eller lagringssystem. På så sätt behöver du inte oroa dig för att ta bort kvittot eller glömma att redogöra för det.
Om du använder bokföringsprogram, kanske du till och med kan bifoga kvitton och dokument till transaktioner för att bättre spåra dem.
En viktig aspekt av din checklista för redovisningsårets slutprocedurer är att stämma av dina bankkonton och kreditkort. På så sätt verifierar du att din bokföring matchar dina bankkonton.
För att stämma av dina konton, jämför dina bank- och kreditkortsutdrag med dina bokföring. Dina kontoutdrag bör matcha saldot som anges i dina böcker. Om de inte matchar, gräv lite för att hitta avvikelsen. Du kan behöva justera en av dina poster för att saldona ska vara lika (t.ex. räntebelopp).
Före årsskiftet, granska både dina kundfordringar och leverantörsskulder för att säkerställa att du reglerar alla inkasseringar och skulder.
I kundreskontra, kontrollera förfallna fakturor. Om en kund har några sena eller obetalda fakturor, kontakta dem så snart som möjligt (t.ex. e-post, telefonsamtal etc.).
Titta på din åldringsrapport för kundfordringar för att se om du har några sena eller obetalda räkningar före årsskiftet. Följ upp med leverantörer och betala av räkningar för att börja det nya året med ett rent blad.
För att säkerställa att du säkert sparar dina bokföringsuppgifter för det nya året, lägg till säkerhetskopieringsinformation i din checklista för bokslut.
Det sista du vill göra är att förlora viktig redovisningsinformation från i år och tidigare år. För att säkerställa att dina data är säkra, ha ett tillförlitligt säkerhetskopieringssystem på plats.
Du kan säkerhetskopiera redovisningsinformation på din dator eller smartphone eller skriva ut dokument (t.ex. bokslut) och lagra dem på en säker plats. Om du använder onlinebokföring kan du vara lugn och veta att din information är säker i molnet.
Vad du än bestämmer dig för att göra, se till att du har en plan på plats för att säkerhetskopiera dessa värdefulla bokföringsuppgifter för ditt företag.
Om du använder en revisor i någon form eller form för ditt företag (t.ex. bokföringsprogram i samarbete med en skatteexpert), måste du förbereda dokumenten för din revisor innan årets slut.
Även om det beror på vad din revisor hanterar åt dig, är här lite information du kan behöva samla in:
Om du använder programvara bör du enkelt kunna ta tag i de nödvändiga dokumenten för din revisor.
Kontrollera med din revisor för att se vilken information de behöver från dig för att avsluta dina böcker vid årsskiftet och förbereda för det kommande året och skattesäsongen.
Den här artikeln har uppdaterats från det ursprungliga publiceringsdatumet den 6 december 2016.
Upplånningsgrund vs. Kontantredovisning
Din pensionschecklista vid årets slut:Förbered dig för ett fantastiskt 2022
4 enkla steg för att hålla dina bokföringsuppgifter säkra
4 redovisningsuppgifter för din hektiska säsong
Hur du hanterar ditt säsongsbetonade affärskassaflöde
4 redovisningstips för att starta ditt företag
Hur man ändrar från kontant- till periodiserad redovisning
Organisera din ekonomi med vår finansiella checklista för årets slut