Låt oss börja med att definiera dokumenthantering (DM) att betyda alla programvarusystem som upprätthåller ett centraliserat arkiv med dokument så att det hjälper till att hitta och organisera dokument, samtidigt som det underlättar kontorsprocesser.
Så en DM kan vara allt från en enkel delad mappstruktur till ett sofistikerat hanteringssystem som stöder fullständig versionshantering, anpassade metadata, vyer, filtrering, sortering, användaråtkomstkontroller och dokumentarbetsflöde.
De flesta professionella företag hanterar ett stort antal dokument och därför är säker, robust lagring för dokumentförrådet en viktig IT-fråga och ett kostnadsställe.
Frågan uppstår om det är lämpligt eller lönsamt att även överväga att flytta DM till molnet, med tanke på att skapande, redigering, lagring och utskrift av dokument allt görs lokalt inom kontoret?
Företag som har åtagit sig att implementera internt för DM erbjuder vanligtvis följande skäl:
• Betydande investeringar har gjorts i deras egen IT-infrastruktur med både personal och faciliteter och det ankommer därför på dem att dra nytta av denna investering.
• Fysisk säkerhet för servrar är helt under deras egen kontroll och ansvar. Vanligtvis tillåts endast eskorterad åtkomst till lokalservrar, och endast deras egen hårdvara tillåts vara ansluten till deras interna nätverk.
• Elektronisk säkerhet hanteras i kraft av brandväggsisolering från Internet, vilket möjliggör kontrollerad protokollnivå åtkomst till vad som i huvudsak är ett isolerat privat internt nätverk.
• Applikationsanvändningen kontrolleras och hanteras centralt av IT för att säkerställa att personalen har en kontrollerad och hanterad skrivbordsarbetsmiljö.
Dessa åtgärder är utformade för att skydda organisationen från externa hot som hackerattacker och viruspenetrering, och för att säkerställa kända nivåer av systemprestanda, redundans och säkerhetskopiering.
Den allmänna uppfattningen är att intern installation av DM är nödvändig för att upprätthålla den nivå av säkerhet och robusthet som krävs av organisationen.
Men är detta verkligen sant och till vilken kostnad?
Utplaceringar på plats medför vanligtvis avsevärda IT-kostnader, som måste granskas. Vanligtvis finns det tre huvudsakliga kostnadsställen:
• Kostnad att köpa.
• Kostnad att underhålla.
• Kostnad för säkerhetskopiering.
Hur säkert är det egentligen?
Oavsett hur mycket som spenderas på den lokala eller virtualiserade servermiljön, även om de är låsta bakom brandväggar, verkar det som om förvar fortfarande är sårbara för attacker av skadlig programvara som crypto-locker, som infiltrerar via e-post eller webbåtkomst.
CDM är en kostnadseffektiv lösning för dokumentinriktade företag och ger följande fördelar:
• Obegränsad fillagring – inte längre slut på diskutrymme, inga dyrare serveruppgraderingar.
• Permanent arkiv – inga fler band, bara ett obegränsat permanent onlinearkiv, förlora aldrig något.
• Samarbete – inga uppladdningar, inga nedladdningar, inga kopior, bara delade dokument med en källa.
• Säkerhet – säkert krypterad fillagring replikerad över datacenter i världsklass.
• Tillgänglighet – visa och redigera dina filer online, var som helst, när som helst och på vilken enhet som helst.
Så äkta molnapplikationsteknologi gör att alla traditionella kostnader för att äga eller leasa utrustning, underhålla den och säkerhetskopiera den kan elimineras. Det låter dig eliminera dyra IT-stödtjänster för värdservrar. Det är framtidens väg.
