FSO-organisationer har en unik efterfrågan på finansiella kontroller på grund av:
● Ökad tid och ansträngning för att kommunicera och samordna med flera beslutsfattare på kundens sida. Detta beror på att beslutsfattarna är avlägsna, men är ändå involverade i dagliga auktoriseringsaktiviteter.
● Ett krav på delat ansvar för beslutsfattande med kunder. Detta hjälper till att säkerställa att de inte är ensamma ansvariga för felaktiga eller bedrägliga betalningar i sådana fall där de inte kunde få godkännande i tid från kundsidan.
● Behovet av att ha exceptionell datakvalitet – all korrekt kodning, räkningar matchade med motsvarande PO:er, i rätt tid granskade och godkända räkningar – för att kunna leverera högvärdiga tjänster som kassaflödesprognoser och finansiell rådgivning.
Xeros senaste Cash Flow App Advisory Playbook beskrev vikten av dataautomatisering. Modern molnteknik har anammats brett och manuella ingrepp och pappersbaserade processer nästan utrotats. Funktioner som fakturainlämning, praxishantering, kundhantering och godkännandehantering har alla gynnats.
För att ta det första steget mot dataautomatisering måste du införa digital datafångst och molndatalagring för redovisningsdokument.
När du har din data i digital form kan du börja introducera Data Automation, som i huvudsak är en förlängning av datadigitalisering med arbetsflödesdriven datavalidering och beslutskontroll. Detta säkerställer att dina bokföringsuppgifter är fullständiga, verifierade och kan granskas.
Bygga en Xero-baserad Bill Automation-appstack
En Xero-baserad Bill Automation-appstack består av följande:
● Xero som molnredovisningsplattform. Den bör användas för molndatalagring, centraliserad dokumenthantering och redovisning.
● Verktyg för digital datainsamling, som kvittobank, Datamolino, AutoEntry och Hubdoc.
● Appar för arbetsflöde för godkännande online, till exempel ApprovalMax. Detta bör upprätta det flerskiktade och helautomatiska godkännandearbetsflödet, baserat på godkännandekriterierna hämtade från Xero – till exempel:Leverantör, GL-kod, Belopp, Spårningskategori, etc.
Det finns ett antal fördelar med att införa ekonomikontroller, till exempel:
● En strömlinjeformad kundkommunikation och en stark auktoriseringsprocess för alla finansiella dokument, inklusive PO, räkningar, kreditnotor, etc.
● En helt automatiserad och aviseringsdriven auktoriseringsprocess för flera externa budgetinnehavare och beslutsfattare på kundsidan.
● Positiv lönsamhet genom att säkerställa datakvalitet genom snabb granskning och godkännande av alla finansiella dokument.
● Högre kundnöjdhet tack vare bättre transparens och processflexibilitet.
● En minskning av tid och kostnader, och förbättring av revisionskvaliteten med hjälp av automatiserade revisionsrapporter som bifogas varje faktura och beställning.
● Förbättrad kassaflödesanalys genom att ta hänsyn till väntande inköpsorder och räkningar som kräver godkännande och som ännu inte återspeglas i Xero.
ApprovalMax kommer att finnas på Accountex på monter 471.
