Oberoende entreprenörer, konsulter, frilansare och gigekonomiarbetare representerar den största växande gruppen av den amerikanska arbetsstyrkan. Uppskattningsvis 56,7 miljoner amerikanska frilansar, som förser andra företag med tjänster och expertis som inte kan hittas internt, och blir ofta en integrerad del av ett företags arbetsstyrka.

På ytan fyller oberoende entreprenörer samma uppgifter som vanliga anställda, men ibland blir gränserna mellan oberoende entreprenörer och anställda suddiga, vilket ibland orsakar problem med IRS.

Varför du behöver tänka på IRS när du anställer entreprenörer

En av fördelarna med att anlita oberoende entreprenörer är att du inte är skyldig att betala dem en lön, förmåner eller innehålla anställningsskatt på det sätt du skulle göra för anställda. IRS har ökat sina ansträngningar för att samla in sysselsättningsskatter och slår till mot arbetsgivare som felklassificerar anställda som oberoende entreprenörer.

Statistik tyder på att uppskattningsvis 3,4 miljoner anställda klassificeras som oberoende entreprenörer när de ska rapporteras som anställda. Konsekvenserna av att göra fel kan delas in i två grupper:oavsiktligt eller avsiktligt missförhållande.

Oavsiktliga konsekvenser:

• 50 USD för varje W-2 som arbetsgivaren inte lämnade in
• Straff på 1,5 procent av lönerna, 40 procent av FICA-skatter som inte innehålls från anställda och 100 procent av arbetsgivar-FICA-skatterna
• En påföljd för underlåtenhet att betala skatt motsvarande 0,5 procent av den obetalda skatteskulden för varje månad, upp till 25 procent av den totala skatteskulden

Konsekvenser av avsiktligt tjänstefel kan skapa ytterligare böter och straff:

• Straff på 20 procent av lönerna, 100 procent av FICA-skatter som inte innehålls från anställda och 100 procent av arbetsgivar-FICA-skatterna
• Straffrättsliga påföljder på upp till 1 000 USD per varje felklassificerad arbetare
• Möjlighet till ett års fängelse
• De som är ansvariga för källskatt kan vara personligt ansvariga för skatt som inte har tagits ut

IRS inför en bred definition av oberoende entreprenörer kontra anställda:

"Den allmänna regeln är att en individ är en oberoende entreprenör om betalaren har rätt att kontrollera eller styra endast resultatet av arbetet och inte vad som kommer att göras och hur det kommer att göras."

Om du som arbetsgivare utövar någon form av kontroll över när, var och hur själva arbetet utförs av en oberoende entreprenör, kan du hamna i grumligt vatten när det kommer till anställningsklassificering.

Det oberoende entreprenörstestet

Anta inte att bara för att du anställer arbetaren som entreprenör att förhållandet har förblivit så. Tidigare använde IRS ett 20-faktortest för att avgöra om en anställd var en oberoende entreprenör. Sedan dess har den komprimerats i tre allmänna kategorier.

Om du arbetar med oberoende entreprenörer och är orolig för att du kanske felklassificerar dem, utvärdera följande:

• Beteendekontroll :Har företaget rätt att genom instruktioner, utbildning eller på annat sätt styra och kontrollera hur arbetaren utför den uppgift de anställdes för?
• Finansiell kontroll :Har företaget rätt att kontrollera de ekonomiska och affärsmässiga aspekterna av arbetarens arbete, inklusive hur företaget betalar arbetaren, hur arbetaren tillhandahåller sina tjänster och i vilken utsträckning arbetaren har oförbetalda affärskostnader?
• Parternas förhållande: Finns det skriftliga avtal mellan de två parterna och tillhandahåller företaget förmåner av typen anställda som försäkring, pensionsplan, semesterersättning eller sjuklön?

Om du fortfarande är osäker på hur du klassificerar dem, överväg följande exempel:

En oberoende entreprenör:

• Drift under ett företagsnamn
• Har egna anställda
• Har ett separat företagscheckkonto
• Annonserar hans/hennes företags tjänster
• Har ett kontrakt med dig som beskriver förhållandet
• Fakturor för utfört arbete
• Har mer än en klient
• Har egna verktyg och ställer in egna timmar
• Behåller affärsregister

Medan en anställd:

• Utför uppgifter som dikteras eller kontrolleras av andra
• Får utbildning för arbete som ska utföras

Om du fortfarande inte är klar över skillnaden mellan de två klassificeringarna är det säkraste alternativet att klassificera arbetaren som anställd. Se till att rådfråga din revisor eller advokat innan du gör det. Dessutom kan IRS hjälpa dig att fastställa beslutet åt dig via formulär SS-8 Fastställande av arbetarstatus för syften med federala sysselsättningsskatter och källskatt.

Det finns en säker hamn!

Om du tror att du kan ha felklassificerat arbetare kan du vara berättigad att omklassificera dina arbetare som anställda för framtida skatteperioder genom programmet för frivillig klassificeringsuppgörelse. Återigen, se till att prata med din skatterådgivare eller advokat om fördelarna och nackdelarna med programmet i förhållande till din affärssituation och risk.

Lär dig mer om skillnaden mellan entreprenörer och anställda genom att prata med en SCORE-mentor. Kolla också in den här IRS-guiden för att hjälpa dig att avgöra hur du ska klassificera dina arbetare.