Med alla surrar om orkanerna Harvey och Irma mitt i ansträngningarna att återställa drabbade städer och amerikanska territorier, är naturkatastrofer i allas tankar i dessa dagar.
Från jordbävningar och tornados till bränder och översvämningar, naturkatastrofer kan sätta ditt lilla företag ur drift – och till och med ur drift permanent. Även en småskalig händelse, som en elektrisk kortslutning i din byggnad som antänder en brand, kan utgöra ett hot mot ditt företags överlevnad.
Steg 1. Hitta potentiella risker . Vilka naturkatastrofer är mest benägna att inträffa i ditt område? Vilka naturkatastrofer eller katastrofer orsakade av människor skulle ha den mest drastiska effekten på ditt företag?
Steg 2. Föreställ dig effekter . Hur skulle var och en av dessa katastrofer påverka ditt företag? Skulle det till exempel hindra dina anställda från att ta sig till jobbet, hindra dig från att komma åt viktiga dokument eller försena leveranser av inventarier?
Steg 3. Planera ditt svar . Börja med de mest troliga katastroferna och de som skulle ha störst effekt på ditt företag, utveckla planer för hur du skulle fortsätta att arbeta även om den katastrofen inträffade. Om du till exempel befinner dig i en region som är utsatt för översvämning, vill du digitalisera viktig affärsdata så att du inte förlorar information till översvämmade arkivskåp. Fokusera först på ditt företags kärnfunktioner, såsom förmågan att betjäna kunder, få betalt och betala dina leverantörer.
Steg 4. Förbered din teknik . Även om katastrofen inte drabbar ditt företag direkt, kan en naturkatastrof i närheten hindra anställda från att ta sig till jobbet i dagar eller till och med veckor. Genom att implementera molnbaserade mjukvarulösningar som dina anställda kan komma åt var de än befinner sig kan det hjälpa att hålla ditt företag igång trots katastrofer. Du kan också dra nytta av webbaserade videokonferensverktyg så att du kan hålla möten från flera platser. Förutom att lagra viktig information i molnet, se till att dina anställda har de tekniska verktyg de behöver för att arbeta hemifrån vid behov.
Steg 5. Skydda ditt folk . Om en katastrof inträffar medan du och ditt team är på kontoret, bör de anställdas säkerhet vara din första prioritet. Skapa planer för att lämna byggnaden och öva på dem. Utveckla ett nödorganisationsschema som identifierar vem som är ansvarig för vilket steg, som att se till att alla är ute ur byggnaden eller ringa brandkåren. Finns det en chans att du och dina anställda kan sitta fast i byggnaden i flera dagar? Det är en bra idé att underhålla nödvatten, mat, ficklampor, batterier, reservladdare och handvevradio för säkerhets skull.
Steg 6. Uppdatera din företagsförsäkring . Din försäkringsagent kan arbeta med dig för att hitta risker och se till att du är tillräckligt försäkrad för de mest troliga. Till exempel upptäcker många offer för orkanen Harvey, till sin bestörtning, att deras försäkring inte omfattade täckning för översvämningar. Om du behöver speciell täckning, till exempel för jordbävningar eller översvämningar, är det dags att ta reda på det innan katastrofen inträffar. Slutligen, se till att du har digitala kopior av dina försäkringsdokument lagrade i molnet och säkerhetskopior hemma så att du kan komma åt dem för att göra anspråk efter en nödsituation.
Steg 7. Kommunicera snabbt . I en katastrof måste du kommunicera med dina anställda, kunder och leverantörer. Skapa ett "telefonträd" som en del av din nödplan och ge vissa anställda i uppdrag att varna andra vad som händer. Håll uppdaterade listor med kontaktinformation för din personal, kunder och leverantörer. På så sätt är du redo om du behöver meddela dina anställda att de inte kommer in på kontoret den dagen.
SBA har information och resurser som hjälper dig att utveckla en katastrofplan för ditt företag. SCORE har också ett brett utbud av resurser för affärskatastrofplanering, inklusive checklistor och workshops om allt från orkaner till jordbävningar. Prata med din SCORE-mentor om att skapa en katastrofplan som fungerar för ditt företag.
