Det händer nästan alla företagare. Du når en punkt i ditt företag där du känner dig fast och framstegen har avstannat. Verksamheten kanske går bra, men det tar fortfarande varje minut av varje dag att hålla koll på saker och ting. Du tänker på andra företagare som har lyckats leva det liv de alltid har önskat, med fritid på sina händer för att fokusera på nya kreativa ansträngningar eller semester med sina familjer. Vad är det de har som du inte har?
Nyckeln till deras framgång är faktiskt något varje entreprenör har men inte har tagit sig tid att implementera ännu. Jag har sett mycket större framgångar från de entreprenörer jag arbetar med som väljer att använda den här nyckeln jämfört med de som inte gör det.
Jag vet att "system, policyer och procedurer" låter skrämmande och torrt. Jag hänvisar kärleksfullt till detta som den minst sexiga delen av att bygga ett företag, men hör av mig.
Som de flesta entreprenörer kommer du förmodligen på att du tjänar mycket mindre pengar och arbetar mycket längre timmar än vad du hade planerat. Om du startade ett företag för att du ville ha friheten att leva ett exceptionellt liv som inkluderade tid med familj och vänner, resor och ekonomisk frihet, måste du utveckla system, policyer och procedurer för att ta dig själv ur den onödiga vardagen. -dagsuppgifter som hindrar dig från att skala. De kan omvandla ditt företag och befria dig från att göra allt själv. Det är den enda vägen till verklig frihet i att driva ett företag.
Ett bra system innehåller skriftliga policyer och procedurer om ett ämne i ditt företag. En policy är något som ger anledningen eller filosofin bakom proceduren, och proceduren ger stegen.
Det är absolut nödvändigt att filosofin bakom policyn är tydlig, så förfarandet är vettigt. Du har ett speciellt sätt att göra något som är unikt för ditt företag. Om du hoppar direkt till proceduren utan policyns underliggande sammanhang kommer dina anställda inte att förstå varför de gör som de gör.
Ett bra system är ett som inspirerar medarbetaren att vidta åtgärder på precis det sätt du vill, ger medarbetaren möjlighet att fatta beslut, säkerställer att processen görs på samma sätt varje gång och i slutändan ger kunder och kunder en konsekvent upplevelse. Ännu viktigare är att ett bra system ger dig friheten att bygga upp din verksamhet och fokusera på helheten.
Så var börjar du med dina system? Jag gillar att börja med allt jag inte gillar att göra. Tänk på de saker som är den värsta användningen av din tid, eller som du gör om och om igen. Jag kallar dessa repetitiva processer. Det kan vara saker som månatlig bokföring och ekonomisk granskning, hur potentiella kunder blir faktiska kunder eller till och med hur du svarar i telefon. Skriv ner exakt hur du vill att dessa uppgifter ska skötas. Gå sedan gradvis vidare till de andra delarna av ditt företag.
Nästa — låt dina anställda skriva ner policyerna och procedurerna för sina roller i ditt företag. Detta inkluderar allt från hur de gör kaffet till hur de behandlar och interagerar med kunder. Den här dokumentationen av dina anställda ger dig också en utmärkt chans att granska alla policyer eller procedurer som du vill förbättra eller ignorera, samtidigt som de anställda får ett viktigt ägarskap över processen.
Om du har en nyanställd som går in i jobbet utan förskrivna procedurer, kan du också låta dem skriva ner procedurerna i realtid allt eftersom de lär sig dem.
Om du är som jag (och de flesta entreprenörer jag känner) kan detta verka som en skrämmande och överväldigande uppgift som de flesta go-getters helst vill undvika. Ta det bara ett steg i taget. Schemalägg en eller två dagar i månaden i kalendern för att bara arbeta med dina system och procedurer. Men se till att schemalägga det – det måste finnas i kalendern. Jag tänker inte vid något tillfälle i mitt liv, "Jag har en timme extra, jag ska arbeta med procedurer." Du måste ge plats åt dig och dina anställda att arbeta med det här projektet, och projektet kommer att bli mycket lättare när du får fart på ditt företag.
Sedan jag har systematiserat hela min verksamhet med policyer och procedurer, har jag sett den växa exponentiellt snabbare än jag föreställt mig. Det som händer nu är att mina anställda kan utbilda andra anställda genom att använda systemboken som vi har skapat. De tar ett större ägande av verksamheten och känner sig bemyndigade och säkra på att fatta rätt beslut. Jag kan resa till Europa eller Afrika i veckor i taget, utan att checka in via telefon eller e-post , och lita på att mina anställda driver mitt företag i min frånvaro.
I den större bilden ger skrivna system dig som ägare en plattform att stå på och växa igen. Se dessa som byggstenarna i ditt företag. De är byggstenarna som skapar den frihet du vill ha.
Att investera tid nu för att skapa denna struktur i ditt företag kommer att befria dig och driva ditt företag utöver vad du trodde var möjligt.
