När du planerar en team-retreat, kunduppskattningsmiddag, utbildningssession eller något annat evenemang, finns det många logistiska och praktiska detaljer att utarbeta, såsom plats, agenda, mat osv. 

Men ofta är det som gör ett evenemang till en "framgång" de mjukare frågorna eller hur deltagarna "känner" efter evenemanget.

För att hjälpa deltagarna att känna sig varma och bekväma, prova att använda isbrytaraktiviteter. Att använda dessa kommer med en viss risk. Gjorda fel kan de göra evenemanget MER besvärligt och skapa känslan av ouppriktighet. Men genom att tänka och planera medvetet i förväg kan du bidra till att öka sannolikheten för att folk kommer att bedöma ditt evenemang som en värd upplevelse.

Börja med att överväga följande frågor:

1. Vad är syftet med ditt evenemang? Till sist, vad vill du att deltagarna ska tänka, känna och göra? Är det bara för att koppla av och visa uppskattning, eller är det för att uppmuntra kommunikation och bryta ner silos?
2. Kolla in historiken. Gjordes denna händelse tidigare? Samma grupp eller olika? Vad gjordes och vad var feedbacken?
3. Vem kommer och vad är deras tänkesätt? Känner folk varandra? Har du introverta personer som måste tas ut ur sina skal, eller extroverta som behöver hängas in i någon struktur? Hur gamla är de? Finns det rörlighetsproblem eller har du energiska ungdomar som behöver en fysisk aktivitet? Gillar de teknik eller känner sig skrämda av den? Om du är osäker kan du överväga att skicka ett frågeformulär före evenemanget för att få information om demografi och WIIFM (vad är det för mig) för varje deltagare.
4. Finns det grupper eller specifika personer som du vill koppla ihop? Till exempel kunder med teammedlemmar, eller junior personal med senior personal. Människor i en ny situation kommer naturligtvis att dras till vänner och grupper de känner och där de känner sig bekväma. Du kan välja att tillåta den standardinställningen, eller så kanske du medvetet vill ändra saker och ting.
5. Vad är utrymmet och tiden på dygnet? Har du flera utrymmen där du vill uppmuntra flow eller ett litet utrymme där du knappt får plats med alla i rummet. Hur går människor in och ut? Hur mycket tid har du på dig?
6. Har du ett tema? Hur kan du knyta an till ditt företags varumärke?

Nu när du medvetet har övervägt vem som kommer och vart du vill ta dem, kan du välja rätt isbrytaraktiviteter eller spel.

Här är några webbplatser med kreativa idéer som kan anpassas eller slås samman:

• Nätverks isbrytare från Association of Chamber of Commerce Executives
• 20 Ice Breaker-idéer för att hjälpa evenemangsnätverk
• Topp 10 isbrytare från The Balance

Efter att ha valt aktiviteter, ta hjälp av några andra personer som arbetar med evenemanget och gå igenom processen att informera, starta och avsluta aktiviteten. Genom att spela ut detta kan du räkna ut alla viktiga detaljer. Ha beredskapsplaner för att vara redo för ändringar i tidpunkt, närvaro etc.

Efter evenemanget, be om feedback från deltagarna. Gör anteckningar om vad som fungerade bra och vad som inte gjorde det.