Om du har väglett ditt småföretag genom Covid-19-pandemin hittills, har du sannolikt lärt dig värdefulla lektioner om företags motståndskraft och anpassning på vägen. Men även företag som nu kan upprätthålla ett stadigt kassaflöde kanske undrar hur man bättre förbereder sig för vad som kommer härnäst.

Svaren är inte klippta och torra. Vissa småföretag kommer att vara mer sårbara för risker som extrema väderhändelser och pandemier än andra, beroende på faktorer som deras bransch, geografiska region, eller om de arbetar mestadels online eller utanför en tegel och murbruk plats. Att förbereda sig för framtiden kommer att se olika ut från ett företag till ett annat.

Som sagt, det finns några allmänna steg som varje företag kan ta. Dessa praktiska åtgärder kan hjälpa dig att fatta snabba, smarta beslut för att mer effektivt klara resten av pandemin och de kommande åren.

Vad är företagsresiliens?

Termen "business resilience" syftar helt enkelt på förmågan att stå emot oförutsedda negativa händelser (som naturkatastrofer, ekonomiska lågkonjunkturer, störningar i leveranskedjan och pandemier). Eftersom de planerar i förväg kan motståndskraftiga företag reagera och anpassa sig mer effektivt till oförutsedda händelser och minimera de oundvikliga skador som företaget utsätts för på vägen.

Ditt företags "tålighetsverktygslåda" bör innehålla en grundlig affärskontinuitetsplan, nödbesparingar och en medvetenhet om var man kan leta efter ytterligare finansiering. Utrustat med dessa verktyg kommer ditt lilla företag att ha en större chans att överleva – och möjligen till och med uppleva tillväxt – när störande händelser inträffar.

Här är flera åtgärder du kan vidta nu för att börja bygga större företagsförmåga.

1. Testa och implementera en affärskontinuitetsplan

Business continuity (BC) syftar på att skapa, implementera och regelbundet testa system för att hjälpa ditt företag att snabbt återuppta sina kritiska funktioner efter störande händelser. Generellt bör din affärskontinuitetsplan beskriva hur ditt företag kommer att skydda sitt varumärke och rykte, betjäna och kommunicera med kunder, upprätthålla investerarrelationer, källa inventering, återställa IT-system och skydda anställda i händelse av oförutsedda utmaningar.

Här är en kort översikt över de grundläggande komponenterna i en affärskontinuitetsplan:

All beredskapsplanering bör börja med en djupgående, realistisk analys av de externa risker som ditt företag kan möta, såväl som eventuella sårbarheter inom själva verksamheten. Dessa kan sträcka sig från stora händelser med stor påverkan (som bränder, jordbävningar eller cyberattacker) till mindre störningar (som tillfälliga strömavbrott, snöstormar eller utrustningsfel).

Att bedöma sannolikheten för dessa händelser hjälper dig att planera på lämpligt sätt och låter dig reagera snabbt om och när de inträffar.

Att genomföra en Business Impact Analysis (BIA) kommer att kräva att du och ditt team inventerar alla ditt företags aktiviteter och avgör vilka som har högsta prioritet – både när det gäller att möta dina kunders eller klienters behov och uppfylla eventuella juridiska eller kontraktuella förpliktelser. Därefter kommer du att samla in data om hur dessa kritiska funktioner kan påverkas av driftstopp (som avbrott i leveranskedjan) och fastställa tidsramar där varje funktion skulle behöva återupptas för att minimera ekonomiska förluster, bevara affärsvärdet och behålla ditt företag som följer lagar.

Genom att förstå konsekvenserna av katastrofer på din mest kritiska affärsverksamhet kan du skapa effektiva begränsningsstrategier. Federal Emergency Management Agencys Ready Business-kampanj tillhandahåller ett arbetsblad för Business Impact Analysis som kan hjälpa dig att komma igång.

Med den data som samlats in genom riskbedömningen och Business Impact Analysis kan ditt team börja kartlägga hur man upprätthåller kritisk verksamhet när störande händelser inträffar. Denna beredskapsplanering bör ta upp hur du kommer att kommunicera med personal, kunder och leverantörer, hämta inventering, upprätthålla cybersäkerhet och tillhandahålla kundservice under olika kriser.

När du väl har en BC-plan på plats vill du göra testkörningar varje år. Detta kan vara att helt enkelt sitta ner med ditt lag och spela igenom olika riskscenarier och reaktioner. Leta efter hål i planen och revidera den regelbundet när ditt företag förändras.

För ytterligare vägledning är Ready Business-kampanjens affärskontinuitetsplaneringssvit en utmärkt resurs.

2. Bygg dina ekonomiska resurser och medvetenhet

Covid-19-krisen har gjort det smärtsamt tydligt hur viktigt det är för småföretag att förbättra sin ekonomiska hållbarhet. Ytterligare en plötslig, oväntad förlust av intäkter kan inträffa under ditt företags livstid, och att bygga upp din finansiella motståndskraft kan hjälpa dig att klara utgifter och förbli i drift.

Här är två viktiga sätt att skydda ditt företag i tider av ekonomiska svårigheter:

Som en allmän tumregel bör en småföretagare ha tillräckligt med akuta besparingar för att täcka minst 3 månaders driftskostnader. Att avleda 5-10 procent av dina företagsinkomster till denna regniga dagfond kommer att ge en kudde som gör att du kan navigera i trånga hörn på vägen.

Om du arbetar med en snäv marginal men ändå vill lägga pengar åt sidan för framtida nödsituationer, kan du överväga att hålla fast vid mer skuld på kort sikt (genom att minska eller skjuta upp vissa betalningar) för att öka dina besparingar – eller skära ner kostnader där du kan. Att upprätta en förutbestämd bankkredit kan vara ett annat alternativ för att förbättra likviditeten om dina intäkter plötsligt vacklar.

Det kan finnas ekonomiska resurser tillgängliga för ditt företag på lokal, statlig eller federal nivå i händelse av en regional eller nationell katastrof. Att i förväg öka din medvetenhet om dessa program och resurser hjälper dig att bli mer bemyndigad (och spara tid) när ett avbrott i din verksamhet inträffar.

Stad: Besök regelbundet din stads officiella webbplats och handelskammarens webbplats för att se efter stadsövergripande initiativ som kan ge riktad hjälp för lokala företag, inklusive dina egna. Till exempel erbjuder staden Charlotte i North Carolina Covid-19 återhämtningsbidrag till berättigade småföretag.

Stat: Vid det här laget har många stater inrättat bidrags- eller låneprogram för att hjälpa småföretag som drabbats av pandemin. I händelse av en naturkatastrof i din stat, titta på din delstatsguvernörs webbplats för riktlinjer för småföretag och ekonomiskt stödprogram.

Federal: Om ditt företag drabbas av en deklarerad katastrof i din region kan du kvalificera dig för ett lågräntelån för småföretagsadministration (SBA). FEMA:s Declared Disasters-sida innehåller uppdaterad information om huruvida en händelse i din region har förklarats som en katastrof, och om ekonomiskt stöd genom SBA för närvarande är tillgängligt.

Sluta tankar

Pandemin kommer att ligga bakom oss en dag, men det är möjligt att ditt företag kommer att ställas inför en annan stor kris någon gång i framtiden – och alla steg du tar för att förbereda dig nu kommer att hjälpa ditt företag att komma igenom den framgångsrikt.

Utöver stegen ovan – affärskontinuitetsplanering och finansiell beredskap – finns det andra sätt som du kanske vill utveckla ditt företags motståndskraft. Dessa metoder inkluderar att stärka din onlinenärvaro, diversifiera din leveranskedja och investera i din arbetsstyrka.

Om du vill lära dig mer om motståndskraft och affärsförberedelser, är US Chamber of Commerce Foundations Business Resiliency Workbook en steg-för-steg-guide som erbjuder ett överflöd av användbar information