Coronavirus-pandemin har stoppat alla personliga evenemang och stora sammankomster. Bröllop, konserter och sportevenemang har alla skjutits upp eller modifierats för att förhindra spridning av sjukdomen. Även om många företag och organisationer ursprungligen lade om tid, kvarstår osäkerheten om när pandemin kommer att upphöra, vilket orsakar fler frågor om hur man ska gå vidare.

Medan personliga evenemang skjuts upp har antalet virtuella evenemang skjutit i höjden. Till exempel har företaget 6Connex för virtuella evenemang sett en ökning med 1 000 procent av sina virtuella evenemang sedan starten av covid, enligt Forbes.

Det har strömmat ut kreativitet från artister och innovation från företag när det gäller att gå över till virtuella och skapa engagerande onlineprogrammering. Om du kämpar för att gå från offline till online med dina evenemang, här är vad du behöver veta om att komma igång med virtuella evenemang.

Välj din virtuella evenemangsplattform

Det första steget för att vara värd för ett virtuellt evenemang är att välja din plattform. Många av dessa streamingtjänster fanns långt före pandemin, men alla har blivit omåttligt populära i kölvattnet av covid. Här är några alternativ att överväga:

• Zooma: Zoom är gratis för möten med upp till 100 personer som varar i 40 minuter. Det finns dock planer som sträcker sig från $150 till $200 som låter dig vara värd för upp till 500 deltagare, har obegränsad molnlagring av inspelade händelser, har transkriptioner av vad folk säger och mycket mer.
• Facebook Live: Fördelen med Facebook Live är att din inspelning automatiskt kan delas på din sida efteråt, vilket gör den tillgänglig för ett bredare spektrum av människor. Du kan också integrera Facebook och Zoom för att livecasta dina Zoom-evenemang på plattformen.
• AdobeConnect: AdobeConnect tar många vanliga videokonferensplattformar till nästa nivå, vilket ger dig ett mycket större utbud av anpassning och flexibilitet för att vara värd för ett välmärkt, interaktivt och engagerande evenemang.
• GoToMeeting: GoToMeeting används vanligtvis i en professionell miljö, men kan användas för privata evenemang. Om du planerar att vara värd för ett webbseminarium eller en virtuell konferens där du säljer biljetter och begränsar närvaron, överväg att använda det här alternativet.

Som du kan se erbjuder varje plattform lösningar som är specifika för organisationens behov. Alternativet du väljer beror på hur du planerar att sända innehållet, antalet personer som är närvarande och hur anpassad upplevelsen måste vara.

Skapa värdefullt stödinnehåll

Virtuella evenemang kan vara engagerande som personliga evenemang - och ett sätt att göra dem engagerande är att tillhandahålla stödjande innehåll för deltagarna. Du kan till exempel skapa kalkylblad eller en fullständig arbetsbok, eller till och med skicka ut en swag-påse till alla deltagare inför evenemanget.

Detta stödjande innehåll kan också delas med deltagarna efter så att de har informationen långt efter att evenemanget slutar. Till exempel rörde sig Adobe Summit helt virtuellt i år. Men företaget delade mer än 100 videor över sex breakout-spår och gjorde dem gratis online efteråt. Detta gjorde det möjligt för företagare att få den information de behövde och titta på den i tid.

Glöm inte att se till att detta stödmaterial är lättillgängligt och tillgängligt. Du kanske vill schemalägga ett e-postmeddelande för att automatiskt skicka efter evenemanget med en kopia av presentationen, en inspelning av videon och eventuella PDF-filer, grafik eller takeaway-innehåll som du vill att folk ska ha.

Om du är orolig för att dela media och använda skärmdelningsfunktioner under ditt evenemang, ställ in några övningskörningar med ditt team. Detta hjälper dig att vänja dig vid tekniken och felsöka problem inför själva evenemanget.

Utveckla en marknadsföringsplan

Som alla evenemang måste du bygga upp spänningen kring din virtuella sammankomst och uppmuntra människor att delta. Du kanske inte behöver en lika stor marknadsföringsbudget om du bara når människor online, men du måste fortfarande bygga upp en hype.

Överväg att skapa en känsla av exklusivitet inom evenemanget genom att begränsa antalet deltagare eller skapa en "VIP-upplevelse" genom att erbjuda tidig åtkomst, bonusinnehåll eller en-mot-en-möten med talare. Detta gör människor upphetsade när de driver biljettförsäljningen.

Glöm inte alla vanliga marknadsföringstaktiker, inklusive:

• E-postmarknadsföring
• Inlägg på sociala medier
• Gäst- eller presentatörskampanj
• Betalannonser
• Uppdaterade målsidor för webbplatskopia/händelser

Lär dig från andra virtuella händelser som händer nu

Du behöver inte helt återuppfinna hjulet med ditt virtuella evenemang. När fler åhörare deltar i dessa virtuella möten, blir de mer bekväma och lär sig vad de kan förvänta sig.

Överväg att delta i några evenemang av konkurrenter inom ditt område eller evenemang av icke-tävlande som har ett format som du gillar. Ta anteckningar om vad som gör dessa händelser fantastiska och hur de kan förbättras. Du kan sedan skapa bästa möjliga virtuella evenemang för din egen publik baserat på vad som resonerar som bra eller inte bra för dig. Ge deltagarna vad de har kommit att älska med virtuella evenemang samtidigt som du sätter din egen snurr på det.

Dina publik är entusiastiska över ditt evenemang

Som med allt nytt måste du vara villig att försöka, göra misstag och lära dig allt eftersom. Den goda nyheten är att eftersom alla är nya i det här konceptet är dina deltagare sannolikt omedvetna om de små misstagen som händer längs vägen och mer förlåtande för dem de märker. Ta det ett steg i taget, välj din videoplattform, skapa stödjande innehåll, marknadsföra evenemanget och gå på andra så att du kan lära dig och växa med varje nytt evenemang du håller