Kontofordringar, ibland förkortade till "fordringar" eller "A/R", är pengar som ett företag är skyldigt ett företag av dess kunder. Om ett företag har levererat produkter eller tjänster men ännu inte fått betalning är det en kundfordring.

Arten av ett företags kundfordringar beror på den sektor där det gör affärer, liksom de kreditpolicyer som företagsledningen har på plats. Ett företag håller reda på sin A/R som en omsättningstillgång på vad som kallas en "balansräkning". Bland andra värden inkluderar balansräkningen hur mycket pengar ett företag förväntar sig att betalas (som tillgångar) och hur mycket det förväntar sig att betala ut (som skulder). Att förstå A/R är viktigt för att ta reda på ett företags allmänna hälsa.

Bokföra uttag på balansräkningen

Det bästa sättet att förstå kundfordringar är att se en transaktion och hur det hamnar i balansräkningen.

Föreställ dig att Walmart, köparen, vill beställa ett nytt boxset av böcker från förlaget, som är säljaren.

• Walmart går med på att köpa 50 000 enheter som folk bara kan köpa på Walmart. Böckerna är tryckta och förpackade. Säljaren kommer att debitera Walmart $30 per set. Walmart kommer att sälja seten för $90 styck till sina kunder.
• När säljaren skickar de 50 000 enheterna till Walmart kommer det att innehålla en faktura på 1,5 miljoner USD, vilket är 50 000 enheter för 30 USD per enhet. Walmart tar sedan emot böckerna och säljaren är skyldig pengarna men har ännu inte fått betalt.
• Denna 1,5 miljoner USD finns på säljarens balansräkning som en A/R. Å andra sidan finns den på Walmarts balansräkning som både en lagertillgång och en skuld som kallas "leverantörsskuld".

Varför betalningsvillkor är viktiga

Ett företag som säljer produkter på kredit, alltså innan det får betalt, anger villkor för dess A/R. Villkoren inkluderar antalet dagar som kunder måste betala sina räkningar innan de kommer att debiteras en förseningsavgift. När en köpare inte följer betalningsvillkoren kan säljaren vända sig till sin kund och erbjuda nya villkor eller något annat gottgörelse att få på notan.

Om inga framsteg sker, vänds A/R-saldot antingen över till en inkassobyrå, eller, i mer extrema fall, stämmer företaget den person eller institution som är skyldig den pengar, och söker befrielse från en domstol genom att beslagta tillgångar.

Företag använder ofta någon av ett antal kända A/R-termer. Dessa uttrycks som "netto 10", "netto 15", "netto 30", "netto 60" eller "netto 90". Siffrorna avser antalet dagar under vilka nettobeloppet förfaller och förväntas betalas. Till exempel, om en försäljning är netto 10, har du 10 dagar på dig från tidpunkten för fakturan att betala ditt saldo.

För att frigöra kassaflöde och öka hastigheten med vilken de kan komma åt fonder erbjuder många företag en rabatt på tidig betalning på längre utgående saldon för att försöka få sina kunder att betala dem tidigare.

Det ligger i kundens bästa att ta rabatten och betala tidigt. Rabatten sparar dem mer än de kunde ha tjänat genom att hänga på sina pengar.

Stora A/R-belopp kan vara riskabla

Att ha ett stort utgående belopp på balansräkningen verkar som det vore bra. Man skulle kunna tro att varje företag vill ha en flod av framtida kontanter på väg, men så är inte fallet. Pengar i A/R är pengar som inte finns på banken och de kan utsätta företaget för en viss risk. Om Walmart skulle gå i konkurs eller helt enkelt inte betala, skulle säljaren tvingas skriva av A/R-saldot på sin balansräkning med 1,5 miljoner USD.

Att ta på sig denna förlust och sitta fast med 50 000 enheter anpassade böcker kan vara tragisk för säljaren. Om du funderar på de framtida tillväxtmöjligheterna för ett företag, se till att ta en titt på dess kundreskontrabok. Det bör vara väl diversifierat.

Om en kund eller kund representerar mer än 5 % eller 10 % av leverantörsskulden finns det en exponering som kan ge anledning till oro.

Företag bygger upp kassareserver för att förbereda sig för problem som detta. Reserver är specifika redovisningskostnader som minskar vinsten varje år. Om reserverna inte räcker till eller behöver ökas behöver mer debiteras på företagets resultaträkning. Reserver används för att täcka alla möjliga problem, allt från förväntningar på garantiavkastning till dåliga låneavsättningar hos banker.

Ett alternativ till A/R

Vissa företag har en annan affärsmodell och insisterar på att få betalt i förskott. I det här fallet registrerar inte företaget en A/R-transaktion utan lägger istället in en skuld på sin balansräkning till ett konto som kallas icke intjänade intäkter eller förutbetalda intäkter.

När pengarna tjänas in, antingen genom att skicka utlovade produkter, med hjälp av "Färdigställandeprocent"-metoden, eller helt enkelt allt eftersom tiden går, överförs den från icke intjänade intäkter i balansräkningen till försäljningsintäkter i resultaträkningen. Det minskar ansvaret och ökar den rapporterade försäljningen.

Ett bra ställe att titta på detta är i kapitalförvaltningsbranschen. Kunder betalar ofta avgifter till en registrerad investeringsrådgivare var fjärde månad, som faktureras i förskott. Rådgivningsföretaget får pengarna men har ännu inte tjänat in dem. För varje arbetsdag som går intjänas ett visst belopp av avgifter och kan inte återbetalas.

Ett kapitalförvaltningsföretag som väljer att fakturera i efterskott, å andra sidan skulle tillfälligt ha ett A/R-saldo på sin balansräkning, vanligtvis för bara en dag eller två eftersom avgifter tas från klienternas depåkonton.

Vad är omsättningskvoten för kundfordringar?

A/R-omsättningskvoten är ett mått som visar hur effektivt ett företag är på att driva in sina skulder. Den dividerar företagets kreditförsäljning under en given period med dess genomsnittliga A/R under samma period. Resultatet visar hur många gånger företaget samlat in sin genomsnittliga A/R under den tidsramen. Ju lägre siffra, desto mindre effektivt är ett företag på att driva in skulder.

Hur skulle kontanter som samlats in på kundfordringar påverka balansräkningen?

När det samlar in kontanter mot sitt A/R-saldo, konverterar ett företag saldot från en omsättningstillgång till en annan. Dess A/R-saldo minskar, medan dess kassasaldo ökar. Skulder och eget kapital förblir oförändrade.

Hur påverkar kundfordringar kassaflödet?

Till sin natur försenar användningen av A/R kontantbetalningar från kunder, vilket kommer att påverka kassaflödet negativt på kort sikt. Ju högre ett företags kundfordringar saldo, desto mindre kontanter har det realiserat från försäljningsaktiviteter. Det är därför det är viktigt för företag som använder A/R att spåra omsättningskvoten och vara proaktiva med kunderna för att säkerställa snabba betalningar.