Att förvalta en dödsbo kräver mycket otacksamt arbete. De flesta människor agerar bara som exekutor en eller två gånger i sitt liv - du kanske bara testar din efterlevande förälders testamente och eventuellt din makes testamente, om du överlever honom/henne - så det är inte en process du gör tillräckligt ofta för att träna på det.

Du måste vara en snabb inlärning, hantera din tid klokt och behålla ditt förstånd under dessa fyra (stressande) stadier av testamente:

Steg 1:Skydda egendom och hitta testamentet

För exekutorer finns det mycket att åstadkomma direkt.

1. Hitta det ursprungliga testamentet.
2. Avsluta den avlidnes kreditkort.
3. Skydda värdesaker, kanske byt dörrlås.
4. Samla in aktuell post, vidarebefordra framtida post.
5. Få tillgång till den avlidnes hembygd.
6. Samla in receptbelagda läkemedel för korrekt kassering.
7. Skaffa flera dödsattester.

Du behöver det ursprungliga testamentet för att börja bouppteckning, så hitta det testamentet! Vissa klienter förvarar sitt testamente i ett värdeskåp (som kräver ett domstolsbeslut för att öppnas) medan andra lämnar det till sin advokat. Testamentet kan också finnas på en plats lika självklar som personens skrivbord eller arkivskåp i hemmet.

Det kan vara problem med att komma åt en avlidens bostad. Du måste vanligtvis ha en marskalk med dig, även om vissa hyresvärdar ser åt andra hållet och ger dig carte blanche-tillgång. Medan du är där, skydda den avlidnes egendom från både tjuvar och familjemedlemmar. En persons död utlöser ibland en "rusning till familjeskåpet", så planera att ta dig dit först och ta bort alla värdefulla föremål. Inventera dem och förvara dem på en separat plats.

Ursprungliga dödsattester är hörnstenen i att samla in egendomstillgångar:Finansiella organisationer distribuerar endast en individs konton till en annan person när de har bevis på att kontots ägare har avlidit. Intyg beställs bäst när begravningsbyrån börjar skriva ut dem; efter sex månader måste du kontakta statens Department of Health, som bara producerar dem för vissa personer. Dödsattester går aldrig ut, och de är billiga att köpa, så beställ mer än du tror att du kommer att behöva. Jag rekommenderar minst 10.

Steg 2:Anställa juridisk representation och lämna in testamentet till domstolen

Det andra steget av processen får bollen att rulla på det juridiska nitty gritty.

1. Välj kunnig juridisk representation.
2. Spåra egna utgifter.
3. Hitta de nödvändiga personerna.
4. Förskaffa signaturer för juridiska dokument.

Om du arbetar med en advokat som inte är bekant med testamenten kan du vänta flera år med att dela ut egendomstillgångar till förmånstagarna, spendera mer pengar än du förväntat dig och behöva svara på förmånstagarnas frustrationer. Att säga "Det är advokatens fel" kommer inte att frikänna dig om du valde advokaten. Ställ relevanta frågor till alla advokater du intervjuar, den viktigaste är om han/hon är specialiserad på bouppteckningsärenden.

Dödsbo betalar sina egna utgifter, men att ha ett testamente som erkänns till bouppteckning kräver en ansökningsavgift och nominella juridiska kostnader; detta garanterar nästan att en exekutor (eller någon annan part) måste förlänga vissa initiala utgifter ur egen ficka. Alla pengar du spenderar för att inleda bouppteckning är ersättningsgilla, så håll koll på dina utgifter och spara kvitton.

Din advokat kommer att vilja skicka testamentet till alla nödvändiga familjemedlemmar; tala om för dessa familjemedlemmar att de behöver lämna tillbaka domstolspapper till advokaten (ofta undertecknade och attesterade) och påminn dem om att bouppteckning kan ta många månader, ibland till och med år, så de bör inte planera att spendera sitt testamente innan de får det.

Steg 3:Administrering till dödsboet

Så, domstolen har äntligen erkänt dig som exekutor och har gett dig juridiska dokument som kallas "testamentariska brev", som ger dig tillgång till all egendom. Grattis! Nu kommer det hårda arbetet.

1. Samla information.
2. Samla in egendomstillgångar.
3. Likvidera och sälj egendom.
4. Betala borgenärer och skatter.

En exekutor "träder in i den avlidnes skor", vilket betyder att du kan göra alla rättshandlingar som den avlidne kan, från att begära journaler till att sälja egendom och väcka stämningar. Du kanske måste göra alla dessa uppgifter och mer.

Varje fastighets frågor är olika. Vissa fastigheter har exotiska tillgångar, vissa konton kan vara svåra att hitta, vissa fastigheter kan ägas i fysiskt format, såsom aktiecertifikat eller EE-obligationer, vissa har bostäder som kan kräva löpande underhåll. Du bör be den avlidnes revisor eller IRS om gamla skattedeklarationer för att se om det finns några konton du inte känner till. Du måste göra allt från att lista fastigheter till salu till att gå till avslutningen; du måste städa ur garderoberna, dela ut personlig egendom och slänga soporna (eller anlita någon för att göra det och betala dem av intäkterna från dödsboet). Du måste anlita en bra revisor och registrera dödsboets inkomstskatter.

Glöm inte att betala varje borgenär:En exekutor är personligen ansvarig för avsiktliga och oaktsamma handlingar, så en borgenär kan eventuellt stämma dig personligen om du avsiktligt undviker att betala dem en legitim skuld.

Steg 4:Betala förmånstagare och dig själv, sedan avsluta dödsboet

Nu är du i hemmet. Det finns bara fyra uppgifter till som du måste slutföra.

1. Skapa en slutlig redovisning av dödsboets tillgångar och utgifter.
2. Skicka bokföringen och frisläppningarna till förmånstagarna.
3. Betala dig själv en exekutorprovision.
4. Skicka en slutlig inventering till domstolen.

När du har samlat in alla tillgångar, betalat alla skatter och fordringsägare och avslutat alla kvarvarande dödsboaffärer, måste du redovisa alla fastighetskostnader som du har betalat och skicka dem till förmånstagarna med ett meddelande som de kan skriva under. Frigivningen säger faktiskt att förmånstagarna är överens om att du gjorde ditt jobb på rätt sätt utan att fly med egendomstillgångar, och de är redo att ta emot sina testamenten.

När alla frigivningar har tagits emot betalar du testamenten till förmånstagarna, betalar dig själv en exekutorprovision och lämnar in en slutlig inventering till domstolen. Vissa stater har ytterligare krav, men vanligtvis utförs dina verkställande funktioner vid denna tidpunkt. Och för att veta, vad gäller exekutorprovisionen kan beloppet du skulle få anges i testamentet, men om testamentet är tyst har varje stat ett standardarvodeschema (vanligtvis en procentandel av dödsboet) som används för att avgöra vem mycket är exekutor skyldig.

Kom ihåg att bouppteckning är tuffa grejer! Du arbetar (1) med olika statliga myndigheter, (2) kommunicerar med flera finansiella företag, (3) försöker få tillgång till en annan persons egendom och (4) har att göra med många förmånstagare som (ibland desperat) väntar på att få sina pengar. Det kan förekomma tvister mellan familjemedlemmar eller borgenärer, ibland har misstag begåtts och ibland är egendom och information svåra att identifiera.

Inget om bouppteckning är lätt. Ha tålamod och tveka inte att berätta för fastighetsförmånarna att de också ska ha tålamod. Den goda nyheten är att ingen kan tvinga dig att fungera som exekutor, så du behöver inte utsätta dig för något av dessa problem om du inte vill. Men kom ihåg att om du inte gör det kommer någon annan att behöva, och de kanske inte gör ett bättre jobb än du skulle ha gjort. Och när du väl väljer att agera som exekutor måste du nästan alltid slutföra jobbet, även om det visar sig vara mer än du anmält dig till.