Ett företag upprättar årligen en budgetredovisning för att ge detaljerna bakom organisationens budget och initiativ. Det presenteras vanligtvis för styrelsen och högsta ledningen. Chefer baserar sina budgetutdrag på information de samlar in från olika avdelningar, inklusive marknadsföring, redovisning och grupper som leder speciella projekt.
Skriv namnet och titeln på den person som sammanställer och släpper budgetredovisningen tillsammans med den enhet eller avdelning som han representerar högst upp på sidan. Skriv på nästa rad datumet då uttalandet släpps.
Skriv ditt budgetutdrag precis som ett vanligt PM eller brev. Hälsa den eller de personer som du skickar detta till, till exempel "Till styrelsemedlemmarna."
Ange totalbeloppet för budgeten för det kommande räkenskapsåret i första stycket. Till exempel kan uttalandet säga "Vi är glada att kunna tillkännage vår budget för 2010 på $11 240 000" eller något liknande.
Sammanfatta organisationens fokus och mål för det kommande året i nästa stycke. Om företaget till exempel är en ideell organisation kanske du vill beskriva organisationens uppdrag och vad den planerar att åstadkomma under det kommande året.
Skapa individuella avsnitt som diskuterar varje del av budgeten för det kommande året. Till exempel, om en stor del av budgeten går till onlineannonseringsinitiativ eller mer forskning, dela upp dessa i sina egna sektioner. Förklara varför pengar går till dessa initiativ och i vilka proportioner.
Prata om alla nya program som har börjat eller betydande framsteg som gjordes under föregående år. Om du planerar att finansiera dessa nya program med budgetpengarna som ingår i detta uttalande, se till att diskutera detta i ett speciellt avsnitt med rubriken "Nya program" eller något liknande.
Avsluta budgetsammanfattningen med en blick in i framtiden. Ställ viktiga frågor innan du skriver din sammanfattning. Vilka är företagets mål för de kommande fem till 10 åren? Hur hänger denna budget ihop med dessa planer?
En budgetbeskrivning kan vara så kort som en sida lång eller så lång som fem eller sex sidor lång. Försök att hålla budgetredovisningen så kortfattad som möjligt, men se till att inkludera fullständig information om pengarna som kommer att spenderas.
Du kan också välja att tillhandahålla ett kalkylblad med det skriftliga uttalandet som delar upp budgeten numeriskt. Lista förväntade intäkter för det kommande året i ett avsnitt, lista varje avdelning eller program som får budgeterade pengar i en annan, och slutligen summera allt så att du kan se nettoöverskottet eller budgetunderskottet.
