Att skriftligen säga upp ett köp- eller serviceavtal, en prenumeration eller ett medlemskap är inte bara klokt utan kan också krävas. Du måste till exempel skicka ett skriftligt uppsägningsbrev för ett kontrakt som omfattas av Federal Trade Commissions regel om avsvalning. Oavsett om det är obligatoriskt eller valfritt, klargör ett välskrivet affärsbrev din avsikt och skyddar dina juridiska rättigheter.
Organisera brevet som du skulle göra med all affärskorrespondens. Inkludera din adress, datum, en referensrad och mottagarens adress ovanför hälsningen. Undvik att använda en generisk hälsning som "Till vem det kan beröra." Om du inte har ett namn, ring antingen företaget eller hänvisa till avdelningen med en hälsning som "Kära Customer Relationship Manager." Notera i brevet att du inkluderar styrkande dokumentation genom att lägga till en bifogad rad precis under avslutningen där du listar namnet på varje dokument du skickar med brevet. Använd en stavningskontroll och korrekturläs brevet noggrant för att säkerställa att det är korrekt och felfritt.
Var artig men bestämd när du gör en begäran om avbokning. Även om du kan ange en anledning, säger FTC att detta aldrig är ett krav för avbokning. Om du ger en anledning, kritisera eller förolämpa inte företaget. Anta istället en objektiv och professionell ton och håll dig till fakta. Inkludera åtgärder som du förväntar dig att företaget ska vidta efter att ha mottagit brevet, som att avbryta automatiska månatliga bank- eller kreditbetalningar. Gör till exempel en begäran som "Detta brev är för att meddela dig att jag säger upp mitt kontrakt från och med den 20 januari 2015. Jag förväntar mig att du inte kommer att debitera mitt kreditkort ytterligare."
Inkludera all information som ett konto eller filnummer som företaget kan behöva för att identifiera dig eller ditt konto. Bifoga en check för full betalning om du har ett utestående saldo. Om avbokningen istället leder till återbetalning, ange att du förväntar dig återbetalning inom en viss tid och ange beloppet. Inkludera annars ett uttalande som "Jag förväntar mig full återbetalning inom 30 dagar." Se till att du också begär en skriftlig avbokningsbekräftelse via returpost.
Skydda dina lagliga rättigheter med stödjande dokumentation som verifierar köpet och din rätt att ångra. Inkludera till exempel en kopia av kontraktet där du markerar din rätt att ångerrätt och ett kvitto eller en kopia av en inlösen check. Som ett sista skydd rekommenderar FTC att du skickar ett avbokningsbrev via bestyrkt post med ett returkvitto.
