Att skriva ett lämpligt brev till din hyresvärd skiljer sig inte mycket från att skriva andra typer av affärsbrev. Dina brev bör kommunicera, på ett civilt och artigt sätt, dina bekymmer och dina önskade lösningar. Ett välskrivet brev kan lösa alla problem du kan ha med din hyresvärd och kan till och med förbättra din relation.
Att skriva ett viktigt brev till någon kräver förberedelser. Detta gäller särskilt om du har en antagonistisk relation med din hyresvärd, eller om du klagar på ett allvarligt, olöst problem. Skriv aldrig när du är arg. Vänta tills du är lugn innan du skriver. Om du skriver om ett problem som täcks av ditt hyresavtal eller statens hyresvärd-hyresgästlagar, granska båda innan du skriver. Ditt brev kommer att vara mer övertygande om du kan hänvisa till juridiska stadgar eller leasingklausuler för att motivera dina önskemål.
Se till att din hyresvärd vet vem han hör av sig genom att inkludera ditt namn och adress i ditt brev. Om du är i en byggnad eller ett komplex som har ett namn, använd det också. Om du vill ha ett snabbt svar från din hyresvärd, inkludera ditt telefonnummer och din e-postadress och låt din hyresvärd veta när det är bäst att ringa dig.
Förklara tydligt syftet med brevet och vilken åtgärd, om någon, du vill att din hyresvärd ska vidta. Om du begär en reparation, ange detta i ditt brev och låt din hyresvärd veta när det är lämpligt att boka ett underhållsbesök. Om du informerar hyresvärden om att du inte kommer att förnya ditt hyresavtal, förklara detta i de första meningarna, och informera sedan din hyresvärd om ditt utflyttningsdatum och din nya adress så att han vet vart han ska skicka din deposition.
Det är lätt att bli frustrerad över en hyresvärd som ignorerar upprepade förfrågningar om reparationer eller vägrar att ta itu med bullriga grannar. Ändå är det viktigt att vara artig och rimlig. Din hyresvärd kan betrakta elakhet eller sarkasm som motivering för att ignorera ditt brev eller till och med inte förnya ditt hyresavtal. Använd "bara fakta" när du tar itu med dina problem och begär lösningar.
Stavnings- och skiljeteckenfel skadar ditt brevs trovärdighet. Granska ditt brev och läs det högt för att säkerställa att det flyter bra. Be en vän eller familjemedlem läsa brevet. Hon kan upptäcka fel som du missat och ge dig feedback om tydligheten och tonen i ditt brev.
Certifierad post ger dig bevis på utskick och bevis på leverans eller försök till leverans. Att ha bevis på din kommunikation kan vara till hjälp om situationen eskalerar. På vissa ställen måste du använda certifierad post när du skickar vissa typer av brev till din hyresvärd. Till exempel i Maryland har en hyresgäst rätt att närvara vid sin hyresvärds flyttbesiktning om han meddelar sin nya adress till sin hyresvärd via certifierad post 15 dagar före flytt.
