Att förutsäga hur mycket du kommer att spendera och få är en viktig del av att driva ett företag. Men sällan matchar förutsägelser faktiska inkomster och utgifter. Mer än troligt kommer du att uppleva en variation i redovisningen någon gång.
Avvikelser är normala i redovisningen. Men det betyder inte att du inte kan analysera avvikelser och lära av dem. Läs vidare för att lära dig:
En avvikelse i redovisning är skillnaden mellan ett prognostiserat belopp och det faktiska beloppet. Avvikelser är vanliga i budgetering, men du kan ha en avvikelse i allt som du förutser. I grund och botten, när du förutsäger något, är du skyldig att ha antingen en gynnsam eller ogynnsam varians.
Gynnsamma avvikelser betyder att du gör det bättre inom ett område av din verksamhet än förväntat. Ogynnsamma avvikelser betyder att din förutsägelse är bättre än det faktiska resultatet.
Du kan ha avvikelser i din:
På grund av de olika typerna av avvikelser kan du mäta avvikelser i dollar, enheter eller timmar.
Du kan mäta din totala varians (t.ex. din budget som helhet) eller dela upp den (t.ex. försäljningsintäkter). Att hitta specifika avvikelser kan ge dig en mer detaljerad bild av ditt företags resultat och ekonomiska hälsa. Att bara titta på din totala variation kan ge dig ett skevt intryck av ditt företags resultat och hälsa.
Till exempel kan du ha en övergripande gynnsam budgetavvikelse. Men efter att ha brutit ner avvikelserna märker du att dina intäkter är större än förutspått, men du spenderade mer på material än förväntat. Med hjälp av denna information kan du leta efter nya leverantörer och minska onödiga utgifter.
Att titta på variansen i kostnadsredovisningen hjälper dig att få tag i problem som annars skulle kunna förbli oupptäckta – och snöa in i större problem.
Innan du kan räkna ut din varians måste du veta hur du beräknar den. Oavsett om du tittar på en skillnad i arbetskraft, prissättning eller materialanvändning, är formeln densamma:
Varians =Prognos – Faktisk
För att hitta din avvikelse i redovisning, subtrahera vad du faktiskt spenderade eller använde (kostnad, material, etc.) från ditt prognostiserade belopp.
Om siffran är positiv har du en gynnsam varians (yay!). Om siffran är negativ har du en ogynnsam varians (far inte panik – du kan analysera och förbättra).
Vill du beräkna din avvikelseredovisning i procent? Det kan du också göra. Tänk på att en gynnsam variansprocent uttrycks som ett negativt tal, medan en ogynnsam varians är positiv. Här är formeln för att beräkna din varians i procent:
Varians =[(Faktisk / Prognos) – 1] X 100
I den här formeln dividerar du vad du faktiskt spenderade eller använde med vad du förutspådde. Subtrahera sedan 1 och multiplicera summan med 100 för att omvandla det till en procentsats.
Vill du se dessa formler i aktion? Ta en titt på våra exempel för att se både mängd och procent för ogynnsamma och fördelaktiga avvikelser.
Låt oss börja med formeln för variansmängd. Säg att du förutspår att spendera 5 000 USD på inventering. Men det finns en brist på utbudet som driver upp dina kostnader till $7 000. Vad är din avvikelse?
Varians =Prognos – Faktisk
Varians =5 000–7 000 USD
Din avvikelse är -2 000 USD, vilket är en ogynnsam avvikelse. Vad är detta belopp i procent? Använd den andra variansformeln för att ta reda på:
Varians =[(Faktisk / Prognos) – 1] X 100
Varians =[($7 000 / $5 000) – 1] X 100
Din varians är 40%. Detta visar att din faktiska kostnad var 40 % högre än din förutsägelse.
Låt oss nu titta på ett gynnsamt variansexempel. Säg att du förutspådde att du skulle spendera 1 000 timmar på Project XYZ. Istället spenderade du bara 500 timmar på projektet. Vad är din avvikelse?
Varians =Prognos – Faktisk
Varians =1 000 – 500
Din fördelaktiga avvikelse är 500, vilket visar att du tillbringade 500 färre timmar på projektet än vad du räknade med. Här är det i procent:
Varians =[(Faktisk / Prognos) – 1] X 100
Varians =[(500 / 1 000) – 1] X 100
Din varians är -50 %, vilket visar att dina faktiska arbetstimmar var 50 % färre än du förutspått.
Förstå skillnader i redovisning och varför det är viktigt? Kolla upp. Nu är det här vad du ska göra med den informationen för att hjälpa ditt företag.
Det är dags att analysera nämnda varians. Så vad är variansanalys?
Du kan göra en avvikelseanalys av bokslut, timmar dina anställda loggar, inköpskvitton, etc.
Följ dessa allmänna steg för att starta din avvikelseanalys i kostnadsredovisning.
Bestäm först vad du vill analysera. Är det din årliga budget? Ett projekt du arbetar med? Anställdas input och output?
När du har bestämt dig för vad du vill mäta, beräkna skillnaden mellan din förutsägelse och faktiska resultat.
Är din variabel gynnsam eller ogynnsam? Oavsett svaret går du vidare till nästa steg för att få en bättre bild av var du över- eller underpresterar.
Ta en titt på de specifika avvikelserna för vad du än mäter. Om det är din budget kan du börja med att titta på skillnaderna mellan din budgeterade och faktiska kostnad för var och en av dina utgifter. Och om du mäter hur lång tid det tog dig att slutföra Project XYZ, kan du titta på antalet timmar det tog varje avdelning jämfört med dina förutsägelser.
Vad det än är du bryter ner, börja med att samla in dokument för att jämföra faktiska resultat med dina förutsägelser.
Du kan till exempel behöva:
Skriv ut varje avvikelse för att hjälpa dig att analysera din redovisningsinformation och fatta välinformerade beslut.
Naturligtvis, om du har en obetydlig summa (t.ex. $20), behöver du förmodligen inte slösa tid på att analysera orsaken.
Tänk på att det finns vissa utmaningar med att titta på specifika avvikelser. Det kan vara en tidsförpliktelse att samla in register och sortera igenom information (särskilt om du inte använder verktyg som bokföringsprogram).
Här får du spela detektiv. Varför finns det en avvikelse? Se de specifika avvikelser du beräknade och titta på dina poster för att identifiera varför det kan vara en skillnad.
Hoppa inte över gynnsamma avvikelser. Visst, det är bra att du gör det bättre på det området än du förutspått. Men genom att bedöma orsaken kan du kanske tillämpa den framgången på underpresterande områden. För att inte tala om, du kan duplicera framgången till nästa gång också.
Ta en titt på några av orsakerna till avvikelser i redovisning:
Fila inte bort dina fynd på en hylla för att samla damm. Dela istället informationen (både den goda och den dåliga) med intresserade parter, såsom:
Du har lagt ner tid på att beräkna, analysera och förklara dina avvikelser. Nu är det dags att omsätta den informationen i handling. Använd det du lärt dig för att göra förbättringar av underpresterande områden.
Du kan använda avvikelser för att göra ändringar som:
Och kom ihåg att hålla en bra sak igång även i överpresterande områden.
Det finns två typer av människor i den här världen:De som är organiserade … och de som inte är det. Men om du vill analysera avvikelser i redovisningen behöver du organiserade register. Med Patriot's bokföring online kan du hålla reda på dina inkomster och utgifter på ett och samma ställe. Se hur enkelt det är med en gratis provperiod!
Måste du betala en rörmokare om han inte kan stoppa din läcka?
Att leva gott på den summa pengar du har
En djupdykning i mobilitetens framtid
Fall inte in i shoppingfrenzyn med coronaviruset
Inför begravningen innan du måste
Hur bekant är du med de olika typerna av skulder inom redovisning?
Vad du ska göra om du inte har tillräckligt med pensionssparande
Hur får du ett lån om du inte har ett jobb