Det är en situation som är långt ifrån idealisk för de flesta revisorer – att förbereda en momsdeklaration från en påse med kvitton, eller försöka stämma av en kunds bankkonto bara för att hitta dussintals transaktioner som inte har något matchande pappersarbete.

Att jaga en klient äter upp dyrbar tid som skulle kunna läggas på annat arbete. Och det kan vara stressigt när du arbetar med flera deadlines, till och med orsaka långsiktiga problem när det gäller att förbereda finansiella rapporter.

Så hur uppmuntrar du kunder att föra och tillhandahålla bra momsregister?

Var tydlig, var kortfattad

Kom ihåg att kunder ofta anlitar en revisor för att hantera sina angelägenheter eftersom de bara har en lös förståelse för redovisning och skattesystemet – de litar på din expertis för att vägleda deras verksamhet. Detta ger revisorn ett visst utrymme att låta kunden veta hur han bäst organiserar sin momsregistrering.

Revisorer har alla föredragna stilar och metoder och det är viktigt att kommunicera tydligt med din kund om hur du fungerar bäst:

• Förbered ett ark med allmänna momsriktlinjer att dela ut till dina kunder. Alla kunder har sina egna interna bokföringssystem, men genom att kortfattat beskriva vilka dokument du behöver och hur de bäst organiserar dem kan det hjälpa kunden att anpassa sitt system efter dina behov också.
• Om något inte fungerar, meddela kunden. Det kan vara att din kunds försäljning registreras på ett förvirrande sätt, eller att de betalar leverantörer med check och inte registrerar vem de har betalat. Oavsett vad problemet är, diskutera det med klienten tidigt så att det inte blir vanligt och svårare att ändra efterhand.
• Fortsätt diskutera! Ingenting är hugget i sten, dina kunder kommer ofta att byta områden i sina verksamheter, hitta nya intäktsströmmar och nya leverantörer med olika standarder. Gör en snabb bedömning av momsregistreringen som tillhandahålls varje kvartal och låt kunden veta hur han bäst anpassar sin journalföring till förändringar i sin verksamhet.

Förklara fördelarna

Även efter att ha försökt kommunicera hur man bäst tillhandahåller bra momsregister finns det inte alltid incitament för kunden att göra det – de betalar dig trots allt för att hantera den här typen av saker!

Se till att din kund vet varför deras register är viktiga – de vill inte betala mer skatt än nödvändigt och momsregister utgör ofta hörnstenen för ett företags hela redovisningssystem.

Dålig dokumentation kan leda till förlorade momsanspråk, problem med att upprätta bokslut, högre bolagsskatteräkningar och svårigheter att upprätta regelbundna förvaltningskonton för kunden.

Slutligen, var inte rädd för att vara öppen med kunden när det gäller att beräkna dina avgifter. Bokföringsavgifter är normalt tidsbaserade och genom att låta dem veta genom att äta upp din tid kan leda till en högre avgift, blir de ofta mycket mer mottagliga för dina rekommendationer.

Genom att fokusera på fördelarna för kunden, oavsett om det handlar om redovisningsavgifter, skattebesparingar eller rapportering, kommer du att upptäcka en större vilja att förse dig med korrekta register. De är i affärer för att tjäna pengar och de förstår att du också är det.

Gör skatten digital

Som en del av regeringens Making tax digital strategi , är momsdeklarationsprocessen det första området som HMRC siktar på att digitalisera i april 2019. Att göra skatten digital syftar till att förbättra efterlevnaden genom att göra momsdeklarationer mer transparenta genom kravet på digitala register för momstransaktioner och -kvitton.

Även om detta kan visa sig vara en utmaning för vissa företag, bör det förhoppningsvis förbättra kvaliteten på momsregistreringen som tillhandahålls eftersom digitala bilder av fakturor och kvitton kommer att krävas via en papperslösning som Kvittobank .

Detta kommer att göra det mycket lättare för revisorer att läsa protokoll – vilket sparar dig tid – men bör också säljas till kunden som positiv också! När allt kommer omkring kan det vara en utmaning att hitta utrymme för sex års momsregister och genom att uppmuntra dina kunder att bli digitala kan ni båda dra nytta av förbättrade register och mindre pappersarbete att lagra!

Du kan hitta mer om Making Tax Digital här .