'Mitt i svårigheter   ligger möjlighet' – Albert Einstein

Vår vän Dan Richards på MyFirmApp har sammanställt den här artikeln ... några lugnande och uppmuntrande ord i dessa svåra tider.

Lugn. Vård. Kommunicera:Nu är det dags att vara den betrodda rådgivaren

När coronavirus-pandemin sveper över världen skulle det vara alltför lätt att bara se det negativa i det som händer.

Utmaningarna för företag, stora som små, är utan tvekan enorma och det är en oroande tid för alla. Vårt råd är enkelt; håll dig lugn, ta hand om dina anställda och dina kunder och kommunicera effektivt med båda.

Lugn

  Hålla sig lugn. Under osäkra tider vänder sig människor till ledare för trygghet och vägledning och här finns en verklig möjlighet för revisorer att ta på sig rollen som pålitlig rådgivare och att hitta nya sätt att komma ännu närmare sina kunder för att vägleda dem genom denna kris.

Vård

Visa att du bryr dig. Just nu behöver dina kunder och dina anställda dig mer än någonsin. De är sannolikt oroliga över vad som ligger framför sig och vill känna att någon de litar på ser upp till dem. Gör det till en prioritet att prata med dem regelbundet för att hålla dem uppdaterade med ett jämnt flöde av korrekt information samtidigt som du försäkrar dem att du alltid finns tillgänglig för att ge praktiska råd.

Kommunicera

  Kommunicera så mycket som möjligt. Strunta i alla gamla regler om när och hur man kommunicerar och ring, e-post, Skype, sms:a och använd push-meddelanden för att prata om utmaningarna dina kunder står inför och låt dem veta att du är på deras sida. Alla behöver hjälp vid en tid som denna och med statliga råd som ändras dagligen finns det definitivt ingen brist på den vägledning du kan dela med dem via digitala kanaler, från de senaste råden från regeringen, övervaka kassaflödet till att hjälpa till att ordna ekonomi.

Det här är en situation som förändras snabbt och de som tar tillfället i akt att göra denna så viktiga växling och komma närmare sina kunder kommer att ha den bästa positionen för att komma starkare. För att sätta bollen i rullning här är våra bästa rekommendationer för att förbli operativ och samtidigt kundfokuserad. Samma tips kan också förmedlas till dina kunder.

1. Använd all teknik som nu finns tillgänglig

  Regeringen har meddelat att icke-nödvändiga resor och kontakt ska undvikas, så användningen av teknik kommer att behöva ökas och användas när det är möjligt för att hålla kontakten konstant. Det har aldrig varit en bättre tid att investera i samarbetsteknologiska verktyg och modernisera dina kommunikationsmetoder, eftersom det är troligt att sättet vi arbetar på kommer att ha förändrats avsevärt på lång sikt även efter att denna situation är över.

• Titta på hur du använder molnservrar för att dela data i realtid
• Istället för att hålla möten personligen är konferensapplikationer som Skype eller Zoom, som nu är så nära möten ansikte mot ansikte som möjligt, ett utmärkt alternativ
• Använd chattbaserade samarbetsverktyg som Slack eller Microsoft Teams för att hålla dig uppdaterad med kollegor och till och med kunder i realtid. Du kan använda funktioner som dokumentsamarbete, en-mot-en-chatt och teamchatt. De har också en egen mobilapp så att du alltid är ansluten
• Fokus kommer att ligga på videochatt och telefonsamtal för att hålla kontakten. Det här tillvägagångssättet kommer sannolikt att få dina kunders välsignelse eftersom att spendera tid borta från sina företag i möten alltmer ses som ett slöseri med värdefull tid
• Teknikutvecklingen har gjort elektroniska signaturer till det säkraste och snabbaste sättet att få pappersarbete och returer auktoriserade. Om en klient arbetar hemifrån på grund av viruset och dokumentet har skickats till hans kontor, kommer det oundvikligen att bli en tidsfördröjning innan det undertecknas. Använd den nuvarande situationen som det perfekta tillfället att gå över till elektroniska signaturer, med hjälp av verktyg som Docusign, Adobe Sign eller en mobil dokumentskanner (vi har en gratisversion tillgänglig i OneApp) där det är möjligt för en snabbare och mer miljövänlig hantering

2. Håll kontakten med kunder

  Tillståndet av osäkerhet är oroande och företag, nu mer än någonsin, kommer att behöva sina revisorers hjälp för att rida ut de kommande månaderna. Budgeten tillkännagav en rad åtgärder på 12 miljarder pund i ett försök att hjälpa dem som behöver spara pengar, inklusive HM Revenue and Customs avstängning av "tid att betala", lättnader för företagspriser, anslag på 3 000 pund för de minsta företagen, Coronavirus Business Interruption Scheme och återkrav av kostnaden för 14 dagars sjuklön.

Regeringen har sedan dess tillkännagivit ett finansiellt räddningspaket inklusive statliga lånegarantier värda 330 miljarder pund tillsammans med ytterligare 20 miljarder pund i finansiella utdelningar för att hjälpa kämpande företag att hantera den ekonomiska katastrofen orsakade. Dina kunder kommer att vilja veta hur detta påverkar dem och hur de kan få tillgång till finansieringen om det behövs – det är din roll att vägleda dem genom det.

Hastigheten i meddelandena och den ständigt föränderliga situation vi för närvarande befinner oss i betyder att du behöver omedelbara och effektiva sätt att få kontakt med dina kunder för att hålla dem uppdaterade och visa att du bryr dig. På MyFirmsApp har vi skickat snabba push-meddelanden till våra kunders appar för att hålla sina kunder uppdaterade med den senaste utvecklingen. En del av våra kunder har också dragit nytta av att själva skicka regelbundna push-meddelanden till sina kunder via sin app – fördelen med push-meddelanden är att de är omedelbara och nästan alltid läses, snarare än att förloras i e-postkorgen, vilket är viktigt när nyheter kontinuerligt ändras.

3. Beredskapsplanering

  Att upprätthålla de högsta nivåerna av kundvård kommer att förbli en fast prioritet. Här är bara några områden att tänka på:

• Titta på policyer kring affärsresor och om ett förbud införs, informera kunderna om alternativa metoder
• Bestämma vem som ska ansvara för att ge kunderna råd om personalen testats positivt för viruset eller är självisolerande
• Initiera säkerhetskopieringspolicyer om personalen inte kan utföra tidskritiska uppgifter
• Håll en IT-genomgång för dem som arbetar hemma för att kontrollera att systemen är lika säkra som om de arbetar på kontoret. Se till att all klientinformation förblir konfidentiell, lagras på en central server eller i molnet och säkerhetskopieras
• Se till att tekniken finns på plats för att hålla fysiska möten på distans, du kommer sannolikt att bli positivt överraskad över hur enkla onlinemöten faktiskt är!
• Planera resursstrategier för att minimera risken för störningar om ett stort antal personal är frånvarande, såsom omfördelning av personal, uppdelning av team och korsutbildning av personal som utför affärskritiska funktioner
• Utveckla beredskapsplaner för kostnadsbesparingar om intäkterna påverkas negativt, för att säkerställa kontinuitet i verksamheten så mycket som möjligt. Detta kan inkludera minimala löneminskningar för all personal för att bibehålla full sysselsättning
• Etablera digitala rutiner för signering av dokument

Tiden för ledarskap är nu

  De fullständiga konsekvenserna av coronaviruset är fortfarande oklara men en sak vi vet är att den mänskliga och affärsmässiga påverkan kommer att bli enorm. Redovisningsbyråer har en skyldighet just nu att ta hand om sina anställda och kunder och ta itu med de utmaningar som presenteras direkt.

Nu mer än någonsin behöver revisorer presentera sig själva som den pålitliga rådgivaren i en tid av kris och upprätthålla starka kundrelationer genom effektiv kommunikation och användning av modern, samarbetsvillig teknologi.

MyFirmsApp gör redovisningsföretag bättre och hjälper dem att växa genom att se till att viktig kommunikation ses och att konkurrensfördelar och lojalitet upprätthålls genom förbättrat engagemang och interaktioner. Den globala leverantören av skräddarsydda appar för revisorer och bokförare som används av branschens mest progressiva företag, har utvecklat över 1 200 appar för revisorer och bokförare som är tillgängliga i 11 länder och som används av över en kvarts miljon företag dagligen för att hantera sin ekonomi . www.myfirmsapp.co.uk