Att sammanställa din personalhandbok kan vara en tidskrävande och detaljerad process. Du vill inte missa några viktiga ämnen, och du måste se till att informationen presenteras tydligt och effektivt – och på ett sätt som engagerar dina anställda.
Tänk på att du inte vill att din medarbetarhandbok ska framstå som för omfattande eller för fylld med tekniska juridiska termer – eftersom folk kanske undviker att läsa den. Du vill att din röst, själ och avsikt ska komma igenom.
Du kan hitta många gratis och relativt billiga mallar för anställdas handbok och verktyg för "handbokbyggare" online. Vissa onlinebaserade företag tar ut några hundra dollar för att vägleda dig genom processen att skapa en detaljerad personalhandbok genom att ställa frågor om dina policyer och vad du vill inkludera i handboken. De kan också ge dig en uppdelning av arbetsplatspolicyer i ditt land, så att du enkelt kan lägga till dem i din handbok.
Även om dessa program kan effektivisera processen för att skriva handböcker, erbjuder vissa mer anpassning än andra. Om du väljer att gå den här vägen vill du vara säker på att du inte skapar en handbok som i slutändan kommer att kännas för allmän.
Society of Human Resource Management (SHRM). För en ettårsprenumeration på $350 leder SHRM Employee Handbook Builder dig genom alla nyckelstegen för att skapa en anställd handbok. Statsspecifika filter låter dig släppa in aktuella federala och statliga policyer som "reflekterar de senaste federala och statliga riktlinjerna för efterlevnad av arbetsplatser, som granskats av plattformens juridiska partner, Jackson Lewis," säger SHRMs webbplats. "Som prenumerant på EHB, du får regelbundna varningar för eventuella ändringar av statlig eller federal lag som sker under den ettåriga prenumerationsperioden." (Aktiva SHRM-medlemmar kan också ladda ner en gratis mall för personalhandbok.)
Raketadvokat. Rocket Lawyer är en onlinebaserad mall för juridiska dokument och juridiska tjänster skräddarsytt för småföretag, som betalar en månatlig eller årlig prenumerationsavgift. Prenumeranter har tillgång till ett brett utbud av mallar – inklusive ett verktyg för anställdas handbok som leder dem genom ett frågeformulär för att skapa en anpassad handbok. Den tillhandahåller också federala och delstatsspecifika policyer.
Blissbook. Många företag har gjort av med sina pappershandböcker för anställda och gått över till att endast vara digitalt. Detta kan erbjuda fördelar, som att göra uppdateringen av handboken enklare (inget behov av att distribuera papperskopior), samt att hjälpa anställda att lättare söka efter den relevanta information de behöver. Blissbook är ett företag som kan bygga och hantera en digital medarbetarhandbok för ditt företag. Priset börjar på 750 USD (för ett företag med upp till 150 anställda) och inkluderar e-signaturfunktioner och dataanalys om hur många anställda som har tittat på handboken.
Gratis mallar. Du kan också hitta många gratis mallar för personalhandböcker online genom att göra en Google-sökning efter "gratis mall för personalhandböcker." Se bara till att du bara laddar ner mallar från välrenommerade webbplatser.
Om du inte känner att du har expertis eller tid att skriva och organisera din egen personalhandbok kan du säkert anlita en HR-konsult för att göra det åt dig. Leta efter en lokal konsult som håller koll på alla gällande federala, statliga och lokala anställnings- och arbetslagar och som har erfarenhet av att hjälpa andra företag att skapa sina handböcker.
HR-konsulter kan debitera per timme eller de kan ta ut en fast projektavgift. Det är en bra idé att prata med åtminstone några innan du väljer vilken du ska anlita.
Att anlita en advokat är den överlägset dyraste vägen att gå, men du kan vara säker på att han eller hon kommer att känna till de relevanta arbetslagarna.
Även om du bestämmer dig för att göra DIY din medarbetarhandbok, med hjälp av anpassningsbara mallar och verktyg, kan du alltid överväga att anlita en HR-konsult eller arbetsjurist för att granska din medarbetarhandbok innan du distribuerar den till anställda. Detta hjälper till att säkerställa att du inte har missat något viktigt och ändå inte betalar för att lägga ut hela personalhandboken på entreprenad.
Om du väljer att betala för professionell hjälp, glöm inte bort behovet av att skapa en medarbetarhandbok byggd kring din kultur, värderingar och röst. En extern expert kan hjälpa dig att ta itu med policyer och lagar – men de känner inte till din arbetsplats som du gör.
När du väl har skapat din personalhandbok är nästa stora utmaning att få dina anställda att faktiskt läsa den. Det är viktigt att medarbetarna förstår dina arbetsplatsregler och policyer, så att de inte kör på dem och du behöver inte ständigt upprätthålla dem. Dessutom, om du vet att de har läst medarbetarhandboken, så vet du att de åtminstone är medvetna om reglerna och policyerna för ditt lilla företag.
Tack och lov är det ingen raketvetenskap att få dina anställda att läsa personalhandboken. Här är fyra tips som hjälper din medarbetarhandbok att bli läst och refererad:
Överväg att hitta en titel som låter mindre som en handbok och mer som en användbar guide. (Tänk i linje med "Den fantastiska boken som kommer att göra anställdas arbetsliv ännu mer fantastiska." Tja, tänk åtminstone på hur man får det att låta roligt.)
Big Spaceship, en mobilapptillverkare i Brooklyn, New York, har döpt sin hippa personalhandbok till Vår manual , medan webbplatsen för finansiell information The Motley Fool kallar sin onlinehandbok för The Fool Rules!
Med andra ord, organisera din personalhandbok så att den mest spännande informationen – som ditt företags värderingar och kultur och personalförmåner – kommer först. Om du börjar med policyer eller lagar är det mer sannolikt att anställda slutar läsa.
Fler företag går över till onlinehandböcker som kan finnas på företagets intranätsystem eller till och med live på internet. Detta ger många fördelar:Du kan lägga till mer engagerande element som videor, om du vill, och handboken kan göras sökbar (så att någon helt enkelt kan skriva "fördelar" och hoppa till avsnittet de letar efter).
Även om du inte vill skapa en digital handbok, fundera över hur du ska leverera den vid rätt tid och plats. Att bara inkludera det i en ny medarbetares välkomstpaket kanske inte fungerar. Överväg att lägga den på sitt skrivbord den första arbetsdagen och ge dem tid att läsa den under arbetsdagen.
Det är lite gammaldags, och ändå kanske du vill överväga att kräva att anställda skriver under – antingen med penna eller elektroniskt – när de når slutet av medarbetarhandboken och bekräftar att de har tagit emot och granskat informationen.
En medarbetarhandbok bör betraktas som ett levande dokument - inte ett engångsprojekt. Anställnings- och arbetslagar ändras regelbundet, och dina anställdas policy kan behöva ändras också – allt eftersom ditt företags- och personalbehov utvecklas.
Gå igenom din medarbetarhandbok minst en gång om året och leta efter sätt att göra den bättre och mer användbar för dina anställda. Om ditt lilla företag är tillräckligt stort för att ha ett HR-team, be dem hålla reda på vanliga medarbetarfrågor de får under året.
Kom ihåg att din personalhandbok är en värdefull resurs som kan hjälpa dig att spara tid, hålla dina anställda informerade och i slutändan skydda ditt företag i händelse av en rättegång. Du bör ägna tillräckligt med tid åt att skapa och förfina den för att säkerställa att du ger dina anställda den mest användbara guiden du kan.
Att skapa och hantera en omfattande personalhandbok är bara ett av dina många jobb som småföretagare. Ibland kan det kännas som om du har alldeles för många ansvarsområden på din tallrik — från produktdesign och uthyrning, till bokföring och försäljning, antingen online eller personligen.
