Distansarbete har blivit en stapelvara bland stora och små företag. För många företag är det här för att stanna.
Så hur ser personalledningen ut på långt håll?
Vi vände oss till företagsägare för att få deras råd om hur man hanterar ett distansteam.
Du har säkert hört talas om några av dessa verktyg. Andra kanske överraskar dig.
Det finns bara så mycket som kan göras via e-post. När du behöver få något gjort utanför en oändlig e-postkedja och du saknar den där ansikte-mot-ansikte-kopplingen som sker i traditionella möten, bör Zoom vara ditt bästa verktyg. Även om gruppvideokonferenser är huvudfunktionen, har Zoom också skärmdelningsmöjligheter samt möjligheten att spela in möten för framtida användning eller för individer som inte kunde närvara.
- Jon Schneider, Recruiterie
Genom att använda en molnlagringstjänst som Google Drive kan du inte bara lagra stora filer på en central plats, det låter dig också samarbeta med filer med teammedlemmar i verkligheten. tid, med hjälp av funktionerna i Google Dokument, Kalkylark och Presentationer som erbjuds via Google Drive. Molnlagring är också användbart när filer är för stora för att skickas via e-post. Att bara dela dessa dokument via Google Drive säkerställer att alla kan få dem när som helst.
- Denise Gredler, BestCompaniesAZ
Project Management Software är mitt bästa verktyg för att hantera distansanställda för en digital PR-byrå. Oavsett om du föredrar Asana, Trello eller något liknande, kommer projektledningsprogramvara att revolutionera dina hanteringsmöjligheter. De flesta mjukvaror är inte bara anpassningsbara och intuitiva, utan de är också vackra för chefer som jag som söker estetisk organisation. Så innan du funderar på att anställa en assistent, prova ett projektledningsverktyg.
- Emily Bosak, Markitors
Microsoft Teams har varit oerhört värdefullt för mitt fjärrteam. Det är här det mesta av korrespondensen med teamet sker. Det är en chattapp designad för möten och dokument. Det fungerar också bra för slumpmässiga konversationer men är som bäst när du ska hamra på ett förslag eller skissera ett projekt tillsammans med teamet. Du kan hoppa på ett videosamtal, dela din skärm och logga varje diskussion i långa meddelanden. Det är nästan e-post återuppfunnet och slutar inte där. Du kan göra mer med Microsoft Teams när du ansluter den till andra appar som stöds med hjälp av Zapiers automatiserade arbetsflöden. Spåra fakturor i Teams när de betalas, få omedelbar insyn i nya potentiella kunder genom att lägga upp dem på en kanal automatiskt när de kommer in och mer.
- Manny Hernandez, Wealth Growth Wisdom, LLC
När du har ett team av distansanställda, som potentiellt arbetar på olika platser och vid olika tidpunkter, är Trello en gudstjänst. Det faktum att du kan använda det gratis hjälper också! Det finns en kommersiell "Gold"-version, men jag har alltid tyckt att gratisfunktionen är mer än tillräcklig. Trello är i huvudsak en ersättning för en enorm kontorsskrivtavla täckt med klisterlappar, och gör det enkelt och intuitivt att hantera projekt, dela ut uppgifter till olika deltagare och arbeta tillsammans. Det kräver inköp från hela teamet, eftersom alla måste göra sin del för att säkerställa att tavlor används konsekvent och hålls uppdaterade. Men jag har ännu inte stött på något företag där användningen av Trello (eller liknande) inte på allvar hjälper med produktiviteten och organisationen.
- Ben Taylor, HomeWorkingClub.com
Threads är en intuitiv instrumentpanel som fångar, kompilerar och organiserar all din affärskommunikation till en lättillgänglig plattform. För distansanställda och deras chefer skapar Threads en strömlinjeformad kommunikationsprocess med funktioner inklusive CRM-integration, hantering av delad inkorg samt samtalsinspelning och transkription.
- John Yardley, trådar
Time Doctor är ett verktyg som jag rekommenderar till alla som behöver hantera fjärranställda. Time Doctor är ett verktyg för produktivitetsspårning. Denna applikation tar skärmdumpar av användarens skärm och registrerar hur länge de arbetar under dagen. En oro som många har när det gäller programvara för tidsspårning är hur invasiv den kan vara av personlig integritet. Lyckligtvis är Time Doctor väldigt anpassningsbar. Du får välja och välja vilken information som ska registreras och sparas, såsom tangenttryckningar och klick. Time Doctor hjälper oss att veta att vårt fjärrteam håller sig på rätt spår och gör vad de ska under hela dagen. Ett tidsspårningsverktyg i sig gör dock inte ditt företag mer produktivt. Att tilldela uppgifter med tydliga milstolpar och deadlines hjälper ditt fjärrlag att vara så produktivt som möjligt!
- David Lynch, Payette Forward
Slack är ett utmärkt verktyg för distansarbete eftersom det överbryggar klyftan inom intern kommunikation som ofta saknas när du inte är på en kontorsmiljö. Det låter lagkamrater och avdelningar flytta projekt snabbt genom att dela idéer och kommentera i realtid. En ständigt användbar "påminnelser"-funktion låter dig hålla reda på viktiga uppgifter och deadlines. Du kan skapa påminnelser för uppdrag och meddelanden så att du inte tappar koll och låter saker glida mellan stolarna. För alla som arbetar på distans kan detta vara en funktion som förändrar spelet. Det är i grunden ett verktyg för fjärrsamarbete för snabbmeddelanden och för att säkerställa att arbetet förblir produktivt. Dessutom, när du vet vad alla jobbar med, kan du förbli motiverad och tydlig i din roll även när du arbetar på distans, och Slack hjälper dig att uppnå det.
- Nate Masterson, Maple Holistics
Vi har provat en hel del verktyg för fjärrstyrning av team under de tre år som vi har arbetat på distans. En som stack ut är Jira av flera anledningar. Först och främst har vi en hel del utvecklare i vårt team och Jira är felfri för utvecklare. Du kan spåra problem och buggar, ha anpassningsbara arbetsflöden, skapa produktfärdplaner och mycket mer. Du kan till och med anpassa Jira efter din föredragna arbetsstil - vi arbetar i den agila metodiken och Jira anpassar sig riktigt bra. Det kan också användas för andra avdelningar - våra marknadsföringsfolk älskar hur enkelt och lätt att använda det kan vara om du bara använder dess huvudfunktioner. Vi har full överblick över vem som gjorde vad och när, om jobbet är klart eller inte, och hur mycket tid de lagt på en viss uppgift. Med andra ord, allt som krävs för att veta om ett avlägset team gör sitt jobb är att logga in på Jira.
- Malte Scholz, Airfocus
DocHub är ett fantastiskt verktyg som min avlägsna grupp av försäkringsgivare, entreprenörer och jag använder nästan dagligen på mitt företag, Simple Life Insurance, som tillhandahåller oberoende mäklartjänster för livförsäkring . DocHub är i grunden som en levande samarbetande PDF-generator. Eftersom vi undersöker och skriver policycitat för prospekterande kunder dag ut och dag in, behöver vi ett verktyg som skapar skräddarsydda policymallar som vi enkelt kan dela och justera mellan lagkamrater. DocHub får bonuspoäng eftersom den integreras med Google Drive och Gmail, som vi också använder. Dessutom ser gränssnittet mycket ut som Microsoft PowerPoint, vilket gör det vansinnigt användarvänligt. Den bästa delen av DocHub är dock dess e-skyltfunktionalitet. Återigen, eftersom vi utarbetar policyer behöver vi enkla funktioner för e-signaturer och anteckningar för både oss själva och för våra kunder.
- Ty Stewart, Simple Life Insure
Som ett 100 % virtuellt företag som fungerar under en resultatorienterad arbetsmiljö, har ett veckorapporteringssystem som Weekly10 varit en nödvändighet för oss för att hantera anställda och projekt. Om du inte vill bli avbruten hela dagen (eller avbryta dina anställda själv och be om uppdateringar), kan tillhandahålla en enkel plattform som ger dig inblick i deras självrapporterade prestationer på regelbunden basis hjälpa dig att hålla koll på deadlines, mål , och produktivitet.
- Laura Spawn, Virtual Vocations
Vårt bästa verktyg för fjärrhantering är ett program som heter Toggl. Toggl är en tidsspårningsapp, och den har visat sig vara avgörande för att hantera anställdas projekt och timmar som ägnas åt att arbeta på distans. Det kan vara lätt att bli misskött och oorganiserad när man jobbar på distans, och Toggl hjälper oss att hålla reda på vilka projekt anställda arbetar med och hur många timmars arbete som går åt till dessa projekt. Programmet hjälper oss också att analysera den totala mängden resurser som ägnas åt olika uppgifter och projekt, vilket hjälper oss att prioritera och öka vår effektivitet och produktivitet.
- Chane Steiner, trovärdig
Även innan pandemin började har flera företag arbetat på distans på grund av dess bevisade fördelar som effektivitet, flexibilitet och mindre stress. Men eftersom det är en enorm skillnad mellan att arbeta på kontoret och att arbeta hemma, tenderar företag att använda vissa verktyg som hjälper dem att fylla i skillnaderna. ProofHub är en onlinehanteringsprogramvara som är betrodd av många avlägsna grupper för att samla allt på ett ställe. Kollegor kan ha konsekventa kontakter med enskilda partners och kunder. ProofHub följer med många höjdpunkter, till exempel webbaserad försegling, konversationer, chatt för att dela feedback. Att ProofHub är en allt-i-ett-fjärrprogramvara är en absolut nödvändighet för grupper som efterfrågar en mer framträdande grad av ledningens skicklighet.
- Sonya Schwartz, Her Norm
Instagantt har nyligen varit min favorit och mycket mer än bara tidslinjeflödesscheman. Denna fiffiga plugin-mjukvara för Asana har varit en elegant lösning för alla våra projektledningsbehov. Eftersom antalet teammedlemmar och komplexiteten i projekt har ökat exponentiellt har behovet av att hantera alla samtidiga projekt med olika överlappande intressenter ökat. Lägg till detta oförmågan att samarbeta personligen så har du en katastrof som väntar på att hända. Lyckligtvis har Instagantt varit en räddare eftersom det låter mitt team spåra alla relevanta detaljer. Det visuellt tilltalande och intuitiva gränssnittet är oerhört användbart, men det är sättet på vilket jag kan tilldela, planera, prioritera och sätta deadlines som skiljer det här verktyget från konkurrenterna. Detta matas direkt in i arbetsbelastningshantering samt tid och kostnader är andra alternativ man kan aktivera. Slutligen är instrumentpanelen och rapporteringsalternativen högst upp i fältet. Med andra ord, jag kan inte rekommendera den här programvaran tillräckligt, särskilt när jag har att göra med ett stort antal projekt och/eller personer samtidigt.
- Jessica Lim, My Perfect Resume
Det är knappt med pengar för små företag. Det är därför jag letar efter prisvärda verktyg när det kommer till onlineverktyg som maximerar användningen av varje krona. Jag använder två verktyg som kompletterar varandra och ökar produktiviteten till fullo. Vi använder Skype för videokonferenser. Den kan användas för affärskonferenser för upp till 250 personer. Den är kompatibel med MS Office och kan integreras med många företagsappar. Den har också många olika kommunikationskanaler som ökar produktiviteten, uppmuntrar till samarbete och bjuder in idéer och innovationer. Det bästa med det här är att det är väldigt prisvärt. Skype är det billigaste videokonferensverktyget på marknaden idag.
- Jeremy Harrison, Hustle Life Media, Inc.
