Entreprenörer har aldrig tillräckligt med tid; men de som är framgångsrika verkar få rätt saker gjorda.
För att få större kontroll behöver du vara öppen för förändring och i kontakt med dina egna styrkor och blinda fläckar. Att anta bättre organisationssystem bör hjälpa till med följande två frågor:
Vilken typ av system som fungerar beror på din personlighet eller hjärnans ledningar. Vill du förhindra kaos, eller behöver du känna en känsla av möjlighet? Inget system fungerar för alla. Du måste hitta det som fungerar för dig och blir en vana.
Personer med vänster hjärna älskar system och anammar hungrigt projektledning, kalendrar, uppgiftslistor etc. Att kryssa objekt från listor ger sin egen inneboende belöning. Men hur är det med aktiviteter på högre nivå och mindre påtagliga? Förbättring kan fokusera på att blockera tid och ta in resurser för mer kreativa projekt, som planering, strategi och marknadsföringskampanjer.
Typer av höger hjärna hatar struktur. Vecko- eller månatliga "att göra" kommer att kännas mindre restriktiva än en daglig uppgiftslista, så uppgifter kan hanteras när energin är hög. Och här kan det röriga skrivbordet verkligen representera "arbetsutrymmet" som behövs. Föremål måste vara i sikte för att vara aktiva. Eftersom det inte ger någon glädje att bocka av listor, kan belöningar behöva läggas till. Till exempel att göra "tråkiga" uppgifter först på dagen och lämna kreativa "roliga" uppgifter som belöning.
Skapa en visionboard för ditt företag. Aviva Goldfarb använder en morgonmeditation för att starta sin arbetsdag med 10-15 minuter för att visualisera dagen och prioritera aktiviteter. Hon rekommenderar också att du stämmer in på dina personliga biorytmer – även att ta korta tupplurar (med inspelade meditationer med tidsinställda väckningar).
Papperssystem kan fortfarande vara den bästa organisationstekniken. Den fysiska handlingen med handstil förvarar uppgiften i minnet och skapar en påtaglig koppling. Det viktiga är att skapa fångstverktyg eller områden för olika sammanhang, såsom företag, familj och personligt. Post-it-lappar kan skapa ett flexibelt sätt att fånga uppgifter, med flexibiliteten att ordna om och kassera när de är klara. Att använda olika färger kan särskilja olika funktionella områden (marknadsföring vs bokföring, etc.) eller olika kunder eller projekt. Ett annat användbart papperssystem är Arc-projektplaneraren från Staples – löstagbara papper och en anteckningsbok i precis rätt storlek skapar en enkel plats att fånga uppgifter, anteckningar och idéer.
Arrangören Jackie Kelly från Clearing House föreslår att du tar hand om ditt schema genom att blockera tid för projekt och andra viktiga saker som inte blir gjorda. Jackie är också en stor anhängare av att ge dig själv en planeringsdag för att sätta upp mål, omorientera verktyg och ställa in ditt organisationssystem. Acuity har ett lättanvänt (och gratis) verktyg som är perfekt för entreprenörer för att hjälpa till att skapa en onlinekalender där kunder, kollegor och anställda kan schemalägga tid med dig.
Robin Thieme från Kensington Business Solutions letar alltid efter nya tekniska verktyg för att hjälpa sina kunder och hennes team att bli mer produktiva. Robins team älskar Slack, ett meddelandesystem för snabb och enkel kommunikation mellan det distribuerade teamet. Robin använder Slack för att skicka påminnelser till sig själv, ibland som textmeddelanden för att visas i framtiden som en påminnelse.
Flera chefer har också rapporterat om den enorma produktivitetsökningen med snabba incheckningar varje vecka. Även kallade "stand up-möten", dessa är inte mer än 15 minuters möten varje vecka där teamet ringer in för att höra veckoprioriteringar och tillkännagivanden.
Vi slår alla oss själva över produktiviteten. Nyckeln till ett bra system är att tillåta dig själv att släppa taget och inte känna dig tvungen att göra allt i din hjärna. Vissa uppgifter som dröjer sig kvar är menade att dö.
