Ditt företag skulle inte existera utan dina produkter. Mottagandet och frakten av varje vara genererar intäkter och ger dig förhoppningsvis en vinst över tid. Det här är business 101.

Men om du har varit i drift hur länge som helst, vet du att lagerhantering kan vara komplicerad. Om du dessutom är en av de 43 procent av småföretagen som spårar lager manuellt – antingen med kalkylblad eller ett "system" med penna och papper – så är din process onödig komplex.

Det kan Brian Harej, lageranalytiker för underhållningsföretaget TopGolf, intyga. Harej övervakar fyra TopGolf-platser i USA - från ett lager. Hans tid förbrukades med företagets kalkylbladsverksamhet. Det var nästan omöjligt för Harej att veta vilken plats som behövde utrustning eller delar.

"Vi hade aldrig riktigt koll på lager i lagret och det var stressigt att hålla anläggningarna igång med full kapacitet. Vi visste inte när beställningar kom in och vi hade svårt att spåra vad vi skickade ut”, sa Harej, “Om en anläggning höll på att ta slut på en del fick vi ibland inte besked förrän en eller två dagar innan den behövdes – det skulle vara omöjligt att få de efterfrågade delarna till anläggningen i tid.”

Dålig lagerhantering kan resultera i onödig driftstopp och förlust av affärer och intäkter.

Om du upptäcker att ditt lilla företag kämpar med följande lagerutmaningar kan det vara dags att göra en förändring i dina processer.

Låt inte ditt kapital – eller dina drömmar – gå i spillror på grund av dålig lagerhantering

När du inte har koll på dina lagernivåer är det troligt att du kommer att köpa för mycket lager, och det innebär ökade transportkostnader. Dessa potentiella budget-busters kan nå din slutresultat på ett antal sätt:

• Nedskrivningar hända när produkterna inte säljs och priset har märkts ner långt under det ursprungliga inköpspriset. Och varje nedskrivning ska bokföras som en kostnad på din resultaträkning.
• Avskrivningar inträffa när ett företag inser att en del av dess lager inte längre har värde. Dessutom kan ett företag göra en manuell inventeringsbedömning och upptäcka att artiklar saknas på lagret. Dessa poster måste också skrivas av.
• Överdrivna lagringskostnader montera upp när du har för mycket lager. För att hålla föremål säkra måste du täcka säkerhet, klimatkontroll, vaktmästeripersonal och till och med kostnaden för det fysiska lagerutrymmet, för att nämna några
• Ökade servicekostnader: Du måste skydda lagret medan det finns i ditt lager. Försäkring måste betalas, tillsammans med högre skatter om du har för mycket lager på hyllorna. För att inte tala om, när det finns för mycket lager är det mer sannolikt att föremål försvinner i blandningen.

Racesource, ett underhållsteam för monstertruckarna Grave Digger och El Toro Loco, hade inte en effektiv lagerhanteringsprocess på plats. Och företagets VP Paul Huffaker sa att han ofta skulle beställa om eller tillverka delar helt enkelt för att han inte visste om han hade dem i lager eller inte. Detta misslyckande orsakade tusentals dollar i onödiga kostnader varje år.

Mänskliga misstag kan göra eller förstöra ett litet företag

Forskning visar att även den bästa maskinskrivaren gör ett tangentfel ett av 300 tangenttryckningar. Med tiden ökar det och gör rapporteringen onödigt svår och tidskrävande. Oavsett om du behöver kontrollera ett visst föremål i din dagliga rutin eller generera rapporter för ett viktigt aktieägarmöte, kommer felaktig information att orsaka mycket huvudvärk. Du kommer att spendera för många timmar på att sålla igenom pappersarbete och försöka spåra upp ens ett misstag. Och om den inte hittas kan du oavsiktligt rapportera felaktig information till makthavarna eller beställa inventering som du inte behöver (kommer du ihåg alla dessa dyra transportkostnader?). Eller tänk på ett vårdföretag som skickar fel medicin till en patient på grund av ett felaktigt inmatat nummer. I det här fallet är enkla mänskliga misstag en fråga om liv eller död. Dessa scenarier kan reflektera dåligt på ditt varumärke och få kunderna att gå till din konkurrent istället.

TopGolfs Brian Harej implementerade ett nytt lagerhanteringssystem för företaget och driver nu en mycket smidigare verksamhet. Faktum är att han räknar med att företaget nu sparar minst åtta timmar i veckan eftersom de inte längre manuellt spårar inventering och inventeringsfel inte längre är ett problem.

Streckkodsteknik är inte bara innovativ, utan eliminerar också misstag, förhindrar förväxlingar och är helt spårbar och kontrollerbar.

Distributionscenter måste drivas effektivt för att ditt företag ska kunna växa

Kastar dina lageranställda saker på måfå på hyllorna? Är du frustrerad över produkter eller delar som hopar sig i gångarna? Tja, jag hatar att säga det, men ineffektiviteten och desorganiseringen av ditt lager är förmodligen ditt fel. Hur kan du förvänta dig att lagerverksamheten ska fungera smidigt när arbetarna inte har rätt verktyg?

Som nämndes i början av artikeln är ditt lager livsnerven i ditt företag. Men många förbiser hur kostnaderna minskar och produktiviteten ökar när ett distributionscenter är välorganiserat. Ett lagerhanteringssystem är det första steget för att öka effektiviteten och ditt resultat.