Vår information finns överallt nuförtiden – och i riskzonen mer än någonsin. Om du är en av tusentals människor som har fått e-postmeddelanden från stora butiker som ber om ursäkt för intrång i finansiella data, vet du känslan av rädsla för att din personliga information kan sväva runt där ute – och potentiellt i fel händer.
Små företag utmanas också att vinna och behålla sina kunders förtroende.
Om en nöjd kund delar ett vittnesmål eller foto på sociala medier, för all del, dela det; Det tar två sekunder att retweeta eller dela på Facebook och hjälper ditt företag att skina.
Du kan också be dem att skicka in sina egna bilder, kanske i kommentarsfältet i ett Facebook-inlägg. Eller så kan de ladda upp bilder på sig själva med hjälp av din produkt med en speciell hashtag. Du kan köra fototävlingar på Instagram. Var kreativ med att engagera dina kunder på sociala medier.
Men om du får information på andra sätt är det bäst att fråga om du kan använda någons foto eller citat. Ännu bättre, be dem att fylla i ett fotoreleaseformulär. Alla kunder kanske inte vill bli fotograferade i din butik eller få sin identitet delad på dina sociala mediekonton.
Det kan kännas jobbigt, men ju mer du frågar, desto bekvämare blir det. Några exempel:
När du besöker läkarmottagningen är du skyddad av Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA), som säkerställer att din hälsoinformation är både enkel för dig att komma åt och även hålls privat av dina vårdgivare.
Även om ditt företag, till exempel ett hälso- och hälsocenter, spa eller annat gym, kanske inte aktivt söker medicinska journaler från dina kunder, kan det hända att du behåller deras personliga hälsoinformation som rapporteras på registreringsformulär eller annat pappersarbete.
Det är en bra idé att bekanta dig med sekretesspolicyn för liknande företag i din bransch, och se till att implementera en sådan policy för dina egna kundregister. Oavsett om du lagrar filer på kontoret eller i molnet är det alltid en bra idé att hålla dem säkra.
Om du samlar in kundbetalningar via din e-handelswebbplats eller en molnbaserad tjänst kan de ha frågor om hur du lagrar och använder deras personliga och finansiella information.
Om du behöver ha kreditkorts- eller annan faktureringsinformation till hands för återkommande beställningar eller säkerhetsinsättningar, se till att kryptera dessa data online – och lämna dem aldrig nedklottrade på en pappersbit i din skrivbordslåda.
Övervaka hur mycket tid dina teammedlemmar spenderar med tillgång till kundbetalningsdata och vidta åtgärder för att hålla privat information privat.
Om du inte har en policy för hur kundinformation lagras och används, är det dags att skriva en - och ha den till hands om en potentiell kund frågar om dina affärsmetoder.
Är du inte säker på om du gör tillräckligt för att skydda dina kunders information? Träffa en SCORE-mentor för att granska ditt företags policy och praxis.
