Trots den expansiva utveckling som affärsvärlden har gått igenom de senaste åren är en sak fortfarande densamma:tid är pengar och bortkastad tid är bortkastade pengar.

Det är detta tänkesätt som har drivit den "smarta" mötesrevolutionen bland organisationer av alla storlekar.

Under de senaste åren har många studier visat att möten är minimalt effektiva och faktiskt kostar organisationen tusentals dollar årligen - sammanlagt 37 miljarder årligen, enligt Fuze.com. (Detta kommer att slå igenom när du använder möteskostnadskalkylatorn från Harvard Business Review för att få en grov uppskattning av ditt företags mötesutgifter.)

När ditt huvud slutar snurra från siffran som räknaren just gav dig, ta med följande idéer till din organisation. Du kommer att sluta spendera, börja spara och bli ett mer effektivt företag.

Skapa en "mötesledare"-position

Varje möte initieras av någon, oavsett om det är en chef, en medarbetare eller en chef. När han genomför "smarta" möten kommer denna person nu att bli "mötesledaren". Deras jobb är att se till att mötet de leder är både effektivt och effektivt.

Uppgifterna för "mötesledaren" inkluderar:

• Fyll i förmötesformuläret (se nedan)
• Förklara formatet för mötet innan det börjar, och upprepa ämnen som ska behandlas och mål
• Ställ in en timer
• Håll mötet på rätt spår – tävla med sidokonversationer och avvikande från ämnet
• Avsluta mötet med fem minuter kvar så att det finns tid för frågor i sista minuten, sista anteckningar osv.

Initiera ett förmötesformulär

Har din organisation en tydlig plan för varje möte? Svaret är troligt:​​"Ja, jag har vanligtvis i åtanke vad jag vill åstadkomma..." Om så är fallet är du inte ensam; 63 procent av mötena sker utan en förplanerad agenda. Ändå spenderar du inte annonspengar eller driftsbudget utan en handlingsplan, eller hur? Så varför skulle du spendera uppemot 2 000 USD per möte utan dessa bitar på plats?

Detta är anledningen till att ett förmötesformulär är en nödvändig resurs för din organisation. Ett enkelt formulär håller alla ansvariga för mötet de ska gå in i.

Använd frågorna nedan för att skapa en första mall:

• Mötesledare (så att deltagare kan skicka frågor i förväg)
• Tid
• Ämne för mötet
• Förväntat resultat
• Resurser människor bör ta med sig

Anpassa den här listan för att göra den specifik för din organisation och behåll en mall i Google docs. Detta gör det enkelt för anställda att komma åt snabbt och enkelt. Kom ihåg att du vill spara tid, inte spendera mer av den.

Låt alla skriva ut detta, eller dra upp det på sina datorer. Detta håller alla vid ämnet och fokuserade, inklusive ledaren och deltagarna.

Ange en tidsgräns – och låt folk gå

Att springa förbi den förväntade tiden påverkar alla i mötet, inklusive verksamheten som helhet. "När möten löper övertid slösar det inte bara bort människors tid på mötet, utan det påverkar också andra projekt som behöver genomföras negativt", säger Peter B. Stark, VD för Peter Barron Stark Companies.

Nyckeln är att sätta en tidsgräns – men också låta folk gå om ”mötesledaren” går över den tiden. Om du har stannat kvar i möten långt efter deras ursprungliga sluttid, vet du den gnagande känslan av att ha något annat att göra, men att inte vilja vara den som reser sig och går. Den här regeln håller ledaren på tårna - de vill inte vara personen som gick ut på. Gör det mer effektivt med en timer som projiceras på väggen (en av "mötesledarens" uppgifter).

Skapa tidsalternativ för "mötesledaren" att välja mellan:

• 5 till 15 minuter
• 30 minuter
• 45 minuter
• 1 timme

Om ett möte måste pågå längre än en timme, överväg att kräva ett formulär efter mötet för att säkerställa att varje ögonblick togs i beaktande. Även om anställda inte behöver vara mikrostyrda, tar det tid och uthållighet att skapa en effektivitetskultur i organisationen.

Starta i tid varje gång

De flesta möten har en eller två senkomlingar. När de smyger in genom dörren viskar de eller munnar, "Så förlåt för att jag kom för sent," medan de går över till sin plats för att undvika att "störa" någon. Deras bara försening är dock en störning för mötet, och det skapar också ett dåligt prejudikat:

"Väntar på eftersläpande skickar två meddelanden. Till de efterblivna säger det att det är OK att komma för sent till möten. För personerna som dök upp som planerat säger det att deras tid inte är värdefull. Börja möten i tid, varje gång:de efterblivna lär sig att vara snabbare och de redan snabba anställda kommer att uppskatta åtgärden”, förklarar experter på The Office Club.

Frågan är:hur gör du det klart att det är ett nej-nej att komma för sent? Här är några idéer från experter:

• Ladda dem: Låt senakomlingar lägga pengar i en försenad burk. De pengarna kan sedan användas på snacks och drycker för framtida möten. (Stever Robbins, Get-It-Done Guy)
   
• Sluta inte: Pausa inte mötet för att uppdatera personen, såvida det inte är "absolut nödvändigt", och fortsätt som vanligt. (LeaderToday.org)
   
• Gör tydliga konsekvenser: "När en gruppmedlem inte fullföljer ett åtagande, förklara konsekvenserna av hans handlingar. Om han är sen till ett kundmöte, säg något i stil med:'Klienten väntade tio minuter på att du skulle komma. Jag var tvungen att be Ashley att fylla i för dig.’ Medarbetaren kanske inte inser (även om han borde) att hans beteende också påverkar hans medarbetare.” (Jacqueline Whitmore, affärsetikettexpert)

Obs:Att komma för sent en eller två gånger är rimligt, vi har alla hanterat dålig trafik eller sista minuten-kriser, så reservera dessa metoder för kroniska senakomlingar.

Är din organisation redo för "smarta" möten?

Innan du tar med dessa "smarta" mötesidéer till din organisation, fråga anställda och fråga hur de tycker om möten inom organisationen och om de är värdefulla. Låt alla, inklusive chefer, under denna tid berätta hur många möten de deltar i varje vecka. Detta är din baslinje för att jämföra med "smarta" mötesdata (skicka ungefär samma omröstning en månad efter att du har börjat med dessa nya idéer).

Spåra, justera och justera medan du går för att sluta slösa tid och börja spara pengar.