Ingen njuter av skattetid, inte ens revisorer. Eftersom företagsägare inte tycker om skatter, tenderar de att undvika problemet, skjuta upp och sedan ta sig en sista minuten till mållinjen. Du kan lindra stressen med att kämpa för att hålla skattedeadlines genom att förbereda dig under hela året. Så, i år, gör det till ditt beslut att få dina skatter organiserade och redo för skattesäsongen.
Vid skattetid är din skatteförberedare din bästa vän. Han eller hon kommer att ta ett års värde av resultaträkningar, utgiftsrapporter, avdragslistor, kvitton – och så mycket mer – och förstå allt, och sedan arkivera det korrekt så att ditt företag uppfyller alla nödvändiga IRS-krav. Ju mer du kan göra för att göra din skatteförberedares liv enklare, desto bättre jobb kommer de att kunna göra för dig och ditt företag. Och om du betalar din skatteförberedare per timme kommer dina kostnader också att sänkas genom att ge dem en organiserad uppsättning dokument att arkivera.
Att effektivisera dina affärsmetoder har mycket att göra med att hjälpa dig att förbli organiserad året runt. Att eliminera så mycket papper från processen som möjligt är ett av de bästa sätten att göra detta. IRS accepterar digitala kopior av kvitton, så det finns inte längre någon anledning att hålla fast vid papper. Det finns flera molnbaserade verktyg där ute som hjälper dig att ta steget och lämna papper bakom dig.
Genom att använda en digital utgiftsspårare sparar du tid när du förbereder din skatt. Leta efter verktyg som kategoriserar utgifter så allt du behöver göra är att köra en rapport för att få en detaljerad redovisning av dina utgifter för året.
De flesta utgiftsspårare inkluderar funktioner som automatisk skanning som gör att du helt enkelt kan ta ett foto av varje kvitto för att logga utgiften. Du kan använda verktyg som Zoho, FreshBooks och BizXpenseTracker för att skanna, kategorisera och organisera utgiftskvitton som måltider och underhållning, inköp av affärsmaterial och körsträcka. Det finns också appar som bara kör körsträcka som TripLog och MileIQ som spårar din körsträcka med GPS.
De har var och en sina styrkor så gör din forskning och vet dina specifika behov innan du köper.
Även om du använder molnbaserad bokföringsprogramvara och förvarar de flesta av dina affärshandlingar digitalt, är det svårt att bli helt papperslös, särskilt originalkopior av viktiga dokument som undertecknade kontrakt och andra avtal. Börja med att hålla antalet papperskopior du lagrar till ett minimum och organisera pappersdokument i en bärbar fillåda. Detta hjälper dig att bara behålla det du behöver. Ta med dessa pappersdokument till din revisors kontor när du träffas vid skatt.
Deadline för att leverera skatteformulär till dina anställda och oberoende entreprenörer är den 31 januari. Fullständig information om årsskiftet är inte tillgänglig förrän den första på året, men du kan börja samla in den information du behöver för att fylla i varje formulär i förväg.
Mot slutet av året vill du verifiera grundläggande, viktig information med varje medlem i din personal.
För anställda, verifiera:
För oberoende entreprenörer, verifiera:
Du behöver den här informationen för att förbereda varje W-2- och 1099-formulär, så att ha det klart att skickas den 1 januari gör det enkelt att hålla tidsfristen i slutet av månaden.
Om du inte drar nytta av alla avdrag som ditt företag är berättigat till, lämnar du sannolikt pengar på bordet. De flesta företagsrelaterade utgifter – som kontorsmaterial, anställdas måltider, körsträcka, låneränta – är rättvist när man begär avdrag i slutet av året. Även många startkostnader är avdragsgilla.
IRS anser att en affärsutgift är avdragsgill om utgiften är både "vanlig och nödvändig". Under 2018 reviderade IRS lagen om skattesänkningar och jobb och omdefinierade vilka kostnader som berättigar till avdrag. Det här är ett område där du behöver göra dina läxor och lära dig vad du kan och inte kan göra anspråk på. Bestäm vad du kan dra av och se till att du har bra register under hela året så att du kan göra anspråk på utgifter och vara skyldig mindre i april.
Skatteberedskap handlar om att organisera och automatisera så mycket av processen som möjligt. Ju mindre manuellt benarbete, desto mer tid måste du lägga på att generera intäkter för ditt företag. Ett av de bästa sätten att organisera dina företagskostnader är att använda ett företagskreditkort.
De flesta företagskreditkort organiserar automatiskt dina köp i olika kategorier, vilket gör dem lättare att spåra. Och du har den extra säkerhetskopian av ditt kreditkortsutdrag varje månad om du skulle behöva förse IRS med dokumentation av utgifterna du gör anspråk på. Att betala företagskostnader med ett kreditkort är också ett smart sätt att bygga upp ditt företags kredit. Låt dock inte denna upplösning slå tillbaka. Betala alltid av hela ditt saldo varje månad.
Det här är en av de stora! Inlämning före eller innan skattedeadline i april är avgörande, särskilt om du har beräknade kvartalsbetalningar att lämna in. Saknade tidsfrister och sent inlämnande kommer snabbt att dra till sig uppmärksamhet från IRS och öka dina chanser till en revision.
IRS-webbplatsen listar tidsfrister för skatteanmälan och kommer att skicka dig påminnelser om kommande förfallodatum som gäller för ditt företag. Skapa deadlines för dig själv så att du samlar in den information som behövs för att lämna in innan förfallodatumet. Och om du ska lämna in en försening, arbeta med din revisor och lämna in en förlängning i tid.
Precis som du inte kan förvänta dig att hålla dig i form om du bara tränar en gång om året, kan du inte förvänta dig att hålla koll på dina skatter om du bara prioriterar dem under skattesäsongen. Börja det nya året starkt och schemalägg tid för skatteförberedelser varje vecka. Om du tar bara trettio minuter i slutet av veckan för att stämma av dina böcker, arkivera dina kvitton elektroniskt, planera för kvartalsbetalningar och mer kommer att göra dig organiserad och redo för nästa års skattetid.
Att få ordning på din företagsskatt är lättare med vägledning från någon som har gjort det själv många gånger tidigare. Genom att arbeta med en SCORE-mentor får du stöd av en erfaren yrkesman som kan guida dig genom skatteförberedelseprocessen och hjälpa dig att förbereda dig inför skattesäsongen. Kontakta en SCORE-mentor idag.
