Medarbetarnas välbefinnande har alltid spelat en roll i medarbetarnas engagemang, produktivitet och övergripande framgång. Men med tanke på de rådande omständigheterna – nämligen Covid-19, den världsomspännande pandemin som kastar varje person och företag för en slinga – är det viktigare än någonsin. Med ångest- och depressionsnivåerna på uppgång sedan utbrottet, är detta ett ögonblick för chefer och ledare att ta steget upp, främja motståndskraft och se upp för sina anställda.

Det finns många sätt att stödja en anställds välbefinnande och mäta deras övergripande engagemang och lycka. Här tittar vi på frånvaro och närvaro för att förstå varför dessa två arbetsplatsfrågor är nyckelindikatorer när man mäter medarbetarnas välbefinnande, åtgärder som chefer kan vidta, såväl som några enastående exempel på företag som tar sig an utmaningen.

Vad är frånvaro och närvaro?

Frånvaro och närvaro, även om de ofta är grupperade tillsammans, är två väldigt olika problem som de flesta chefer kommer att ha korsat vägar med någon gång i sin karriär.

Frånvaro definieras som oplanerad anställdas frånvaro; med andra ord, när anställda ringer sig sjuka, måste hantera nödsituationer i familjen, inte kan hitta en barnvakt eller andra liknande situationer. Naturligtvis är vi alla människor, med liv utanför arbetet; chefer bör inse detta och förvänta sig (och planera för) åtminstone en viss nivå av frånvaro i sitt team.

Presenteeism, å andra sidan, är när anställda är närvarande på jobbet, men de inte gör sitt jobb eller är produktiva. Detta inträffar när anställda bestämmer sig för att arbeta även när de är sjuka eller inte känner sig 100 %. Presenteeism är svårt att kvantifiera eftersom, medan anställda dyker upp på jobbet, och till och med utåt ser bra ut, kan underliggande hälsoproblem dra ner deras motivation och produktivitet.

Medan vissa chefer är besatta av att beräkna och hantera anställdas frånvarotal, med en årlig kostnad på 150 miljarder dollar i USA, är presenteeism den verkliga sovande draken mellan de två.

Vad är orsakerna?

Kom ihåg att frånvaro till viss del kan förväntas på kontoret. Men om du märker onormalt höga siffror eller trender bland dina anställda kan dessa faktorer bland annat förvärra problemet:

• utbrändhet på arbetsplatsen
• frikoppling
• höga nivåer av stress
• depression
• brist på barnomsorg eller omsorg för andra familjemedlemmar
•  skador eller sjukdom
• jakt på jobb

Presenteism, å andra sidan, kan utlösas av att ha väldigt få eller inga betalda sjukdagar, hög arbetsbelastning, höga arbetsgivarförväntningar eller en krävande arbetsplatskultur. Anställda känner att ledighet inte är ett alternativ och normaliserar att de kommer till jobbet med 75 % kapacitet (eller mindre).

Även om definitionerna av och orsakerna bakom frånvaro och närvaro är ganska olika, delar dessa två frågor en röd tråd:Slutresultatet är en förlust av produktivitet.

Vad kan chefer göra idag?

Som du kanske redan har märkt är det mer sannolikt att faktorerna ovan har uppstått när de arbetar under en pandemi, vilket innebär att anställda förmodligen har högre frekvens av både frånvaro och närvaro.

"Idag rapporterar amerikaner fler symtom och tecken på depression, ångest och rädsla än historiska normer", enligt en Healthline-artikel baserad på forskning från YouGovs COVID-19-spårare.

Var lämnar det chefer och ledare? Vilka åtgärder kan de vidta för att stävja frånvaro och närvaro och den resulterande förlusten av anställdas produktivitet?

• Mät frånvaro- och närvarofrekvens. Det är viktigt att känna till din frånvaro- och närvarofrekvens; det kan hjälpa dig att ta itu med underliggande problem som du kanske inte ens visste fanns. Som nämnts ovan är det enklare att mäta frånvarotal än att mäta närvarande. Kontext kommer att vara nyckeln här; Att förstå vad dessa priser var före Covid-19 kan hjälpa dig att förstå vad du ser. Och om du vill försöka ta itu med höga frånvaro- och närvarofrekvenser är stegen nedan ett bra ställe att börja.
• Färska dig om de juridiska kraven. Som ett resultat av pandemin har nya statliga och federala lagar antagits som kräver att arbetsgivare vidtar åtgärder. Den här översikten berör dessa nya lagar, som inkluderar implementering av grundliga policyer för arbete hemifrån och teknik, och granskning av säkerhet, hygien, klädkod och frånvaro.
• Ge den struktur dina anställda behöver. Det här är inte tiden att bli tyst på radio. Om du inte redan har gjort det är det dags att granska och revidera din medarbetarhandbok för att ta hänsyn till Covid-19. Den här checklistan från SHRM är ett bra ställe att börja när du granskar dina policyer. När du presenterar den uppdaterade handboken för dina anställda, ta dig tid att leda dem genom din beslutsprocess och ge dem chansen att ställa frågor och uttrycka sina bekymmer. Det här är tillfället att se till att det är tydligt att deras säkerhet och välbefinnande är en prioritet nummer ett.
• Se till att dina anställda känner sig trygga. Det finns ingen ursäkt för att inte vara kunnig nuförtiden och som arbetsgivare är det ditt ansvar att se till att inte bara dina anställda vet att du är medveten om de senaste CDC-rekommendationerna utan att du omsätter dem i praktiken. Håll ditt team uppdaterat med e-postmeddelanden varje vecka eller skapa en digital anslagstavla med bästa praxis och vad som har implementerats på kontoret.
• Känn empati med anställda . Den här nya verkligheten är inte lätt för någon – inklusive arbetsgivare – och det kan vara bra för dina anställda att höra det. Beroende på dina omständigheter kan du till och med öppna upp för dina anställda om dina nuvarande problem och erbjuda de resurser som för närvarande hjälper dig. Professionella över hela världen hittar sina egna sätt att leda med empati. Brian Sommer, en 2020 HR Executive tech influencer sa nyligen i en live Twitter-chatt:"Nå ut till anställda – spendera 2 timmar varje dag i telefon eller Zoom på att prata med olika anställda oavsett nivå – vissa kommer helt enkelt att uppskatta intresset och andra kanske behöver din hjälp.”
• Hitta nya sätt att mötas. Om ditt team har gått från kontorsanställda till heltids- eller deltidsdistans, kanske du märker att teamkamratskapet är lite lägre än vanligt. Det här är en chans att hitta nya sätt att mötas. Kanske är det ett tidigt slut på fredagen att dela en drink tillsammans över Zoom, eller en online-teambuilding-aktivitet innan ett vanligt möte.

Företag som gör förändringar i dagens värld

I takt med att chefer och ledare blir mer medvetna om närvaro och frånvaro på arbetsplatsen – och om den försvagande effekt de kan ha på de anställdas välbefinnande och övergripande produktivitet – gör många företag åtgärder för att förbättra sina anställdas upplevelser och bekämpa de faktorer som ökar frånvaron och närvaron. Här är några verkliga exempel på företag som gör det i dag.

• Internationell lastbil och motor gjorde en studie för att se hur allergier påverkade företagets personal, och de bestämde sig för att erbjuda anställda en konsultation med en allergiker. Det var precis så en anställd där fick reda på att hon tidigare hade blivit feldiagnostiserad och fick ny medicin mot sina allergier. Resultatet? Hon är mer fokuserad och alert än någonsin tidigare, och enligt henne kan hennes produktivitet ha påverkats med upp till 25 % innan denna upptäckt.
• Med anställda med barn hemma i åtanke, KPMG har modifierat sina nuvarande program för att inkludera mer reservvård och ett utökat nätverk av barnavårdscentraler. Dessutom erbjuder de sina anställda tillgång till rabatterad handledning, akademiskt stöd och läxhjälp.
• För att klara av den plötsliga övergången till att arbeta 100 % på distans, Canopy beslutade att återbetala små anställdas utgifter (tänk yogabollar och krukväxter) som gjorde deras övergång till att arbeta hemifrån lite smidigare. De uppmuntrade också sin personal på 100 att delta i ett 30-dagars friskvårdsprogram fokuserat på fysiskt, mentalt och känslomässigt välbefinnande.
• Tidigare i mars, Truist Bank gav alla anställda som tjänade mindre än 100 000 USD per år en bonus på 1 200 USD före skatt, samt ytterligare 10 dagars betald ledighet för att kompensera för utmaningarna med skolavslutningar och andra oväntade förändringar.
• Som Truist, e.l.f. Beauty Inc. gav också sina anställda en $1 000 bonus i mars. De har också utökat sin policy för att skriva av sig klockan 14.00. på sommarfredagar till slutet av året, med hänsyn till att människor arbetar längre timmar sedan de har avbrutit pendlingen.

Det som fungerar för ett företag kanske inte fungerar för ett annat. Även om det är fantastiskt att få inspiration från verkliga företag som implementerar förändringar i dagens arbetslandskap, är det viktigt att titta inåt på ditt eget team för att identifiera deras smärtpunkter och sedan hitta den bästa lösningen för dem.

Frånvaro och närvaro har alltid varit frågor på arbetsplatsen som chefer och ledare borde ha varit medvetna om, men med den ökade känslan av arbetsosäkerhet, övergripande stress och osäkerhet som omsluter stora delar av dagens arbetskraft, är det viktigare att ställa in sig nu än någonsin.

Dessa problem matar direkt in i anställdas övergripande lycka och välbefinnande, vilket i sin tur matar in i ditt teams kapacitet och produktivitet. Även om frånvaro och presenteeism kanske inte verkade vara några stora bekymmer tidigare, motiverar de svåra tiderna vi lever i en djupare titt på båda.

Inför tuffa tider kan företag antingen sjunka eller simma; och även om det inte finns några garantier, är att vara motståndskraftig verkligen ett steg i rätt riktning. Om du inte har börjat än är det dags att ta en djupare titt på närvaro och frånvaro inom ditt eget kontor och team, förstå vad det betyder för dig och göra de nödvändiga förändringarna nu.