Om du är en småföretagare vet du att det nya året är den perfekta tiden att utvärdera ditt företags verksamhet och planer för framtiden. Under denna granskningsprocess är det viktigt att vara uppmärksam på dina HR-procedurer och se till att de är i linje med bästa praxis och de senaste anställningslagarna.
Att hålla koll på komplexa och ständigt föränderliga regelverk är en utmaning, men en HR-självrevision kan hjälpa dig att undvika kostsamma stämningar eller påföljder på grund av bristande efterlevnad eller tjänstefel.
Är dina arbetsrättsaffischer uppdaterade? Cirka 75 obligatoriska ändringar av statliga affischer sker varje år, och många av dessa uppdateringar äger rum från oktober till det nya året.
Den federala minimilönen har varit densamma sedan 2009, så lokala och statliga myndigheter uppdaterar ofta sina minimilöner för att hålla jämna steg med levnadskostnaderna i sina områden. Mer än ett dussin stater, förutom flera städer, kommer att inleda nya minimilöner den 1 januari 2018. Dessa delstater inkluderar Alaska, Florida, Kalifornien, Maine, Arizona, Montana, New Jersey, Rhode Island och Ohio. Under de senaste två åren har 44 av de 50 delstaterna haft minst en obligatorisk affischbyte.
Som du är medveten om kommer inte statliga myndigheter att meddela dig när förändringar inträffar, och det finns ingen one-stop-shop för statliga affischer. Du kan besöka PosterTracker.com för att genomföra en kostnadsfri granskning av inlägg och utforska prisvärda affischlösningar från ComplyRight.
Arbetar du med frilansare, konsulter och andra fristående entreprenörer? Om så är fallet måste du lämna in ett 1099-MISC-skatteformulär för alla betalningar på mer än $600 under kalenderåret 2017. Deadline för att tillhandahålla kopior av detta formulär till mottagarna är den 31 januari 2018.
1099-MISC täcker inkomstbelopp, samtidigt som det indikerar att du inte har dragit av några federala, statliga eller andra skatter från inkomsten. Till skillnad från anställda med W-2, får entreprenörer sin fulla lön utan några automatiska avdrag. Så de är ansvariga för att hålla reda på sina skatter och betala dem direkt till regeringen.
Idag använder företag i allt större utsträckning oberoende entreprenörer, och flera statliga myndigheter har visat stort intresse för att säkerställa att dessa arbetare är korrekt klassificerade. Felklassificering av anställda kan utsätta ditt företag för betydande påföljder, till exempel att behöva betala tillbaka skatt eller att debiteras höga böter. Var säker på att du förstår kriterierna för att klassificera arbetare som oberoende entreprenörer, förutom att lämna in 1099s som krävs av IRS.
När höll du senast en utbildning i förebyggande av trakasserier för din personal? Med anklagelser om sexuella trakasserier dominerar rubrikerna nu för tiden, kan vikten av träning mot trakasserier inte överskattas.
U.S. Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) rekommenderar att man regelbundet håller förebyggande utbildning för att förhindra trakasserier på arbetsplatsen. Anställda bör förstå de olika formerna av trakasserier – och det faktum att ditt företag inte tolererar sådant beteende. Detta gäller alla anställda, så chefer och arbetsledare bör få separat utbildning i hur man förebygger och reagerar på trakasserier.
Kvaliteten på ditt utbildningsprogram avgör dess effektivitet, så se till att engagera dina anställda med meningsfullt material. Programmet bör ge viktig information som de kan relatera till och införliva i sitt dagliga arbetsliv. Det bör också vara interaktivt och aktuellt med tiden för att hålla deras intresse.
Det är smart att dokumentera varje träningspass du genomför, inklusive en logg över anställdas närvaro. Dessa filer bör vara lättillgängliga för referens och beslut om ytterligare utbildning. Tänk också på att dokumentation är avgörande för att skydda ditt företag i händelse av juridiska tvister.
En objektiv och noggrann genomgång av dina HR-praxis bör ha hög prioritet med tanke på dess betydelsefulla roll i ditt företag. Att genomföra en självrevision inför det nya året kan hjälpa till att sätta ditt företag på en solid rättslig grund och minska risken för påföljder och stämningar. Det kommer också att positionera ditt företag för större framgång i framtiden.
Besök ComplyRight Knowledge Center för mer information och kostnadsfria resurser om dessa HR-efterlevnadsämnen och många fler.
