Att skapa anställdas scheman kan ibland likna en omgång av chefs-Tetris för småföretagare. Ett spel av timing och förväntan, målet känns som inget annat än ett test på ditt professionella tålamod.

Riktigt snack, tack. Kan du säga hur mycket tid du lägger på att utarbeta de där snygga personalscheman varje vecka? Varje månad? Hittar du någon gång att du sitter böjd över ett kalkylblad (eller ännu värre, en whiteboard) sent på kvällen, för att avgöra vem som behövs när för varje skift under den kommande veckan? När du är ett litet företag med skiftarbetare, räknas varje minut.

Ineffektiv schemaläggning utnyttjar inte precis ditt kreativa sinne och entreprenörsanda på bästa sätt.

Om den här scenen låter alltför bekant är du inte ensam.

För att inse faktum:Arbetsgivare förlorar värdefull tid på att bygga anställdas scheman

En nyligen genomförd undersökning av 500 amerikanska företagsägare fann att hälften av arbetsgivarna spenderar minst två timmar på att bygga anställdas scheman varje vecka. Ytterligare 10 procent säger att de lägger tre timmar i veckan på uppgiften. Vissa svarande hävdar till och med att de spenderar 12 timmar på en enda veckas schema.

Tyvärr är det två, tre och 12 timmar som kunde ha spenderats på fortsatt utbildning, förbättring av system, marknadsföring av verksamheten eller utveckling av nya produkter eller tjänster.

Men skiftarbetets natur dikterar att anställda inte alltid kan vara tillgängliga när du behöver dem. De byter skift, de ringer in eller så behöver de gå tidigt. Det är normalt. Faktum är att bara 2 procent av arbetsgivarna säger att de har anställda som aldrig missar skift, medan 32 procent av arbetsgivarna säger att deras anställda sällan missar skift.

De övriga 66 procenten är skyldiga att få ett samtal dagligen, veckovis eller månadsvis. Och det är i dessa ögonblick du verkligen behöver tänka på fötterna.

Lagarna för förutsägande schemaläggning ökar

Inte bara för arbetsgivare, skiftscheman innebär unika utmaningar för anställda också. När scheman är oförutsägbara blir behovet av att ordna om barnomsorg, läkarbesök och personlig tid i sista minuten normen. Och dessa förändringar kan vara dyra och orsaka ytterligare stress.

För att motverka problemet har vissa stater och kommuner antagit lagar om förutsägande schemaläggning som ålägger arbetsgivare att tillhandahålla anställdas scheman upp till två veckor i förväg. Detta är utöver andra krav, som att förbjuda det ökända "clopen"-skiftet (där anställda arbetar ett sent eller stängningsskift följt av ett morgon- eller öppningsskift) och "jour"-schemaläggning och att kräva att arbetsgivare kompenserar anställda för inställda skift inom vissa tidsramar. Varje stad och stat har sin egen uppsättning lagar, så det är smart att göra din forskning och se till att ditt företag följer lokala lagar.

Tre steg för enklare schemaläggning av anställda

Tyvärr är antagandet av lagar om förutsägande schemaläggning bara toppen av isberget för de anställdas schemaläggning. Andra vanliga problem med schemaläggning av skift inkluderar att anställa och behålla anställda, att hitta anställda för att täcka missade skift och att planera veckoskiftsscheman. Och dessa är inte billiga krångel. Arbetsgivare förlorar i genomsnitt $7 500 per år enbart på uteblivna skift.

Så här är några tips som hjälper dig att spara pengar och minska stressen i samband med schemaläggning av anställda.

1. Förbered dig på lagar som kommer till din stad eller delstat .
Förutsägbara schemalagar sveper över nationen, så det är viktigt att vara medveten om var din stad och stat står i frågan. Om du inte redan har en arbetsrättsadvokat kan du överväga att hitta en eller åtminstone hålla reda på lagstiftningen med hjälp av Society for Human Resource Management.

2. Automatisera dina schemaläggningsprocesser.
Bättre kommunikation mellan dig och dina anställda är nyckeln till att förbättra personalens schemaläggning. Istället för att skriva och skriva om scheman på papper eller kalkylblad, automatisera din process med en lösning som innehåller realtidsuppdateringar och aviseringar för kommande och ändrade skift. Automatisering gör inte bara scheman enklare att skapa, hantera och dela, utan den kan minska tiden det tar att skicka textpåminnelser eller lämna röstmeddelanden till anställda.

3. Tänk på den tid du lägger ner på att skapa scheman.
Att hålla reda på hur mycket tid du lägger på att göra skiftscheman för anställda varje vecka kan ge perspektiv på utmaningen och hjälpa dig att sätta bättre mål för de kommande veckorna. Om du konsekvent lägger orimligt mycket tid på schemaläggning, eller om tiden du spenderar ökar för varje ny anställning, skulle du vara försumlig att inte börja leta efter alternativ.

Du har bättre saker att göra än att spendera 12 timmar på en enda veckas schema. Tiden det tar att skapa skiftscheman som är både konsekventa och levererade i tid kan vara antingen mer arbete eller betydligt mindre, beroende på hur du tar dig an utmaningen.

Eftersom 47 procent av de tillfrågade i undersökningen säger att de inte kommer att kunna följa nya schemalagar som kommer att kräva att de ger mer besked om veckoscheman, bör alla småföretagare komma före kurvan så snart de kan. Oavsett om ny lagstiftning kommer till ett distrikt nära dig eller om lagar redan finns på plats, är det viktigt att hålla dig informerad, automatisera dina schemaläggningsprocesser och vara uppmärksam på allas tid – din och dina anställdas.