För småföretag kan opålitligt kassaflöde vara katastrofalt. Varje år tvingar dåligt kassaflöde många småföretag att stänga. Även ett kortsiktigt kassaflödesproblem kan göra det svårt att betala lön, betala hyra eller köpa förnödenheter.

Det finns många anledningar till kassaflödesproblem. En nedgång i försäljning, säsongsvariationer, oväntade utgifter och sent betalande kunder. Särskilt sena betalningar påverkar många småföretag, vilket gör det svårt att bara hålla lamporna tända, än mindre växa.

För att hjälpa dig undvika att bli ännu en statistik, här är sex tips och bästa praxis för kassaflödeshantering som hjälper dig att växa ditt företag.

1. Få en 360-graders bild av dina kontantrörelser

En av de första sakerna att göra är att förstå helheten när det kommer till din kontantsituation. För att åstadkomma detta behöver du en kassaflödesanalys och en kassaflödesprognos.

En kassaflödesanalys , liksom ditt kontoutdrag, ger dig en överblick över din kontantsituation vid en tidpunkt och förbereds vanligtvis i slutet av varje månad. Det är en ögonblicksbild av pengarna som har flödat in i ditt företag (vinster, finansiering, etc.) och ut (räkningar, löner, lagerkostnader, skulder, etc.).

Din kassaflödesprognos , å andra sidan, blickar framåt mot nästa månad, kvartal eller till och med år. Det är ett ovärderligt verktyg för att hjälpa dig att förutsäga eventuella problem innan de uppstår så att du kan vidta åtgärder för att mildra dem. Använd data från din kassaflödesanalys, såsom kundbetalningsmönster, såväl som försäljningsprognoser, lagerplaner och andra utgifter för att informera din prognos.

De flesta bokföringsprogram innehåller kassaflödesanalys och prognosrapporter som du kan skapa baserat på dina befintliga bokföringsdata. Alternativt kan du använda den här mall för kassaflödesprognos från SCORE.

2. Hjälp dina kunder att betala dig snabbare

Obetalda fakturor är en stor faktor i kassaflödet. Studier visar att kostnaden för obetalda småföretagsfakturor är över 825 miljarder USD . Men du kan ta kontroll och stänga gapet mellan fakturering och betalning. Här är bara några idéer:

• Fakturera omgående – Skjut inte upp faktureringen till slutet av månaden, eftersom det bara kommer att försena tiden det tar för pengarna att nå ditt bankkonto. Fakturera istället så fort du har slutfört arbetet. Om projektet är stort eller pågående, ordna att fakturera på månadsbasis eller till och med använda milstolpsfakturering så att du kan fakturera i viktiga skeden av projektet och få dessa betalningar snabbare.
• Ta reda på hur dina kunder föredrar att betala – Många stora företag använder appar för direktinsättning eller betalning som Bill.com. Ta reda på vad din kund använder och se till att du är rätt inställd för att ta emot betalningar. Detta kommer att minimera sen betalning problem på grund av tekniska svårigheter.
• Tänk på utformningen av din faktura – Vi pratar inte om snygg grafik, utan tydligheten, snyggheten och innehållet på din faktura har betydelse. Inkludera viktiga kontaktuppgifter, betalningspreferenser (med länkar om möjligt), betalningsvillkor (enligt ditt avtal), lättlästa typsnitt och så vidare.
• Använd ett faktureringsverktyg – Det finns flera budgetvänliga faktureringsverktyg som kan hjälpa dig att få betalt snabbare. QuickBooks, FreshBooks, Wave och Hiveage har alla en rad verktyg som gör det enklare att generera fakturor, spåra och jaga betalningar, utfärda automatiska påminnelser och integrera med dina bokföringssystem.
   

3. Var uppmärksam på åldrande fakturor

Etablera ett system där du har insyn i vilka räkningar som är utestående, eller ännu bättre, vilka som närmar sig det utestående datumet så att du kan jaga betalning ASAP. Beroende på din kundbas är ett excel-kalkylblad ett bra ställe att börja, men saker och ting blir mycket mer hanterbara när du använder bokföringsprogram.

4. Skapa ett förhållande med den som klipper din check

Att känna till namnet och e-postadressen till den person som skär dina checkar är en stor tillgång. De flesta B2B-relationer är med försäljning, marknadsföring eller annan icke-redovisningspersonal. Men om du kan lära känna leverantörsreskontrapersonal har du en starkare position för att få svar om var din betalning befinner sig i bearbetningscykeln och jaga dem direkt om det blir förseningar.

5. Ha en finansiell kudde

Ett sätt att ligga steget före kassaflödesproblem är att upprätthålla en finansiell kudde, vanligtvis i form av sparande. Det här är inte alltid lätt, särskilt om du är orolig för att inte ha tillräckligt med pengar i första hand. De flesta ekonomiska planerare rekommenderar att privatpersoner och företagare har 3-6 månaders besparingar på plats för att täcka sina utgifter. Det beror verkligen på din personliga komfortnivå. Försök att börja smått, öka dina bidrag över tiden och använd din kassaflödesprognos för att informera om din sparplan. Den här artikeln för SCORE ger mer insikt om hur mycket pengar ett litet företag bör ha i reserv.

En annan källa till kassareserver är en affärskredit . Till skillnad från traditionella lån, ger en kreditram dig mer flexibilitet och kan användas för att finansiera uthyrning och inköp eller som ett skyddsnät när du står inför utmaningar som att göra löner under en kassaflödeskris. Se till att ansöka under en period av finansiell hälsa, låna sedan när du behöver pengarna och betala tillbaka när du inte gör det.

6. Var strategisk om din tillväxt

Snabb tillväxt kan ofta resultera i kassaflödesproblem. Att vinna ett nytt kontrakt kan innebära att du behöver investera i nya medarbetare, men 30-, 60- eller till och med 90-dagars villkor kan resultera i en betalningsförsening och en kassakris på lönedagen.

Skygg inte för tillväxtmöjligheter, utan använd din kassaflödesprognos för att hålla ett öga på hur lång tid det kommer att ta för dig att betala tillbaka den skuld du har ådragit dig för att växa (kom ihåg att en kreditram också kan hjälpa på den här gången). Se på varje kund som en investering och fråga:gör du en vinst och hur lång tid tar det att samla in den?