Oavsett om ditt företag är business-to-business, business-to-consumer eller någon kombination av de två, är kommunikation nyckeln till att bygga relationer med dina kunder och klienter.

Det förtroende de har för dig och ditt företag kommer att få kunderna att komma tillbaka till dina tjänster.

Hur kan du främja det förtroendet, särskilt när ditt företag växer? Du kanske känner alla dina kunder vid namn nu, men om några månader eller år kanske du upptäcker att du inte kan hålla jämna steg med dessa personliga kontakter.

Dina affärskommunikationsmetoder måste kunna tala på dina vägnar.

Det är därför det är så viktigt att skapa konsekventa kommunikationspolicyer och metoder i de tidiga stadierna av din verksamhet. Även om du är en soloprenör, kan du ställa höga förväntningar på ditt företag från början säkerställa att du tillhandahåller kvalitetsservice när du växer.

Här är några sätt att tillhandahålla konsekvent kommunikation som dina kunder och kunder kan lita på.

Logotyp och varumärke

Någon som ser din logotyp regelbundet är mer benägna att ta steget och investera i dina produkter eller tjänster. Se till att du har en distinkt logotyp som representerar ditt affärsuppdrag.

Du behöver inte vara grafisk designer för att utveckla en vinnande logotyp. Designtjänster online och crowdsourcing-plattformar kan få dig igång med något som ser professionellt ut. Undvik cookie-cutter-typsnitt och clipart, och undvik alltför kitschigt. Du kommer att vilja vara stolt över din logotyp i många år framöver!

Glöm inte att skaffa din logotyp i olika filformat och storlekar för att passa de olika sätten du kommer att använda den, inklusive i dina sociala medieprofiler.

Schemaläggningsverktyg

Bokar du fortfarande möten per telefon med penna och papperskalender? Skickar du mejl fram och tillbaka för att försöka hitta en tid som passar alla?

Ett schemaläggningsverktyg kan hjälpa dig att frigöra den tid du lägger på att schemalägga kunder genom att låta dem välja en tid i din kalender. Ett schemaläggningsverktyg online kan förhindra administrativa fel och till och med göra avbokning och omläggningsprocessen lättare för kunder. Kom ihåg att alla uppskattar bekvämlighet.

E-postmall för nyhetsbrev och standardsvar

Om du väljer att skicka ett nyhetsbrev via e-post, besluta om ett schema som du kan hålla. Du kanske vill börja med ett kvartalsutskick och öka frekvensen därifrån.

Men håll inte bara din e-postlista i ett Excel-kalkylblad och skriv sedan en snabb anteckning till alla. Använd nyhetsbrevstjänster via e-post för att välja en enkel mall och ladda upp din logotyp. Genom att hålla ett rent, konsekvent format – kanske allt som krävs är ett färgschema som matchar din logotyp och några korta stycken – kan du hålla dina kunder uppdaterade med affärshändelser utan att få dem att ifrågasätta varför de delade sina e-postadresser från början.

Om du får många e-postförfrågningar, överväg att skriva standardsvar eller mallar som kan användas för att svara på dina vanligaste frågor. Det kommer att ta lite tid att skapa dessa meddelanden och anpassa dem för varje enskild förfrågan, men att ha ett mallsvar på dina vanligaste frågor kan säkerställa konsekvent kundservice, oavsett vem som tar hand om inkorgen.

Etikett för telefon och röstbrevlåda

Har du någonsin ringt ett företagstelefonnummer bara för att mötas av ett bryskt "Hej?"

Överväg att skriva korta telefonmanus för att vägleda dig och din personal när du svarar på telefonsamtal och riktar förfrågningar. Ett enkelt, "Tack för att du ringer Widgets Incorporated. Det här är Marcia, hur kan jag hjälpa dig?” ger ett bättre intryck (vilket kan vara ditt första!) än en slumpmässig hälsning.

Kom ihåg att hålla ditt telefonsätt professionellt för din röstbrevlåda också. Se till att ditt utgående meddelande anger ditt företagsnamn, öppettider och när kunder kan förvänta sig ett svar. Se till att granska dina meddelanden regelbundet och ta bort de som inte längre behövs så att kunderna inte blir avskräckta av en full inkorg.

Har du ingen telefonlinje för företag än? Överväg en dedikerad linje eller VoIP-telefonnummer som du kan vidarebefordra till din personliga telefon. Du slipper inte bara missa samtal från potentiella kunder. Du kommer också att kunna skapa gränser för att uppmuntra balans mellan arbete och privatliv, som att dirigera affärssamtal till röstbrevlåda eller en telefonsvarare efter din arbetstid.

Vill du ha en kontroll av dina affärskommunikationsmetoder? Träffa en SCORE-mentor!