Vad är lagerhanteringsprocessen? – Fördelar och utmaningar
När fler och fler e-handelsbutiker dyker upp online ökar konkurrensen bara för varje dag. För att bli framgångsrik måste varje funktion inom en organisation lära sig att samarbeta för att vara effektiv i att möta kundernas krav och förväntningar. En särskilt viktig aspekt av detta är Inventory Management (IM)-processen inom Supply Chain Management (SCM) i organisationen eftersom den involverar reglering av alla processer som är involverade från det att varan, dvs. "inventering" tas emot tills den har blivit skickas ut till kunden.
Vad är inventory management?
Lagerhantering är den effektiva hanteringen och "hanteringen" av en organisations lagervaror från upphandling till slutleverans, över dess olika stadier, dvs. råmaterial, produktion, färdiga varor.
Det tillvägagångssätt som varje organisation använder för att hantera sitt lager har en enorm inverkan på ett antal olika affärsprocesser eftersom de har makten att förbättra eller tömma företagets resultat. Det har därför blivit allt viktigare att företag väljer, bestämmer och tillämpar rätt teknik, tillsammans med investeringar i programvara för lagerhantering (Kolla in:www.zapinventory.com) som kan resultera i att processen blir effektiv, produktiv och lönsam.
Hur påverkar det din organisation?
Även om bra och effektiv lagerhantering kan öka vinsten för företaget, kan även triviala smutskastningar i processer bränna ner dina intäkter och påverka resultatet. Organisationer har tre nivåer, nämligen struktur, process och system, som var och en är viktig för organisationens övergripande funktion. I ordning bestämmer den första nivån de avgörande delarna av verksamheten, den andra anger de steg som ska följas och den tredje anpassar elementen och löser problemen. Lagerhantering fungerar inom vart och ett av dessa element.
Oavsett storlek är ingen verksamhet skyddad från de negativa effekterna av dålig lagerhantering. När försörjningskedjor misskötas kan det få allvarliga konsekvenser. Om du har ett för stort lager eller använder föråldrade metoder för att spåra dina varor, eller om du inte har tillräckliga rapporter och prognoser, bör du ta tag i repet innan det är för sent.
Dålig lagerhantering kan döda ditt varumärke. Vi har läst om katastrofala inventeringsmisstag från enorma varumärken som Nike, Target och KFC, men om du inte är lika stor som de här killarna är det här något du helt enkelt inte har råd med.
Process för lagerhantering
Lagerhanteringsprocessen ser tydligen ganska okomplicerad ut och inte alls komplicerad. När du dyker djupare och dissekerar varje funktion börjar du inse hur omfattande den är. Även om företag varierar i sin verksamhet, är den allmänna processen för lagerhantering för de flesta företag ungefär som följer:
Ta emot Det första steget i lagerhanteringsprocessen börjar från det ögonblick varorna tas emot av företaget till deras lager. Det kan vara råvaror, komponenter, indirekta material och färdiga varor för återförsäljning. Företag använder programvara med lagerhanteringsfunktioner för att göra processen strömlinjeformad.
Granska När varorna väl mottagits granskas, sorteras och förvaras på anvisade områden. Medan större organisationer kan ha råd med en separat enhet för detta, nöjer sig de mindre med lagret som lagerutrymme. Varorna är märkta med SKU:er (Stock Keeping Unit) och streckkoder för spårning.
Övervaka Nu när alla varor är redovisade övervakas lagernivåerna regelbundet genom en kombination av fysiska och automatiska lagerräkningar. Genom att göra detta säkerställs att alla är uppdaterade om det tillgängliga lagret och förhindrar risker för ett lager slut, dubbletter av beställningar, riskexponeringar, etc. Vi kommer att diskutera mer om teknikerna för lagerhantering i nästa avsnitt.
Beställ Kunder gör beställningar i enlighet med de produkter som butiken erbjuder antingen via e-handelsbutiken eller fysiska uttag via POS (Point of Sale). Ordern behandlas sedan för godkännande.
Godkänn När ordern har tagits emot godkänns den mot försäljningskvitto, inköpsorder etc och leverantören flyttar den vidare för orderuppfyllelse.
Kolla in ZapERP för orderhantering
Sändning Efter att en beställning har godkänts förbereds den för leverans till produktion, återförsäljare eller till slutkonsument. Att implementera ett orderhanteringssystem gör processen lättare att hantera och sparar mycket tid.
Uppdatera Varje gång ett lager skickas ut från lagret måste journalerna uppdateras och delas med berörd personal för att undvika över- och underlager av inventarier.
Återlager Beroende på efterfrågan och utbud måste lagret fyllas på efter behov, med slutsatser från lagernivåerna som på lagerhanteringssystemet. Mer om dessa tekniker i nästa avsnitt, fortsätt läsa!
Vilka är de olika teknikerna?
De flesta företag har fysiska lager av något slag och de behöver pålitliga verktyg för att underhålla och hantera lagret av dessa. Detta kan göras genom att implementera en effektiv lagerhanteringsprocess och uppnå maximal arbetsflödeseffektivitet, optimal avkastning på investeringen (ROI) och minimala kostnader. Låt oss ta en titt på de grundläggande lagerhanteringsteknikerna:
Lagerkontroll Detta är processen för att upprätthålla en optimal lagernivå, det vill säga att ha tillräckligt med varor i lager för att möta kundernas krav snabbt samtidigt som kostnaderna för att hålla lagret låga. Även om det låter enkelt, kan det faktiskt vara ganska svårt att uppnå. Denna term används ofta omväxlande av företag med lagerhantering.
Läs vår blogg om Inventory Management vs Inventory Control
LIFO &FIFO Dessa värderingsmetoder är redovisningskomponenterna i lagerhanteringssystem. Last-In-First-Out (LIFO) är en metod där de varor som kommit in senast skickas snarast och First-In-First-Out (FIFO) är en metod där de äldsta varorna skickas ut snarast. De specificerar det faktiska värdet av inventeringen till företagets slutresultat.
ABC-analys Denna teknik bestämmer värdet på inventeringsartiklarna baserat på deras betydelse för verksamheten och kvantitet. "A Varor” är låga i kvantitet men höga i värde. "B Varor” är måttliga i kvantitet och i värde. "C Varor” är hög i kvantitet men låg i värde.
Aktiegranskning En traditionellt manuell och fysisk process för att jämföra nuvarande lagernivåer med uppskattade framtida behov, den är också utsatt för mänskliga fel, tidskrävande och en arbetsintensiv process. Med tiden har lageröversyn sett automationsteknik som gör att lagerchefen kan ställa in önskad minimilagernivå och beställer om varor automatiskt när och när det behövs.
Just in Time (JIT) Som namnet antyder bygger Just-In-Time-metoden på precisionslogistik för att säkerställa att lagervarorna anländer "precis i tid" för att möta kundernas efterfrågan. Detta är bra när det gäller att minska slöseriet och ta upp onödig lagring, men det är dataintensivt och kritiskt att man måste ha noggrann kunskap om olika faktorer och verktyg som krävs för att klara detta.
Cykelräkning Detta är ett ständigt lagerrevisionsförfarande under vilket specifika delar av lagret räknas på specifika platser på specifika dagar. Detta är också känt som cykelinventering , och det säkerställer att varje artikel räknas minst en gång under en redovisningsperiod (vanligtvis ett år). Det skiljer sig från traditionell fysisk inventering där de pausar operationer medan alla föremål räknas.
Fördelar med ett lagerhanteringssystem
För att kunna implementera en effektiv lagerhanteringsprocess behöver du ett bra lagerhanteringssystem (IMS). Men innan vi listar fördelarna med ett IMS, låt oss kort beröra fördelarna med lagerhantering.
Bättre noggrannhet i inventeringen
Undvik överstockning och understockning
Sänkta utgifter
Förbättrad produktivitet
Bättre insikter
Ökad vinst
Större transparens och tydlighet
Bättre kundupplevelse
Om dessa var tillräckligt lukrativa, här är fördelarna med att ha ett lagerhanteringssystem. Ännu bättre om det är integrerat med ett ERP!
Förenklad lagerhantering Detta är förmodligen den bästa på listan. Den ständiga processen med inköp, logistik, lagerhållning, orderhantering och genomförande är överväldigande. Den största fördelen med att använda programvara för lagerhantering är att det gör processen mycket enklare och enklare.
Minskad manuell ansträngning och felaktigheter Manuella arbetsprocesser kräver misstag, eller som vi kallar dem, mänskliga fel. Det är oundvikligt. Lagerhantering inkluderar en del komplexa beräkningar och processer som kan ta många mantimmar som ett IMS kan göra effektivt och korrekt på några minuter. Dessutom automatiserar den all datainsamling och spårningsprocesser, och lämnar därför inget utrymme för fel och felaktigheter såsom datadubbelhet.
Minskad överförsäljningsrisk Många företag står inför ett förbud från marknadsplatser som Amazon och eBay för att sälja över sina produkter. Överförsäljning sker när lagret inte är uppdaterat och kunden lägger en beställning på en produkt som är slut i lager. Det resulterar också i förlust av kontroll och besvikna kunder. Ett system säkerställer att din lagerräkning uppdateras i realtid och undviker följderna av en situation annars.
Utnyttja automatisering Uppgifter som RFID och streckkodsskanning påskyndar funktioner som inventering, mottagning och uppfyllelse. Att använda en IM-programvara för dessa minskar inte bara manuella fel utan frigör också din personal från repetitiva uppgifter som tar onödig tid.
Minskar kostnaderna och ökar vinsten Detta är den mest lukrativa punkten på listan – vinster. Att effektivisera din lagerhanteringsprocess genom ett korrekt system eliminerar inte bara indirekta lagerkostnader utan ger också ytterligare kostnadsbesparingar. Det kan hjälpa till att förkorta ledtiden för din leverantör och minska överskotts- och föråldrade lager utöver den största besparingen som kommer från automatisering. Du kan öka vinsten genom att använda din IMS för att prognostisera efterfrågan och lager i enlighet med detta så att du aldrig blir slut på lager under säsonger med stor efterfrågan på dina produkter.
Datadrivet beslutsfattande Lagerhanteringssystem fångar information från flera datapunkter. Utnyttja denna förmåga hos ditt IMS för att fatta datadrivna, högkvalitativa lagerbeslut som hjälper dig att minska kostnaderna och spara tid.
Förbättrad produktivitet De olika analyserna i din IM-programvara kan hjälpa dig att identifiera vilka av dina produkter som säljer snabbare, vilka av dina försäljningskanaler som ger mest försäljning och vilka som inte säljer det. Använd detta för att fatta mer intelligenta beslut som var du bör fokusera mer och vilka områden som behöver förbättras.
Sparar dyrbar tid Det är ingen överraskning att datorer, eller i detta fall programvara, kan arbeta flera gånger snabbare än människor. När du förlitar dig på en programvara för lagerhantering är processerna snabbare, mer exakta och mer tillförlitliga, uppgiftsredundans och dataduplicering minskar, en hel del direkta och indirekta kostnader sparas, och så är din värdefulla tid.
Förbättrad prognos När du använder ett IMS kan det ge insikt i olika trender genom datainsamling och analys över en tidsperiod. När du väl har identifierat dessa trender och förstår dem kan du förbättra aktieprognoserna avsevärt.
Inventeringsoptimering En av de vanligaste utmaningarna för alla företag som hanterar vissa fysiska lager är överlager och underlager. Att bestämma och hantera rätt balans är nyckeln. Lyckligtvis kan ett robust IMS hjälpa dig att identifiera lager som är låga i kvantitet i realtid så att du kan beställa i förväg och undvika ett lageruttag, och även undanröja behovet av överlager.
Bättre affärsförhandlingar Ett IMS har funktioner för batchspårning som hjälper till att öka spårbarheten och få tillgång till värdefull information så att du kan interagera bättre med potentiella leverantörer, avgöra vilka av dem som är fördelaktiga och vilka som behöver förbättras.
Överensstämmelse med GAAP Att värdera ditt lager korrekt och korrekt är obligatoriskt för att skapa finansiell insyn. De flesta IMS erbjuder den noggrannhet som krävs av Generally Accepted Accounting Principle dvs GAAP.
Förbättrad övergripande synlighet När verksamheten växer, tenderar saker att bli begravda med tiden och tenderar att förlora sikte i processen. I händelse av att en produkt återkallas kan det vara en enorm uppgift och kan ta otaliga timmar att dra ut produkterna utan en ordentlig batchspårningsfunktion. Detta är definitivt inte idealiskt för att driva ett företag. Digital IMS tillåter lageransvariga att hämta data för produkter efter datum och plats med hjälp av serienummer eller identifikationsnummer.
Datasäkerhet Allt är inte menat för alla. När du driver ett företag är hierarki viktigt, och det är också att definiera roller och åtkomst för ditt team. I avsaknad av ett system kan linjerna bli suddiga och det kan finnas en frånvaro av ansvar. När du använder ett IM-system kan du definiera roller och även åtkomst för varje användare. På så sätt säkerställer du att endast den avsedda personen har tillgång till uppgifterna. Den största fördelen är att det ger säkerhet på alla nivåer.
Utmaningar du kan förvänta dig
Som nästan allt bra, kommer lagerhanteringssystem också med några utmaningar. Se upp för dessa utmaningar när du bygger upp din lagerhanteringsprocess:
Kan vara komplex Bytet från manuell till automatisk kan vara bra, men kan vara komplex. Eftersom lagerhantering har så många processer och komponenter kan du tycka att det är lite intensivt och det kan ta lite tid att vänja sig vid. Det är viktigt att du får ditt team att engagera sig i att förstå och använda programvaran. Det kan ta lite tid till en början för alla att vänja sig vid plattformen. Som sagt, när du väl har fått chansen att lära känna hur plattformen fungerar, kommer det säkerligen att göra ditt liv enklare i det långa loppet.
Riskfaktorer Även om risken på grund av fel och ineffektivitet minskar på grund av formaliserade processer och automatiserade arbetsflöden, måste du hålla ett öga på din lagerhanteringsprocess för potentiella förbättringar och fel, för att hålla riskerna borta. Det kan vara tillrådligt att koppla din IM-process till supply chain management (SCM) och kvalitetskontroll (QC). Detta skulle hjälpa till att skydda ditt rykte och resultat.
En annan möjlig risk kan vara att systemet kraschar oväntat. Detta problem kan dock utrotas genom att välja en mjukvaruplattform som ZapERP lagerhantering, som är en molnbaserad plattform. Så i händelse av att detta skulle hända kommer all din data att slutföras på ett säkert sätt eftersom de alla lagras i molnet.
Resurskrävande Tillsammans med den potentiella initiala investeringen i att skaffa programvaran, kan du förvänta dig att lägga en avsevärd tid och ansträngning på att uppnå buy-in från den högsta ledningen och även de andra medlemmarna i företaget som helhet. Lägg därtill kostnaden för utbildning och utbildning för programvaran innan du kan "gå live", dvs. distribuera programvaran i hela driften.
Kan bli dyrt Den här är särskilt relevant för mindre företag. Kostnaden för att köpa och distribuera en IM-programvara kan vara ganska skrämmande. Ändå lönar sig den initiala investeringen mer än väl i form av förbättrad kundlojalitet och ökad vinst. Ett av sätten att minska kostnaderna är att välja en plattform som är värd på molnet. Inte bara är risken lägre, utan det kostar en bråkdel av vad det annars skulle kosta dig om du skulle utveckla en egen.
BONUS:Hur utvecklar man en effektiv lagerhanteringsprocess?
Det finns otaliga alternativ där ute, men ditt företag är inte som din närmaste grannes. Du måste noggrant analysera och utvärdera dina mål och uppdrag för att bestämma de nyckelkrav som hjälper dig att uppnå dem. Kolla in den här minichecklistan –
Bestämma en budget Som vi har nämnt i den här bloggen tidigare kan du förvänta dig att ta på dig några märkbara kostnader när du väljer och implementerar en IM-programvara. Det hjälper till att räkna ut de uppskattade direkta såväl som indirekta kostnaderna och bestämma din komfortnivå. Om du väljer en programvara som ansluter till inköp, ERP (Enterprise Resource Planning) och bokföringsprogram, kommer det att hjälpa till att koppla ihop punkterna ekonomiskt. Kom ihåg att även om den initiala investeringen kan verka som en stor siffra uppenbarligen, kommer fördelarna du kommer att skörda vara mycket fler i det långa loppet.
Ta reda på logistik och lagring Typen, platsen och antalet lager du kommer att behöva beror på storleken på din bransch och ditt företag. Välj ett IMS som gör det lättare att samordna alla kanaler sömlöst.
Sätt dig själv först One size gör inte passar alla. Du måste väga alla tillgängliga alternativ och nollställa den som markerar alla dina rutor (krav) – eller åtminstone den som kontrollerar de flesta av dem. Ta hänsyn till inköpskostnaden, introduktionskostnaden, byteskostnaden (ja, detta är också viktigt eftersom det kommer att bli en tung faktor om du skulle besluta dig för att byta till ett alternativt verktyg) etc. De flesta alternativen där ute ger en gratis provperiod för en ställ in antal dagar; dra nytta av det och prova alla de som tilltalar dig innan du slutar på en.
Lagringshantering behöver inte vara frustrerande
Det kan tyckas som att hantera dina produkter är en uppgift större och mer överväldigande än att faktiskt sälja dem till potentiella kunder. Vi hoppas att den här artikeln har lyckats ta bort en del av frustrationen genom att vara behjälplig med information om saker att hålla utkik efter när du väljer programvara, fördelarna och utmaningarna med ett IMS. Genom att investera i rätt IM-programvara kan du se till att du har den lätt tillgänglig när som helst, var som helst, och tar hand om inte bara ditt lager utan också tar hand om utgifter och ineffektivitet ur din organisation.
Kolla in våra andra bloggar för mer information om lagerhantering, flerkanalsförsäljning, POS och så mycket mer. Om du är en e-handelssäljare måste du prenumerera på den här bloggen! För att göra affären sötare ger vi dig till och med två veckors extra provperiod när du registrerar dig på ZapERP. Bara skärmdumpa det här avsnittet och maila oss.
