Grattis, du har anställt en ny medarbetare! Att lägga till personal är en spännande milstolpe för ett blivande företag, och det är lätt att bli överväldigad när man förbereder sig för sin ankomst.
Federal lag kräver att du verifierar en anställds behörighet att arbeta i USA. Inom tre dagar efter anställningen måste du fylla i formulär I-9, verifiering av anställningsbehörighet , vilket innebär att granska godkända dokument för att bekräfta den anställdes medborgarskap eller arbetsbehörighet. Du kan ladda ner formulär I-9 på U.S. Citizenship and Immigration Services (USCIS) webbplats. Ännu bättre, för att säkerställa noggrannhet, använd I-9-formuläret och malluppsättningen från ComplyRight. (Böter för felaktigt ifyllda I-9:or kan vara höga.) Även om du inte behöver lämna in I-9:an till regeringen, måste du spara den i tre år efter anställningsdatumet för den anställde eller ett år efter att den anställde slutar ditt företag, beroende på vad som kommer senare.
Var också medveten om att USCIS precis släppte en reviderad version av I-9. Från och med den 22 januari 2017 måste du endast använda den nya versionen daterad 2016-11-14.
IRS-formuläret W-4 anger antalet bidrag en anställd vill göra anspråk på. Detta är viktigt eftersom det avgör hur mycket du behöver hålla inne från den anställdes lönecheck. Ladda ner det här formuläret från IRS-webbplatsen eller använd den här nedladdningsbara PDF-versionen för en elektronisk post.
IRS kräver att du behåller anställningsskatteregister (inklusive W-4) i minst fyra år efter att skatterna betalades. Statliga arkivlagar kan också gälla, så se till att kontrollera.
Som arbetsgivare måste du hålla inne en del av varje anställds lön för skatter och överföra skatterna till lämplig myndighet. Dessa skatter inkluderar federal inkomstskatt, socialförsäkring och Medicare-skatt och, om tillämpligt, statlig inkomstskatt.
Du kan hantera löner själv, eller överväga att använda en tredjeparts lönetjänst. Leverantörer av lönetjänster håller sig à jour med ändringar i skattelagstiftningen, drar automatiskt in rätt skatter från en anställds lön och skickar till och med påminnelser till dig när det är dags att lämna in din skatt. Leta efter en tjänst som är designad och prissatt specifikt för små företag.
Varje stat har sin egen nyanställda rapporteringsbyrå för att spåra föräldrar som är skyldiga barnbidrag och som inte betalar det. Du måste rapportera varje nyanställning till denna byrå inom 20 dagar efter anställningen. (Hitta din delstats nyanställda rapporteringsbyrå på webbplatsen Office of Child Support Enforcement.)
Beroende på din delstats lag kan du också behöva betala statlig arbetslöshetsskatt för din nyanställning. Dessa skatter finansierar statens arbetslöshetsersättningsprogram för personer som är utan arbete. Friska upp om lagarna i din delstat och hur du registrerar dig på Business.USA.gov.
När du är ett företag med minst en anställd måste du lägga upp federala och statliga (och i vissa fall stad eller län) meddelanden om vissa arbetslagar (som federala minimilöner och lagar mot diskriminering). Dessa inlägg förmedlar anställdas rättigheter och ditt ansvar som arbetsgivare.
Både federala och statliga inlägg bör visas där arbetarna enkelt kan se dem. Varje gång en statlig myndighet gör viktiga ändringar i dessa officiella inlägg måste du ersätta de föråldrade affischerna med uppdaterade. Annars kan du bli skyldig till böter eller utsätta dig själv för risk för stämningar.
Eftersom antalet obligatoriska inlägg växer – och det är svårt att spåra alla regler som utfärdats av olika myndigheter – förlitar sig många arbetsgivare på en ansedd postningstjänst. Detta kan spara avsevärd tid på att se till att ditt företag uppfyller kraven.
Att anställa är en viktig och spännande del av att bygga ditt företag - men du måste följa en specifik handlingsplan med varje ny medarbetare. För ytterligare vägledning, registrera dig för ett kostnadsfritt informativt webbseminarium, "Anställ din första medarbetare:En guide till att få det rätt", presenterat av ComplyRight på uppdrag av SCORE.
Kan du inte delta i webinariet? Ladda ner e-guiden "Så du vill bli chefen." Båda resurserna ger dig självförtroende och kunskap att anställa smart och se till att du inte lämnar några kritiska detaljer obevakad.
