Varje företag har avtal, med både kunder och leverantörer. Kontrakt utgör livsnerven för alla företag, och de är ofta ett företags enskilt största ekonomiska tillgång. Ändå, enligt forskning från International Association for Contract &Commercial Management (IACCM):
Genom att få bättre koll på ditt företags kontrakt kan du öka den årliga lönsamheten med nästan 10 procent. För företag som står inför ekonomiska utmaningar kan denna ökning vara det som tar dem från katastrofens rand tillbaka till välstånd.
Den vanligast accepterade definitionen av kontraktshantering är processen att skapa, utföra och analysera kontrakt för att säkerställa att företaget presterar efter bästa förmåga både operativt och ekonomiskt, samtidigt som risken minimeras. Med andra ord är det mer än ett system för arkivering och lagring där kontrakt endast granskas när det är dags för omförhandling eller om det finns ett problem. Kontraktshantering syftar på att behandla kontrakt som levande dokument som dikterar organisationens funktion, att veta exakt vad företagets skyldigheter är - och vad andra är skyldiga att göra för företaget.
Dålig kontraktshantering innebär alltså att inte hålla koll på kontrakten och fullgöra skyldigheter. Det kan visa sig på en mängd olika sätt.
Böter och straff . De flesta kontrakt innehåller klausuler som beskriver konsekvenserna av att inte följa avtalsvillkoren. Utan avtalshantering kan vissa villkor inte uppfyllas, vilket resulterar i kraftiga böter och straffavgifter. Detta fungerar åt båda hållen; om dina entreprenörer inte uppfyller sina skyldigheter har du rätt att införa sanktioner mot dem, men om du inte är uppdaterad om kontrakt kan du missa dessa möjligheter.
Missade deadlines. Mycket få kontrakt är tillsvidare. De flesta har utgångsdatum och deadlines för förnyelse. Om du har kontrakt med en leverantör och missar en förnyelsesfrist kan du få affärsstörningar på grund av annullerade kontrakt eller sluta betala mer för produkter eller tjänster på grund av ett misslyckande att omförhandla eller en automatisk förnyelse. Å andra sidan, om du inte proaktivt når ut till dina kunder eller medarbetare innan ett kontrakt löper ut, kan du förlora en kund eller tvingas omförhandla mindre förmånliga villkor.
Förluster på grund av uteblivna åtaganden . Utan de insikter du får från kontraktslivscykelhantering kanske du inte har en korrekt bild av din kundbetalningshistorik och prestanda som helhet, och du kan utveckla kontrakt som negativt påverkar resultatet i framtiden.
Ogiltiga kontrakt . Lagar och regler förändras hela tiden, och alla kontrakt är inte inskrivna enligt de gamla villkoren. När det finns betydande ändringar av reglerna måste kontrakten ändras eller uppdateras för att återspegla det, annars kan de anses ogiltiga i domstol. Detta kan potentiellt leda till tusentals dollar i förluster.
Detta är bara några av de sätt som dålig kontraktshantering skadar dina intäkter. Du kan undvika detta genom att implementera ett avtalshanteringssystem som säkerställer att dina kontrakt är organiserade. Du kan då enkelt få insyn i vad du har på böckerna.
Det första steget till ett riktigt kontraktshanteringssystem är att konsolidera dina kontrakt till ett enda arkiv. Kontrakt bör inte lagras på dussintals anställdas datorer, i e-post eller i arkivskåp - eller en kombination av platser. Snarare är det att föredra att använda programvara för kontraktshantering. Ett sådant program låter dig lagra alla dina kontrakt på ett ställe, vilket gör det enkelt att söka efter specifik information när du behöver den.
En annan fördel med att implementera ett avtalshanteringssystem är att inte bara dina kontrakt finns på ett ställe, utan du får den synlighet du behöver för att vara proaktiv med ditt avtal. Vissa företag väljer att använda kalkylprogram för att hålla reda på viktiga datum och milstolpar i sina kontrakt, men det systemet kan vara krångligt och felaktigt. För att inte tala om, det är svårt att övervaka alla aspekter av ett kontrakt i ett kalkylblad, vilket innebär att dina anställda kan missa nyckelpunkter och överväganden när de utvärderar och agerar enligt kontrakt.
Ändå är den största fördelen med att gå över till kontraktshantering - snarare än enkel "kontraktslagring" - att du kommer att se ökad lönsamhet. Alla företag vill se en sundare resultat, så sluta lämna pengar på bordet genom att misslyckas med att hantera dina kontrakt.
