Om du har ett berg av pappersfakturor och kontoutdrag som hopar sig hemma, kanske du undrar vad du behöver behålla och vad kan gå i dokumentförstöraren. När det kommer till kontoutdrag behöver du vanligtvis ha tillgång till dem i minst tre år. Men i vissa fall behöver du dem i upp till sju år.

Läs mer om varför det är nödvändigt att spara kontoutdrag, hur länge , och vad händer om du inte gör det.

Nyckelalternativ

• IRS och de flesta delstater kan granska skattedeklarationer i tre år från inlämningsdatumet, så dina kontoutdrag måste vara tillgängliga åtminstone så länge.
• Du kan behöva spara kontoutdrag i sju år om du investerar eller om du misstänks ha underrapporterat din inkomst.
• Kontokontoutdrag för de senaste två åren kan vara nödvändiga för att dela in skatter, få lån och andra ekonomiska åtgärder som kräver en verifiering av inkomsten.

Hur länge bör du spara kontoutdrag?

I de flesta fall behöver du tillgång till dina kontoutdrag för minst tre år (men möjligen upp till sju) som bevis i revisionssituationer. Kontoutdrag för det senaste året bör sparas för skatteanmälan, men du kan också behöva dem för att få lån eller hyra en bostad.

Banker är enligt federal lag skyldiga att förvara de flesta register i arkivet kl. minst fem år, och många håller medlemmarnas kontoutdrag tillgängliga i upp till sju. Kontrollera med din bank för att se hur länge den kommer att spara dina register. Om en revision eller något annat behov av ett utlåtande dyker upp inom den tidsperioden kan du beställa dem från din bank istället för att ha dem till hands – även om du kan behöva betala en liten avgift för äldre utlåtanden.

Undrar du över kontoutdrag från ditt företags bankkonto? Så här länge ska du spara affärsregister.

Varför ska du behålla kontoutdrag?

En av de främsta anledningarna till att du behöver kontoutdrag är att ha bevis på en inkomst, avdrag eller kredit för Internal Revenue Service.

Skatterelaterade skäl

IRS har en begränsningsperiod som gäller för inkomstdeklarationer, och det begränsar den tid du har på dig att ändra din retur, begära en återbetalning eller göra anspråk på en kredit. Dessutom begränsar begränsningsperioden den tid som IRS har på sig att fastställa ytterligare skatt.

IRS:s begränsningsperiod för skyldig skatt är tre år från det datum du lämnade in din ursprungliga deklaration. För att göra anspråk på en återbetalning eller kredit är det tre år från det datum du lämnade in deklarationen eller två år från det datum du betalade den skyldiga skatten, beroende på vilket som är senare.

I många fall kommer din delstats begränsningsperiod att sammanfalla med IRS tidsfrist på tre år, men det kan finnas några undantag där du bor. Se till att kontrollera din delstats lagar för att säkerställa att dina uttalanden är tillgängliga under revisionsperioden.

Om du behöver ändra din skattedeklaration för att begära en kreditering eller återbetalning men du kan inte komma åt dina kontoutdrag, du kanske inte kan bevisa att du förtjänar den krediten eller återbetalningen. Dessutom, om IRS bedömer ytterligare skatt som du vet att du inte är skyldig, kan du behöva dina kontoutdrag för att bevisa varför du inte är skyldig den.

Andra skäl att hålla fast vid kontoutdrag

Behåll kontoutdrag för framtida långivare, hyresvärdar och andra som du skulle vilja starta en ekonomisk relation. När du avgör om du har råd med betalningarna för ett lån, en hyresbostad eller något annat kan de begära att se dina kontoutdrag för att verifiera din inkomst.

Kontokontoutdrag kan också vara till nytta för att visa bevis på köp gjorda av betalkort, check eller banköverföring om någon hävdar att du är skyldig dem pengar. Och om du behöver använda en produktgaranti eller lämna in ett försäkringsanspråk, kan ett kontoutdrag hjälpa dig genom att bekräfta att du har gjort de anslutna köpen.

När bör du behålla kontoutdrag längre?

I vissa fall föreslår IRS att du sparar register längre än tre år på grund av hur lång tid byrån kan granska dig.

• Om du betalar anställningsskatt måste du spara uppgifterna i fyra år efter att skatten förfaller eller betalas, beroende på vilket som inträffar senare.
• Om inkomsten inte rapporteras och den står för mer än 25 % av din bruttoinkomst, eller om IRS misstänker att så är fallet, kan den granska dig när som helst i sex år.
• Om du rapporterar en kapitalförlust på grund av osäkra fordringar eller värdelösa värdepapper bör du spara dina register i sju år.

Om du inte lämnade in en deklaration ett år, eller om du lämnade in en deklaration som IRS anser är bedräglig, finns det ingen gräns för när du kan granskas.

Om dina skatter är relativt enkla och du har registrerat dem korrekt, du behöver förmodligen inte oroa dig för att behålla kontoutdrag längre än tre år. Men om du har mer komplicerad ekonomi, inklusive investeringar, är det en bra idé att se till att du kan komma åt dem för sju.

Organisera kontoutdrag och andra dokument

Att ha ett sätt att lagra och hålla reda på dina uttalanden kan göra det lätt att komma åt information om och när du behöver den.

Pappersutlåtanden

Om du föredrar att spara år av fysiska påståenden, kommer att behöva ha lite utrymme för att göra det. Här är några arkiveringstips för papperskopior:

• Köp ett dedikerat arkivskåp för dina finansiella dokument.
• Separera dokumenten efter år.
• Ordna dokumenten efter typ och kategori (personliga kontoutdrag, företagskontoutdrag, investeringsutdrag, kreditkortsutdrag etc.).
• Skicka in dem i kronologisk ordning så att det är lätt att snabbt hitta det du behöver.
• Förvara de viktigaste dokumenten i ett brandsäkert kassaskåp.

När du inte längre behöver uttalanden, strimla dem för att skydda känslig information.

Elektroniska uttalanden

Med elektroniska uttalanden som blir allt vanligare kan du välja att behålla virtuella poster. Men skulle du välja att gå den vägen och behålla dem sparade på en enda enhet riskerar du att förlora uppgifter om enheten kraschar, tappas bort eller blir stulen. Överväg att säkerhetskopiera poster på en säker sekundär lagringsenhet eller i en säker molnmiljö.

Ett annat alternativ med digitala kontoutdrag är att kontakta din bank för att ta reda på hur länge det sparar uttalanden så att du kan komma åt dem vid behov. Ofta gör banker det möjligt för dig att komma åt, ladda ner och skriva ut några års kontoutdrag via internetbank. Om du behöver ett kontoutdrag som inte är tillgängligt online men det fortfarande ligger inom den tidsperiod som din bank har register över kan du vanligtvis beställa det. Tidsramar och avgifter kan variera beroende på institution och kontotyp, så kontrollera innan du går den här vägen.

Vanliga frågor (FAQs)

Hur länge ska du behålla dina skattedeklarationer?

Du bör vanligtvis spara dina skattedeklarationer i minst tre år från och med ditt fildatum, eftersom det är IRS:s begränsningsperiod för att bedöma ytterligare skatt. Men om du inte betalade dina skatter inom ett år efter inlämnandet, ha en deklaration till hands i två år från det datum du betalade dem i sin helhet.

IRS kan granska dig i upp till sex år om den misstänker att du underrapporterade din inkomst med minst 25 %. Behåll dina skattedeklarationer i sju år om du gör en förlust för osäkra fordringar eller värdelösa värdepapper.

Hur länge ska du behålla lönebesked?

Lönesedlar bör förvaras i minst 12 månader så att du kan exakt lämna in din skatt följande år. Men enligt IRS kanske du vill behålla dina löneanteckningar i tre år för att säkerhetskopiera dina skattedeklarationer om du blir granskad.

Hur länge ska du spara kreditkortsutdrag?

Om du använder ett kreditkort för företag, se till att du kan komma åt uppgifterna i minst tre år för att fungera som bevis (om det behövs) för dina skattedeklarationer.

För personliga kreditkort är det bäst att spara kontoutdrag i 12 månader för att verifiera avgifter till dig, tjänster du har betalat för, affärskostnader, donationer till välgörenhet eller – om det är ifrågasatt – en betalning av lån i tid.