Långsiktiga hyresavtal relaterade till mark eller byggnader har ofta bokföringsbestämmelser. Detta gäller särskilt i kommersiella leasingsammanhang. Upptagningsbestämmelsen tillåter endera parten att anteckna arrendeavtalet, eller ett meddelande om arrendeavtalet, med länet. Det allmänna syftet med att tillåta att ett hyresavtal registreras är att skapa ett prioriterat intresse i de offentliga registren om den hyrda fastigheten.
Varje län har utsett en landregistreringstjänsteman, ofta kallad en länsregistrator, för att upprätthålla offentliga register som rör ägande och äganderätt till all fast egendom som ligger inom det länet. Länsregistret arkiverar kopior av alla registrerade handlingar som hänför sig till alla typer av intressen för fastigheter, och dessa antecknade handlingar är tillgängliga för allmänheten insyn och forskning.
Att registrera ett hyresavtal innebär att lämna in en kopia av hyresavtalet till det lokala länsregistret. Landbokföringskontoret kommer att ta ut en liten registreringsavgift och kommer att stämpla toppen av hyresavtalet med en registreringsstämpel som anger datum, tid, postnummer för det inspelade dokumentet. Länet för sedan ett register över alla registrerade handlingar så att allmänheten kan söka och granska dessa handlingar.
Många statliga lagar föreskriver att inspelning är nödvändig för att skapa fastigheter med långsiktigt intresse. Vissa intressen i mark kan vara ogiltiga om de inte finns inskrivna i en handling som antecknas hos länet. Dessutom, om fastighetsägaren säljer fastigheten och hyresavtalet inte har registrerats, kommer den framtida ägaren av fastigheten inte att vara bunden till villkoren i hyresavtalet. Registrering gör att alla framtida fastighetsköp får besked om att hyresavtalet existerar, vilket gör att alla framtida fastighetsköpare blir bundna av villkoren i hyresavtalet om de köper den hyrda fastigheten av hyresvärden.
Vissa hyresvärdar eller hyresgäster vill inte att alla villkor i hyresavtalet ska offentliggöras. Hyresavtalet kan innehålla konfidentiell information som hyresvärden eller hyresgästen vill hålla privat. Följaktligen är det vanlig praxis att registrera ett meddelande om hyresavtal som identifierar hyresavtalet i allmänhet, men som faktiskt inte registrerar själva hyresavtalet. Att spela in ett meddelande skyddar hyresavtalets prioriterade intresse utan att avslöja de privata villkoren för hyresavtalet.
