Den 6 mars 2020 har det varit 164 bekräftade fall i 19 delstater och totalt 11 dödsfall från COVID-19 (coronavirus), rapporterar Centers for Disease Control and Prevention (CDC). När du läser detta kommer den siffran utan tvekan att vara högre.

CDC manar företag att förbereda sig för värsta tänkbara scenarier angående coronavirus. Så här gör du.

Håll koll på nyheterna

Med rykten som sprids snabbare än själva viruset, vänd dig till välrenommerade källor för fakta.

• CDC lanserade nyligen Coronovirus.gov med omfattande information för alla invånare i USA, inte bara inklusive företagsägare.
• CDC har utfärdat riktlinjer för coronaviruset för företag och uppdaterar dem när ny utveckling inträffar.
• Wärldshälsoorganisationen (WHO) har ett faktablad om coronaviruset för företag samt vanliga frågor och resurser om coronaviruset.

Identifiera nyckelfunktioner och risker

Om du redan har en katastrofplan, använd den för att identifiera dina viktigaste affärsfunktioner. Tänk sedan på hur en pandemi kan påverka dem.

• Hur håller du öppet om hälften av personalen är sjuk eller tar hand om sjuka familjemedlemmar?
• Vilka är dina anställda med kritisk kompetens som inte enkelt kan ersättas med kort varsel? Kan du utbilda någon snabbt, kanske till och med lägga ut deras arbete på entreprenad?
• Vad kan hända om produkter du importerar från Kina begränsas?

Håll din arbetsplats säker

På jobbet, påminn anställda att öva på grundläggande hygien, som de skulle göra under förkylnings- och influensasäsongen.

• Ge massor av vävnader och handsprit på hela kontoret.
• Håll tvål- och handduksautomaterna i badrummet fulla och uppmuntra regelbunden handtvätt i minst 20 sekunder varje gång.
• Rengör ytor regelbundet och tillhandahåll desinfektionsservetter för engångsbruk så att anställda kan torka av delade ytor, som tangentbord, kassaapparater eller skrivbord, innan de används.
• Tillhandahåll engångshandskar för anställda som använder delade verktyg eller rör vid samma ytor, som lagerarbetare eller expeditionstjänstemän.
• Eftersom nära kontakt tillåter virus att sprida sig bör du överväga att arrangera om arbetsytor för att hålla arbetarna minst 6 fot från varandra.

Se upp för symtom

Känn till symptomen på coronavirus—feber, hosta och andnöd.

• Om arbetare har en mild förkylnings- eller influensasymptom, skicka hem dem.
• För att hindra anställda från att bli sjuka kan det krävas att man tillhandahåller sjuklön och tar bort gränserna för sjukdagar.
• Om en anställd blir sjuk på jobbet, sanera arbetsområdet efter att de gått hem.

Arbeta på distans

Låt om möjligt anställda arbeta på distans.

• Om du använder sina egna datorer, se till att anställda använder ditt företags virtuella privata nätverk (VPN) för att komma åt data, kryptera e-post, installera antivirusprogram och aktivera brandväggar.
• Välj kommunikationsverktyg för snabbmeddelanden, projektledning och virtuella möten; Zoom, GoToMeeting och Zoho Meeting är tre appar för videokonferenser att överväga.

Begränsa resor

Eliminera icke-nödvändiga anställdas resor, särskilt till evenemang med internationell publik eller områden med coronavirusutbrott. Anställda som nyligen har rest till ett drabbat område bör sätta sig i karantän hemma i 14 dagar efter att de kommit tillbaka.

Planera för frånvaro

Förutom anställda som är ute sjuka kommer många friska anställda att sitta fast hemma och ta hand om sjuka familjemedlemmar, ta hand om barn om skolor stänger, eller oförmögna att ta sig till jobbet om kollektivtrafiken stängs av.

• Träna anställda, arbetsledare och chefer för att täcka andras jobb, inklusive arbete på andra avdelningar och geografiska platser vid behov.
• Utveckla en relation med en bemanningstjänst så att du snabbt kan anställa vikarier.
• Identifiera befattningar som kan läggas ut på entreprenad.

Kontrollera din täckning

Avbrottstäckning täcker inkomst som går förlorad när du lägger ner ditt företag på grund av en katastrof. Det betalar sig dock vanligtvis inte om det inte finns fysisk skada på företaget. Prata med din försäkringsagent för att se vilken, om någon, täckning du skulle ha om coronavirus tvingar fram en tillfällig stängning.

Kommunicera kontinuerligt

Kommunikation är nyckeln till att förhindra panik.

• Se till att anställda tydligt förstår orsakerna till eventuella policyer du implementerar.
• Dirigera dem till välrenommerade informationskällor för att hålla sig à jour med situationen.
• Använd checklistan för planering av kriskommunikation för att utveckla en kommunikationsplan.

För matserviceföretag:

National Restaurant Association rekommenderar att du kontaktar din lokala hälsoavdelning för vägledning och uppdateringar om coronaviruset i ditt område.

• NRA:s webbplats har information och resurser för att hjälpa restauranger att förbereda sig för ett coronavirusutbrott, inklusive ett faktablad om coronaviruset på både engelska och spanska.
• Mataffärer kan sjunka avsevärt, men detta kan vara en möjlighet att öka leverans- eller avhämtningsförsäljningen.
• Att ta med kundernas beställningar till sina bilar kan minimera potentiellt riskfylld kontakt.

För återförsäljare:

Förbered dig på problem med leveranskedjan och produktbrist genom att söka alternativa leverantörer.

• Håll kontakten med leverantörer för att bli varnad om problem omedelbart.
• Använd denna möjlighet för att utöka din e-handelsförsäljning; var beredd på att onlinebeställningarna ökar.
• Om du inte säljer online kan du erbjuda kunderna möjligheten att göra beställningar via telefon för leverans eller hämtning vid kanten.