För små företag kan opålitligt kassaflöde vara katastrofalt. Varje år måste många företag stänga på grund av bristande kassaflöde. Även ett kortsiktigt kassaflödesproblem kan göra det svårt att betala lön, hyra eller köpa förnödenheter.

Det finns många orsaker till kassaflödesproblem. Nedgång i försäljningen, säsongsvariationer, oväntade utgifter och kunder som hamnar efter med betalningar. Särskilt betalningsförseningar plågar många småföretag, vilket gör det svårt att hålla lamporna tända, än mindre växa.

För att hjälpa dig undvika att bli ännu en statistik, här är sex tips och bästa praxis för kassaflödeshantering som hjälper dig att växa ditt företag.

1. Få en 360-graders bild av dina kontantrörelser

En av de första sakerna att göra är att få en överblick över din finansieringssituation. För att göra detta behöver du en kassaflödesanalys och en kassaflödesprognos.

Kassaflödesanalysen ger dig liksom kontoutdraget en överblick över din kassasituation vid varje given tidpunkt och upprättas vanligtvis i slutet av varje månad. Det är en ögonblicksbild av de pengar som har flödat in i ditt företag (vinster, finansiering, etc.) och kvar (fakturor, löner, lagerkostnader, skulder, etc.).

Kassaflödesprognosen pekar däremot på nästa månad, kvartal eller till och med år. Det är ett ovärderligt verktyg för att hjälpa dig att förutsäga eventuella problem innan det uppstår så att du kan vidta begränsningsåtgärder. Använd data från din kassaflödesanalys, såsom kundbetalningsmönster, såväl som försäljningsprognoser, lagerplaner och andra utgifter för att informera din prognos.

De flesta bokföringsprogram innehåller en kassaflödesanalys och prognosrapporter som du kan skapa baserat på dina befintliga bokföringsdata. Alternativt kan du använda denna mall för SCORE-kassaflödesprognos.

2. Hjälp dina kunder att betala dig snabbare

Obetalda räkningar är en faktor som i hög grad påverkar ditt kassaflöde. Studier visar att kostnaden för obetalda räkningar från småföretag är mer än 825 miljarder dollar. Men du kan ta kontroll och överbrygga klyftan mellan fakturering och betalning. Här är några idéer:

• Fakturera omedelbart - Skjut inte upp faktureringen till slutet av månaden eftersom det bara försenar tiden det tar för pengarna att nå ditt bankkonto. Fakturera istället så fort du har slutfört jobbet. Om ditt projekt är stort eller pågående, organisera dig för att fakturera månadsvis eller till och med använda stegvis fakturering så att du kan fakturera i viktiga skeden av projektet och få dessa betalningar snabbare.
• Ta reda på hur dina kunder föredrar att betala - Många stora företag använder direktinsättnings- eller betalningsapplikationer som Bill.com. Ta reda på vad din kund använder och se till att den är korrekt konfigurerad för att ta emot betalningar, vilket kommer att minimera problem med sena betalningar på grund av tekniska svårigheter.
• Analysera din fakturadesign – vi pratar inte om snygg grafik, utan om din fakturas tydlighet, snygghet och innehåll. Inkludera viktiga kontaktuppgifter, betalningspreferenser (med länkar om möjligt), betalningsvillkor (enligt kontraktet), lättlästa typsnitt, etc.
• Använd ett faktureringsverktyg – Det finns flera enkla budgetfaktureringsverktyg som kan hjälpa dig att få betalt snabbare. QuickBooks, FreshBooks, Wave och Hiveage har en mängd olika verktyg som gör det enkelt att generera fakturor, spåra och göra anspråk på betalningar, utfärda automatiska påminnelser och integrera med dina bokföringssystem.

3. Var uppmärksam på räkningar som förfaller

Etablera ett system som gör att du kan se vilka fakturor som väntar, eller ännu bättre, som närmar sig förfallodagen så att du kan kräva betalning så snart som möjligt. Beroende på din kundbas är ett Excel-kalkylblad ett bra ställe att börja, men saker och ting blir mycket mer hanterbara när du använder bokföringsprogram.

4. Skapa en relation med den som ger dig checken

Att känna till namnet och e-postadressen till den person som ger dig checkarna är ett stort plus. De flesta B2B-relationer är med försäljning, marknadsföring eller annan icke-redovisningspersonal. Men om du kan lära känna leverantörsreskontrapersonalen kommer du att ha bättre förutsättningar att få svar på var betalningen befinner sig i bearbetningscykeln och göra anspråk på den direkt om det blir förseningar.

5. Ha en ekonomisk kudde

Ett sätt att komma före kassaflödesproblem är att upprätthålla en finansiell kudde, oftast i form av sparande. Detta är inte alltid lätt, särskilt om du är orolig för att inte ha tillräckligt med pengar i första hand. De flesta ekonomiska planerare rekommenderar att privatpersoner och företagare har 3 till 6 månaders besparingar för att täcka sina utgifter. Detta beror på din personliga komfortnivå. Försök att börja smått, öka dina bidrag över tiden och använd din kassaflödesprognos för att informera om din sparplan. Den här SCORE-artikeln ger mer information om hur mycket pengar ett litet företag ska ha i reserv.

En annan källa till kassareserver är en affärskredit. Till skillnad från traditionella lån ger en kreditram dig mer flexibilitet och kan användas för att finansiera uthyrning och inköp eller som ett skyddsnät när du ställs inför utmaningar som att göra löner under en kassaflödeskris. Se till att ansöka under en finansiell hälsoperiod, låna sedan när du behöver pengarna och betala tillbaka när du inte gör det.

6. Var strategisk med din tillväxt

Snabb tillväxt kan ofta leda till kassaflödesproblem. Att vinna ett nytt kontrakt kan innebära att du behöver investera i nyanställningar, men nettovillkor på 30, 60 eller till och med 90 dagar kan resultera i sena betalningar och en kassakris på lönelistan.

Skygg inte för tillväxtmöjligheter, utan använd din kassaflödesprognos för att hålla ett öga på hur lång tid det kommer att ta dig att betala av din skuld för att växa (kom ihåg att en kreditram också kan hjälpa vid denna tidpunkt). Se på varje kund som en investering och fråga dig själv:gör jag en vinst och hur lång tid tar det att samla in den?