För några veckor sedan fick jag ett samtal klockan 8:30 från en stressad kvinna i Florida. Hennes bror, en pensionerad Delta Air Lines-pilot, låg i koma. Räkningar behövde betalas, men ingen i familjen, inklusive hans fru, hade någon information om hans besparingar, investeringar, skulder eller annan ekonomi.

Hon trodde att han hade cirka 800 000 dollar i investeringar. Allt han någonsin sa till dem var att "han lade sina pengar hos en rådgivare som är specialiserad på att arbeta med deltapiloter." Efter att ha ringt flera finansiella rådgivare hade de ännu inte hittat några pengar.

Som tur var hade de hittat tre lokala bankkonton. Men även denna kunskap visade sig vara en frustrerande upplevelse, eftersom kvinnan och hennes syskon behövde arbeta med tre olika banker för att få tillgång till pengarna eller stänga kontona. Han hade också en fullmaktshandling, som hjälpte till att säkra pengar från bankerna. Ändå hopade sig räkningarna och det fanns inte tillräckligt med pengar tillgängliga för att klara hans utgifter mycket längre.

För att ge omedelbar hjälp rekommenderade jag hans nära och kära att göra följande:

Få hans senaste skattedeklaration

Detta dokument har sannolikt namn och kontaktinformation för revisorn som upprättade skattedeklarationen, om han hade en professionell tillhandahålla den tjänsten. Dessutom ska skattedeklarationen dokumentera hans inkomst. "Om du hittar inkomsten kan du hitta tillgångarna," sa jag till henne.

Det beror på att intjänad ränta, utdelning, pensionsinkomst och uttag från pensionskonton kommer att redovisas på skattedeklarationen. Jag uppmuntrade henne också att ringa Delta Air Lines personalavdelning; det kan finnas en kvardröjande livförsäkringsförmån eller 401(k)-balans där.

När han lades in på sjukhuset i augusti hade de anhöriga ingen aning om att hans hälsa skulle försämras så snabbt. Det här är ett hjärtskärande exempel på hur alla behöver uppdatera sin fastighetsplan och se till att deras ekonomiska angelägenheter är i ordning hela tiden.

Dessutom behöver någon – en make, syskon, vuxna barn – känna till alla ekonomiska detaljer och hur man får tillgång till pengarna, livförsäkringen och andra viktiga dokument. Tyvärr har inte ens pilotens fru i den här situationen någon kännedom om sin mans ekonomiska angelägenheter och konton.

Ingen av oss vill bli fångad i den här situationen. Många generationer Xers och babyboomer med äldre släktingar kan behöva veta om en nära och käras ekonomi för att säkerställa att allt är i sin ordning under svåra tider.

Här är några rekommendationer att överväga att ta nu för att säkerställa att den här situationen inte uppstår med dig eller en familjemedlem.

Samla in viktiga finansiella dokument

Be din älskade att samla in kopior av följande dokument:

• Testamente, återkallbart förtroende och finansiell fullmakt;
• Bank-, mäklarkonton och socialförsäkringsutdrag;
• Kostnadsbas för alla investeringar i skattepliktiga mäklarkonton eller aktiebrevsformulär;
• Inloggningsuppgifter för webbplatsen för alla finansiella tillgångar och försäkringar;
• Uppskattning av månatliga levnadskostnader;
• Lista över alla förmånstagare för individuella pensionskonton, livräntor och livförsäkringar, inklusive namn, födelsedatum och adresser;
• En lista över alla andra tillgångar och skulder, som hus, bil och smycken.
• Senaste skattedeklarationerna.

Senaste skattedeklarationer är avgörande

När du börjar samla in dokument är skattedeklarationen den viktigaste för att avslöja omsättningstillgångar. Det kan hjälpa dig att fastställa vilka tillgångar din älskade äger, såväl som inkomsterna de har från pensioner, livräntor, fastighetsinvesteringar, affärsintressen och social trygghet.

Schema B är nyckeln

Detta dokument arkiveras för att rapportera mottagna räntor och utdelningar varje beskattningsår. För några år sedan fick det här dokumentet mig att upptäcka att en av mina äldre släktingar ägde 300 000 dollar i en bankaktie – svårt att tro, men sant. Om du inte kan hitta några pappersutdrag eller inloggningsinformation till finansiella webbplatser för att spåra varje tillgång, börja med att be skatteberedaren om en kopia av formuläret 1099 för varje tillgång så att du vet vilket företag du ska kontakta.

När du har en fullständig lista över tillgångar, skulder och aktuella kontoutdrag, inklusive alla försäkringar och skattedeklarationen, lägg dem åt sidan i ett stort kuvert märkt "Viktiga dokument - Skatt och finans." Om du uppdaterar det här paketet en gång om året bör det ta mindre än en timme att underhålla.

Se till att vissa nyckeldokument är signerade

Dessa inkluderar aktuella kopior av testamente, ekonomisk fullmakt, sjukvårdsfullmakt och eventuella förtroendehandlingar. Lägg dessa dokument i ett kuvert märkt "Legal Documents". En kopia av socialförsäkringskortet, födelse- och vigselbevis kan också placeras här. Detta kuvert behöver bara uppdateras varje gång en uppdatering görs av testamentet eller annat juridiskt pappersarbete.

Gör kopior för rådgivare och andra

Ge kopior och tillgång till filer till personer som fungerar som professionella rådgivare, såsom advokater, revisorer, finansiella planerare och försäkringsagenter. Dela dessutom innehållet i ditt kuvert med din släktings exekutor, finans- och hälsovårdsombud och/eller annan släkting som bor i närheten.

Att spendera några timmar på att organisera sig nu kan spara timmar av tidskrävande sökningar och utgifter när en närstående blir sjuk eller arbetsoförmögen. Det kan tyckas vara en besvärlig och svår uppgift, men vi måste alla vara förberedda vid en plötslig vändning. Genom att göra det kan familjen fokusera på vem och vad som är viktigast i en svår situation.